ビジネスチャット導入事例に見る企業の課題と改善点

現在ビジネスチャットの導入を考えている担当者の方も、すでに類似のサービスを使ったことがある方が多いと思います。社内の連絡は従来どおりのコミュニケーションツールがあれば満足とお考えの方も多いのではないでしょうか。

ビジネスチャットを導入すると期待される効果として挙げられるものがあります。『生産性の向上・業務の効率化』、『コミュニケーションの活性化』、『セキュリティの強化』です。しかし、まだ導入されていない方にはいまいちピンと来ないかも知れません。

そこで今回は伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発したビジネスチャット『Tocaro』の導入事例を見ながら、各社が抱える課題がどのように改善されたのかご紹介致します!

ビジネスチャットの導入事例1:富士電機株式会社

コミュニケーションがスムーズになり業務効率の向上にもつながったという、富士電機株式会社の導入事例を紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.電話・メールにかかるコスト

2.複数業者との調整業務コスト

3.シャドーITの懸念・リスク

Tocaro導入による効果

1.コミュニケーション効率の向上

2.遠方・複数業者との業務効率UP

3.利便性とセキュリティの両立

担当者のコメント

遠方の協力会社とも仕事がしやすくなりました。複数の協力会社とのやりとりも、調整業務が一気に省けるように。”グループ”を立てれば、協力会社間でも円滑にコミュニケーションが取れるのが気に入っています。情報共有の意味でも、ファイルのバージョン管理をTocaroが自動で行ってくれるので、アーカイブ性が高いです。

ビジネスチャットの導入事例2:イオンドットコム株式会社 

Tocaroの導入で、企業文化作りの第一歩を実現できたという、イオンドットコム株式会社の導入事例を紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.乱立したツールの一本化

2.メールや電話の削減

3.セキュリティ強化

Tocaro導入による効果

1.コミュニケーションの管理

2.社内メール4割削減

3.コミュニケーションの促進

担当者のコメント

Tocaroに限らず、ビジネスチャットでは、お互いの感情も伝わるようにと、丁寧な文章を書くことも心掛ける必要があります。TocaroではURLを貼るとそのサイトの概要が出てくるので、この細かな違いが受け手にとっては無機質な情報にならなような工夫となっていて助かっています。

ビジネスチャットの導入事例3:ワイジェイFX株式会社

シャドーITの撲滅と生産性向上の両立ができたという、ワイジェイFX株式会社の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.シャドーITによる懸念

2.利便性とセキュリティの両立

3.通知機能の改善

Tocaro導入による効果

1.シャドーITの撲滅

2.業務効率の向上

3.コミュニケーションの促進

担当者のコメント

導入にあたり複数のビジネスチャットと比較をしました。基本的な機能で大きな差はありませんでしたが、最終的な決め手としてはTocaro運営者に直接相談ができ、開発者との距離が近く、改修要望などに迅速に対応頂けたことがポイントでした。利用者の声を聞き、真摯に対応頂けるので非常に満足しています。

ビジネスチャットの導入事例4:株式会社高島屋

紙媒体8割削減と情報伝達の精度向上ができたという、株式会社高島屋の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.紙媒体での情報共有によるセキュリティリスク

2.情報伝達(引き継ぎなど)にかかるコスト

3.ナレッジの管理

Tocaro導入による効果

1.紙媒体を8割削減

2.情報伝達の精度向上

3.ナレッジ管理/共有の実現

担当者のコメント

導入の決め手はぱっと見たUIが使いやすかったことは理由としてあります。ただ最後の決断は「CTCと一緒に新しいチャレンジがしたい」と思ったことでした。導入前から寄り添う姿勢を見せてくれ、抱えている課題を解決するための機能改修もしてくれました。製品単体ではなく、CTCのサポートあっての導入でした。

ビジネスチャットの導入事例5:更紗ホテルズ

社内コミュニケーションを活性化できたことで、お客様へのサービス向上に繋がったという、更紗ホテルズの導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.勤務体系がシフト制であるため、伝達された情報に格差がある

2.お客様の声が本部まで落ちてこない

3.スタッフ間でのコミュニケーションが取れているか不安

Tocaro導入による効果

1.24時間いつでも全社員で共有

2.お客様の声はグループチャットで共有することで、本部も認識

3.対面で話しているように、チャットでコミュニケーションが向上

担当者のコメント

”クラウドファイル共有サービス「Box」と連携できること”と”CTCのバックアップ体制”の2つです。CTCに、QA対応や勉強会などでバックアップしてもらったことで、導入への不安や手間を省くことができました。

ビジネスチャットの導入事例6:伊藤忠インタラクティブ株式会社

ナレッジ共有が活性化したことで、お客様への提案の幅が広がったという、伊藤忠インタラクティブ株式会社の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.大量のメールと会議

2.マネージャーが数多くの案件状況を追うのに時間がかかる

3.ファイルの運用をBoxに合わせたい

Tocaro導入による効果

1.メール/会議ともに削減

2.マネージャーが案件状況をより正確に把握することが可能に

3.Box連携により運用ルールの統一&セキュリティ向上

担当者のコメント

Box連携とセキュリティの要素が、導入の決め手になりました。 それに加えて、CTC自らフォローアップしてくれたことも大きな理由の1つです。

最近のビジネスチャットサービスは、どんどん売り手と買い手の距離が遠くなっていることもあり、社内導入しようと思っても不安になってしまいます。そのため、近い距離で対応していただいたことは導入の大きな理由となりました。

ビジネスチャットの導入事例7:株式会社FXトレード・フィナンシャル

セキュリティを担保しつつ、引き継ぎにかかる工数を8割削減したという、株式会社FXトレード・ファイナンシャルの導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.セキュリティ不安

2.メールや会議の削減

3.引き継ぎコスト削減

Tocaro導入による効果

1.セキュリティ不安を払拭

2.会議回数の削減

3.引き継ぎにかかる工数を8割削減

担当者のコメント

Tocaroの機能の中でかなり有効活用しているのが、「To-Do機能」です。これはグループごとにTo-Doリストを作り、そのグループのメンバー全員でTo-Doを管理/共有できる機能です。

打ち合わせなどで発生したTo-Doを、すべてTocaroのTo-Doリストに入れることで、チーム内で一人一人のTo-Doを共有できています。チームメンバーの稼働状況を一目で把握することができ、仕事が振りやすくなりました。

ビジネスチャットの導入事例8:株式会社アイ・ユー・ケイ

Tocaro&Boxで社内コミュニケーションを効率化したという、株式会社アイ・ユー・ケイの導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.外出時のコミュニケーションロス

2.タスクの抜け漏れ

3.プロジェクト/案件の情報が属人化

Tocaro導入による効果

1.外出メンバーとも円滑にコミュニケーション

2.チームでタスク管理を行うことで、抜け漏れを削減

3.ナレッジの均一化にも貢献

担当者のコメント

やはり「Box連携」が大きな理由です。ビジネスチャットツールの市場において、ここまでBoxに振り切って開発している製品は他にありません。Boxユーザーでビジネスチャットツールを検討している企業は、Tocaroを採用するのが良いのではないかと思います。もちろん通常の機能である、チャット/タスク/ビデオ通話/検索も優れており、セキュリティ的にも申し分のない製品になっています。

ビジネスチャットの導入事例9:Mamasan & Company 株式会社

Tocaro&Boxで、ママさんが自宅で働けるセキュアプラットフォームを構築が出来たという、Mamasan&Company株式会社の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.セキュリティ強化

2.Boxと連携できるビジネスチャットツールが欲しい

3.過去情報の検索を細かくしたい

Tocaro導入による効果

1.万全のセキュリティ

2.Box連携でコンテンツを一元化

3.細かい検索が可能に

担当者のコメント

Tocaroの機能の中でかなり有効活用しているのが、メンバー全員でTo-Doを管理/共有できる機能です。我々は、打ち合わせなどで発生したTo-Doを、すべてTocaroのTo-Doリストに入れることで、チーム内で一人一人のTo-Doを共有できています。これによりチームメンバーの稼働状況を一目で把握することができ、仕事が振りやすくなりました。

ビジネスチャットの導入事例10:西日本電信電話株式会社

情報共有を効率化し、ワークスタイル変革に寄与ができたという、西日本電信電話株式会社の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.フリーアドレスのため、対面のコミュニケーションが困難

2.出張時のコミュニケーションが困難

3.セキュリティ不安

Tocaro導入による効果

1.チャットで情報共有することで、コミュニケーションを円滑化

2.アプリ通話によって、通話コストの削減

3.充実のセキュリティ機能によって、安心して利用可能

担当者のコメント

在宅勤務やフリーアドレス等の働き方改革を進めているため、対面でのコミュニケーションが減ってはいますが、Tocaroのおかげで十分に社内コミュニケーションを補完出来ています。今までできなかったチームでのタスク管理も、Tocaroのタスク機能を利用してできるようになっており、生産性向上に繋がっていると感じています。

ビジネスチャットの導入事例11:株式会社昭文社

Tocaro&Boxで大容量データのやりとりを効率化できたという、株式会社昭文社の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.ツールの乱立によるシャドーIT

2.情報共有のスピードが遅く、非効率

3.ファイル共有時のセキュリティ不安

Tocaro導入による効果

1.ツールの1本化に成功、シャドーITの撲滅

2.情報共有の効率化、コミュニケーションの活性化

3.Box連携によるセキュリティ・利便性の向上

担当者のコメント

当社の中でビジネスチャット導入の条件は編集/削除と未読/既読機能でした。誤って投稿をしてもメッセージの修正や削除が出来るので安心してチャットができますし、未読/既読機能を使えば、相手に情報が伝わっているのか知ることもできます。

またTocaroのチャットグループは、後から参加したメンバーも過去の履歴を閲覧することが出来るので、情報のデータベースとしても使用しています。

ビジネスチャットの導入事例12:メディアリンク株式会社

安心して様々な情報を共有できるようになったという、メディアリンク株式会社の導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.既存製品のセキュリティ不安

2.過去のチャット履歴の検索が複雑

3.社内のコミュニケーションのスピード不足

Tocaro導入による効果

1.セキュリティ向上

2.過去履歴の検索が簡素化

3.社内外共にコミュニケーションスピードが向上

担当者のコメント

弊社では、採用活動でも人事部と内定者、内定者同士を繋ぐビジネスチャットとして、Tocaroを利用しております。今までは、内定者とリアルタイムにコミュニケーションすることが難しかったのですが、Tocaroを利用することで、密なコミュニケーションを行えるようになりました。内定者はチャットに慣れ親しんでいるため、気楽に連絡が取りあえるようになったと感じています。

ビジネスチャットの導入事例13: 株式会社AIRDO 

全社横串のコミュニケーションを生み出し、業務効率を図っていくことが狙いだという、株式会社AIRDOの導入事例をご紹介します。

Tocaro導入前の課題

1.連絡手段が電話とメールのみ

2.ファイルの見落としや容量問題

3.札幌-東京2拠点間のコミュニケーション

Tocaro導入による効果

1.拠点間のコミュニケーションが円滑化

2.サービスデスク開設によるナレッジ共有

3.障害発生時の連絡効率UP

担当者のコメント

Tocaroに決める前にいくつかビジネスチャットをトライアルをしたのですが、「動作が重い」「マシンスペックが足りない」「会話のログ参照ができない」といった声もあり、シンプルなものが良いな…と前々から思っていました。Tocaroに触ってみると、非常にシンプルでした。とは言っても必要な機能は揃っており、動作も軽くストレスなく利用することができました。

チームの結果にきちんとこだわるビジネスチャットTocaro

組織で働くビジネスパーソンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として開発された「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズが提供するビジネスチャットツールです。『グループチャット』『ファイル共有』『タスク管理機能』『ビデオ通話』『通話』『Box連携』『柔軟なセキュリティ機能』を装備しています。

安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

この機会にビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

Tocaroサービスサイト:https://tocaro.im/

 

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