タスク管理の見える化が業務の改善の第一歩

見える化という言葉がビジネスの現場ではかなり浸透してきたのではないでしょうか。見える化の取り組みはトヨタ自動車の工場内で始まり、今では日本中で使われるようになりました。この見える化ですが、働き方改革推進とも相性が良いので積極的に取り入れられているという側面もあります。

見える化とは何かと一言でいえば、「見えなかったものを見えるようにして情報を共有できるようにする」ということです。ここでいちばん大事なのは「情報を共有する」というところです。例えば、営業の業務の内容をワークフローに落とし込んで見える化したとしても、それを共有しなければそれにまつわる新しいアイディアなどが生まれてきません。見える化はあくまで「業務の改善」を目指して進めなければ意味がないのです。

「業務の改善」「生産性の向上」などは一昔前比べてよく目にするようになりました。それだけ、企業のなかでトライアンドエラーを繰り返しながら、目標の達成を目指し日々努力を続けていることが想像されます。このような時に上手に活用したいのがITツールです。近年では良い製品がたくさん開発されています。今回はタスク管理について見てきましょう。

やらなければいけないことを見える化してくれるタスク管理ツール

タスク管理と言っても普段こういったツールを使っていない人にはピンとこないかもしれません。まず、タスクとはなにか、ですが、普段日常的に行っている仕事があります。一日中仕事しているのだから一日の仕事は一個。という風には考えません。普段行う業務にも様々な属性や、種類、期限などがあるはずです。その最小単位をタスクと呼びます。

例えば、今日中に〇〇さんにメールを書かなければならない。というのも一つのタスクですし、今週中に経費の計算をやらなければならないも一つのタスクです。このように一つ一つタスクは仕事の中から抽出していくことができます。

このように従業員全員のタスクがもし管理者の立場で見える化されていたらどれだけ仕事の管理をしやすいでしょうか。それを叶えてくれるのがタスク管理ツールです。

仕事はタスク管理ツールで見える化できる

タスクを全て洗い出す目的はそもそも何でしょうか。普段やっている仕事が見えるようになっただけでは意味がありません。重要なのはそれを見ながら仕事の優先順位をつけ、自分の仕事の段取り組んでいくというところにあります。そして、一つ一つのタスクの所要時間がわかるようになると、今までの無駄な時間の使い方が改善され効率よく仕事を回せるようになります。

そのようにリスト化された全従業員のタスクを一つの場所に集約して、俯瞰して見られるようになるのが近年のタスク管理アプリです。タスク管理アプリはネット上で作動するので、インターネットの環境が整っていれば使用できます。紙の上では用意には行うことができなかったチーム全員のタスクの見える化が、ITツールを使えば可能になるのです。

タスク管理はチームで行いましょう

もし、会社でタスク管理ツール導入をお考えであれば、是非チームで導入することをおすすめします。一人ひとりの従業員のタスクが洗い出せて、上長も含め仕事を全て見える化できれば、次に進むステップは仕事の割り振りです。タスク管理アプリを使って仕事が見える化されると、それぞれの従業員が抱えている仕事が把握できるようになります。

業務の効率を上げるためには従業員の仕事量にムラがあってはいけません。もし一人が大量の仕事を抱えていて、他の従業員の手が空いているのであれば、仕事を割り振り直して、業務量の平準化を行わなければなりません。

従業員レベルでは一つ一つの業務に優先順位、終了時刻を決めて仕事に取り掛かるのです。従業員の気持ちになってみても、自分のやるべきことが可視化されて、自分で段取りを考えるわけですから、いつ終わるかわからないというストレスも軽減します。

タスク管理ツールを使って業務効率を向上させましょう

以上見てきたように、現在手に入るタスク管理ツールは個人的に使うのにも勿論優れていますが、企業のように大きい組織で使うことにも対応しているものも数多くあります。自分の部下のタスクが見える化されることによって、自分のチームの進捗状況もわかりますし、どのように仕事を振り分ければ効率よく仕事が進むのか考えることができますし、割り振りがうまく行かなくても、修正することもできます。

タスク管理ツールを使い、仕事を見える化して、チームで仕事を回していきましょう。その先にあるのは、業務の効率化、生産性の向上です。是非管理ツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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