タスク管理と進捗管理がもたらす業務の最適化とは?

働き方改革関連法案が施行され、日本人の仕事に対する考え方は変わりつつあります。特に残業に関しては違反すれば罰則が課せられるなど、今までにはない大きな変化が起ころうとしています。これらの法案は、日本の人口の減少や、働き手の減少など、労働者が減っていくという未来を見据えて発布されました。

労働者が減るということは、今までと同じ量の仕事があったら、一人あたりの仕事量は増え、しかしながら残業には制限がある。という状況になるということです。そこで求められているのが、「生産性の向上」や「業務効率の改善」といった考え方です。これらを達成するのに現在多くの企業に導入されているのがタスク管理ツールです。

タスク管理ツールは、自分の今やらなければならないタスクを洗い出して、どれだけの仕事を抱えているのかを見える化するためのサービスです。これがインターネットに接続されることによって、複数人のタスクをひと目で把握できるようになります。管理者からすると、部下の仕事の割り振りを画面上で確認、変更などもできるようになるツールです。また、進捗管理ができるサービスも多くあります。

このようなツールを使えば自主的に仕事を管理する習慣が身につき、生産性が向上することが期待されます。そこで今回は伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発したタスク管理ツールTocaro(トカロ)を例に出しながら、サービス上でどのようにタスク管理され、また、進捗管理をどのように行えるのかを見ていきましょう!

自分の今後やるべき仕事をToDoリストに

まず、どのタスク管理アプリツールでも共通するのではないかと思われる作業をします。ToDoリストに今後やらなければならない作業を入れます。この時Tocaroではタスクのタイトルの他に、タブや、作成者、重要度、作業者、進捗状況なども入れることができます。

このカードのようなToDoリストには添付ファイルも付けられるようになっています。プライベートなタスクも勿論管理できますが、これをグループで管理することで、グループの全員が確認できるようになっています。これをプロジェクト管理と呼びます。またこのタスクには他の人がコメントを入れることができます。タスクに関する質問や、助言などのやり取りも容易にできます。

また、進捗状況についても色分けされたバーがあり、現在のステータスがひと目で分かるようになっています。ズラッと並んだタスクもどれが緊急性が高いのかが一目瞭然なので、タスクの漏れなども防止できます。

ワークフロー機能を使って承認作業を一括で!

社内やグループ内に一斉に情報を届けて、確認をとりたい事がある時に便利なのがこのワークフロー機能です。「承認」「差し戻し」「却下」など全員の案件に対する姿勢を確認できます。こちらはどれだけ決議が取れているのかひと目で分かるようになっています。

例えば、社内稟議を通すために活用したり、交通費の精算や、健康診断のお知らせなど、回覧板のようにも使えるので便利です。

チャット機能がタスク管理をサポート

Tocaroにはチャット機能も付いています。グループ内でコミュニケーションをとったり、個別に会話を進めることもできます。タイムラインがどんどん流れてしまうので、自分で気になるコメントは”後で見る”というボタンを押すと、「ワークボード」にためていくことができ、時間がある時に読むことができます。

Tocaroの肝、ワークボードで仕事を進めましょう

全ての自分が行なうべきタスクは「ワークボード」で確認できます。画面の左の一番上という重要なポジションにセットされているワークボードは、Tocaroの最大の特徴と言える機能です。未読の「チャット」や抱えているタスク、返信必要な「ワークフロー」などがまとめて表示されます。この画面を見ながら、タスクを処理していけば自然と仕事が進んでいくという仕組みになっているのです。

タスク管理ツールの一歩先を行くTocaro

以上見てきましたように、現在多種多様のタスク管理ツールが存在する中で、「Tocaro」は独自の機能が満載です。標準的な機能はもちろんのこと、その一歩先の機能が用意されています。

また、社員数の多い会社でテストを重ねて開発された製品なので、プロジェクトの規模も選びません。全体的に作業効率を向上を意識して開発された、安心して使えるツールとなっていて、業務の最適化を促します。海外に展開する企業でも必ずビジネスの心強い味方となるでしょう。

「Tocaro」はビジネスにおいて成果を求める方々のために開発されました。無料トライアルもありますので、タスク管理ツールご検討の方は一度お試しになってみてはいかがでしょうか。

タスク管理と進捗管理が見える化できる『Tocaro』についてご存知でしょうか?詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

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