タスク管理で部下をやる気にさせるには?

安倍政権下でまとめ上げられた働き方関連法案によって、企業は大きな方向転換を迫られています。今までは残業させてでも終わらせていた業務が、残業に制限がかかり罰則まで設けられるようになりました。それでも利益をあげていかなければならない企業は業務の改善、生産性の向上という課題を突きつけられた形となります。

そこで現場に降りてくるのが上層部からの業務の効率化に関する指令です。幹部からすれば、現場が非効率だから利益を圧迫するという考えに至りやすく、現場の管理職はどうにかしてチームの生産性を上げなければならないという課題を背負わされるのです。

そもそも生産性が落ちているとはどのような状態なのでしょうか。

従業員が100%の力を発揮できる職場とは

仮に始業時間から終業時間まで部下が全員100%の力を余すところなく発揮できたとしたら、生産性は100%に近いと言えます。逆に、力と時間を持て余している従業員が多く居たとしたら生産性は低いと言えるでしょう。管理者は部下全員の抱えている仕事を正確に把握し、全員が時間を余すことなく力を発揮できる分量の仕事を能力に応じて割り振らなければなりません。

また、従業員の立場になって考えると、仕事のしやすさとは、達成可能な目標を与えられ、そのゴールに向かって進んでいくことです。また、就業年数やタイミングに応じてチャレンジさせることも必要です。そのような適度な分量の仕事を人材に応じて割り振り業務を回していくことが組織には求められますし、部下も求めています。

非効率な働き方を助長する悪習慣

効率がどうしても上がらないという状況の多くの原因は、部下が自らのやるべきことを先延ばしにするという悪習慣です。「今やらなくてもいつかできればいい」と、期限を設けずに先延ばしする習慣が付いてしまうと、生産性は上がりません。

取引先がある仕事には必ず納期があるように、全てのタスクには最低一日単位の期限を設けるようにします。また、いま取り掛かっている仕事も「あと何分で終わらせる」と、タスクの期限を付ける習慣を付けると、自分がこなす業務の全体のボリュームが見えるようになってきます。

このように仕事を一つ一つタスクと捉え、各タスクの大きさ・量、自分が抱えているタスクの数、かかる時間、等を自らが把握し、また、管理者がそれを把握できるようになると、今度は適切に仕事を割り振ることができるようになります。しかし、誰がどんな仕事を抱えているのか全部把握するなんて可能でしょうか。それを実現するのがタスク管理ツールです。

働き方改革の心強い味方、タスク管理ツール

そこで登場するのがタスク管理ツールと呼ばれるインターネット上でタスクを管理できるサービスです。ここでは伊藤忠テクノソリューションズが開発したTocaro(トカロ)を例に出しながら、現場が抱える生産性の向上や、業務改善を助けるタスク管理ツールが、実際にどのような働きをするのか見ていきましょう。

タスクを見える化するツール

まず、タスク管理ツールが最も得意とする機能がタスクを”見える化”するということです。具体的にどういうことかというと、例えば、やらなければならないタスクを今上司から与えられたとして、そのタスクをToDoに入力します。タスクの名前、後で探す時の目安となるラベル、タスクの内容、期限、進捗、重要度、作業者、また、必要であれば添付ファイルも貼り付けられます。

タスク管理ツールというと一昔前ならば、自分のタスクを管理するに留まっていましたが、今では、チーム全体のタスクを管理できるようになっています。これをプロジェクト管理と呼びます。上記のタスクの入力も、登録したメンバー全員が見ることができ、そして全員分作成することができます。ですので、タスクを割り振るのも、自分の分を作るのと全く同じ作業で完了します。

最初は全てのタスクを洗い出し入力しなければならない手間がありますが、一度入力してしまえば、チームが抱えるタスク全てが見える化されます。その上、誰がどれだけのタスクを抱えているのか、そして、その進捗度、重要度もわかるので、管理者は状況に応じて業務の再分配を行うことができます。

必要に応じてチャットでコミュニケーション

タスク管理ツールTocaroにはチャット機能も備わっています。グループで会話のできるタイムラインと個別に話せるトーク機能があります。特徴的なのは、忙しくてチャットの内容を読み込んでいる時間がない時に”あとで見る”ボタンを押しておくと、ワークボードに遷移され、時間のある時に見ることができます。

Tocaroの最大の特徴『ワークボード』

前述したワークボードはTocaroでタスク管理する際の最大の特徴と言えます。Tocaro上で入力された自分に関わるタスクはワークボードに集積され、一挙に見える化されるので、そこを見ながらタスクを終わらせていくと自分の仕事も片付いていくという仕組みになっています。

業務改善はタスクの見える化から

以上見てきましたように、現在ではチームが抱える仕事を可視化してくれるツールがあります。以前ですと一度割り振った仕事は提出までどうなっているのか確認できませんでしたが、こういったツールを活用すれば業務量の平準化もしやすくなります。また、チーム全体の業務が見えるので、仕事を割り振られた方も納得した上で業務にあたることができます。

このように仕事を一つの塊と捉えるのではなく、一つ一つの作業に分解してタスクとして捉えることによって、それぞれの作業にどれだけの時間がかかるのか、いつまでに終わらせればよいのか、という段取りを個人が組むようになります。これにより業務改善、生産性の向上が加速していくことが期待できるのです。

タスク管理とチャットが手軽に行える『Tocaro』についてご存知でしょうか?詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

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