テレワーク中の労務管理のポイントとICTツールの活用方法

働き方改革の一環として導入が加速し、新型コロナウイルス感染拡大により政府が外出自粛を求めたことで、多くの企業がテレワークを導入しました。テレワークにはメリット・デメリットがありますが、導入に成功した企業は多くのメリットを感じているのではないでしょうか。

東京都新型コロナウイルス感染症対策本部が、従業員30人以上の企業を対象に実施した「テレワーク”導入率”緊急調査結果」によると、緊急事態宣言発令前の3月時点で24%だったテレワーク導入率は、発令後の4月に62.7%と約2.6倍に上昇し、最も導入が遅れている100人以下の小規模企業でも54.3%と半数を超えていました。いまやテレワークは働き方改革の一環ではなく、ウィズコロナ時代における当たり前の働き方となってきています。

しかし、ここで問題になってくるのが、姿の見えない従業員をどのように管理していくかという問題です。慣れない勤務形態で、ストレスを抱えている社員も多いはずです。そのような背景を気遣いながら、適切な労務管理をしていくことが管理者には求められます。

テレワーク中の労務管理のポイントを整理しましょう

テレワーク時にはオフィス勤務時のように従業員の働いている姿を確認することができません。管理者はテレワーク中の従業員とのコミュニケーションの取り方に十分に気を付ける必要があります。また、勤怠管理はテレワークだからこその柔軟な対応が必要になるかもしれません。さらに労災については更に臨機応変な対応が必要となる可能性があります。ここではこの3点について見ていきましょう。

テレワーク勤務者とのコミュニケーション

テレワークという働き方が広がり、コミュニケーションツールの活用が急速に拡大しました。在宅勤務者を始め、オフィス外にいる社員ともいつでもやり取りができるようになりました。だからといって、今までのように思いつくままコミュニケーションを取ればよいのではなく、管理者はコミュニケーションを取るタイミングや物事の伝え方に注意を払わなくてはいけません。

テレワーク時のコミュニケーションはチャットを多用するため、フェイストゥーフェイスではない事が多いので、相互に理解ができているか不安になる管理者も多いかもしれません。しかし、テレワークにおいては”管理”するのではなく、お互い柔軟働いているという意識を持つことが重要です。

テレワーク時の勤怠管理

オフィス勤務時には、従業員を目視できるため、始業、休憩、終業を管理することは難しいことではありませんでした。しかしテレワークを導入する際に適切な勤怠管理をするためには、勤務状況の報告方法を定めておく必要があります。

また、テレワーク時の勤怠管理は、勤務中の外出の許可を求められたりするなど、状況に応じて臨機応変な判断を求められることがあるかと思います。テレワーク導入に成功している多くの企業では、始業・休憩・終業の記録ができ、給与システムなどとも連携できる「勤怠管理ツール」などを活用しています。

テレワーク時の労災

テレワーク中に自宅でトイレに行こうとして転倒して怪我をした場合でも労災と認定されます。しかし業務と関係ない怪我などに関しては当然労災は認められません。この判断はとても難しくしっかりとした状況判断や、コミュニケーションが必要となります。

従業員の労災のリスクを軽減するためにも厚生労働省の「テレワークにおける 適切な労務管理のための ガイドライン」を参考にしながら適切なアドバイスなどを行えるような体制を整えましょう。

テレワーク時の労務管理にはクラウドサービスが有効

テレワーク導入を導入している多くの企業は、出退勤が記録できる勤怠管理ツールを活用しています。このような勤怠管理機能があり、かつ業務の進捗状況や給与計算、さらには在庫管理、販売実績まで一元的に管理できるシステムをERP(Enterprise Resources Planning/基幹統合システム)と呼びます。

ERPシステムを利用することで、企業のヒト・モノ・カネの動きを一括で把握し管理することができます。このシステムは会計、人事、生産という部門ごとに管理するのではなく、企業として必要な情報を可視化することで、業務効率や生産性の向上に役立てることができます。テレワーク勤務者の情報に関しても、全体の中でのヒトの動きが一目瞭然になるので、いつ・誰が・どのような業務をしたのかを把握できる仕組みです。

このシステムを利用することで、管理者が目では見ることができない、勤怠に関することや、業務の進捗状況などを管理者が遠隔で確認することができるようになります。それにより、管理者の不安の多くが解消されるでしょう。

ICTツールを活用してテレワーク導入の不安を払拭しましょう

テレワーク時の労務管理はコミュニケーションや、労災などについて慎重にならなければならない面もあります。しかし総務省の「平成 28 年通信利用動向調査の結果」によると、ICTを活用しテレワークを導入する企業は、それ以外の企業に比べて、労働生産性[=(営業利益+⼈件費+減価償却費)÷従業者数]が約60%も高いという調査結果が出ています。今後のICTの活用がテレワークに大きく影響していることは明白です。

そして現在ではクラウド上で利用できる多くのサービスが生まれています。ERPのサービスを利用してテレワークに移行していく企業も多くあります。今後社内のすべての管理を一元化できるERPサービスもテレワークに対応したものが次々と登場するでしょう。是非、この機会に労務管理を含めたICTツールを導入を検討して、テレワーク時の不安を解消しましょう。

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