テレワークの課題と解決法を総まとめ

安倍政権下で動き出した働き方改革ですが、その中の取り組みの一つとして大きな話題になっているのがテレワークという働き方です。新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、政府が企業に従業員の7割をテレワークをにするよう要請したために一気に導入が加速しました。

しかし、テレワークは、管理者にとっても従業員にとっても、ガラリと環境や働き方が変わる施策です。テレワークのスムーズな導入のためには予めどのような課題があるかを把握し、ポイントを押さえた上で、適切な対策を講じていかなければ、思わぬトラブルを招き、企業にとって損失をもたらしかねません。

そこで今回は、テレワークを導入することによって想定される課題を洗い出し、ポイントを押さえた上で、それらの課題をどのように解決すればよいのか見ていきましょう。

テレワークの課題①『コミュニケーション』

テレワーク導入にあたり、まずどの企業にとっても一番最初に課題となるのがコミュニケーションの方法についてです。一つのプロジェクトをチームで業務にあたるケースが多い日本の企業において、テレワーク勤務者とその勤務者と共に仕事をするメンバーも対面でコミュニケーションがとれないことを不安に思うこともあります。また、在宅などでテレワークを行っている勤務者にとっては、会社と違い共に働くスタッフが近くにいないため、孤独感や、疎外感を感じる可能性もあります。

具体的には、他の社員と接触機会が減ることで、社内の様子がわからなかったり、雰囲気が把握できなくなったり、業務上必要な情報共有が満足に行われなくなったりすることがあります。そして、相手が何をしているのか目視できないため、仕事上必要な相談のタイミングがわからず、孤立してしまう可能性があるのです。

テレワークの課題②『労務管理』

テレワークを導入すると、問題になってくるのが勤怠管理です。オフィスに出勤していた時は誰がどこにいるということを管理者も把握しやすい環境に居ましたが、テレワークになると、テレワーク勤務者の業務開始時刻や終了時刻を確認するのが難しくなり、実際にはどれだけ働いているのかという就労実態をが把握しづらくなるという課題があります。

また、テレワーク勤務者は、管理者や他の従業員がいない自宅などで働くため、オンとオフの切り替えが難しく、ついつい労働時間が長くなったり、深夜労働やサービス残業が発生するという問題も指摘されています。

テレワークの課題③『セキュリティ』

企業がテレワーク導入の一歩を踏み出せない理由の一つに、情報セキュリティに関する不安が拭い去れないということもあります。テレワークはPCなどを社外に持ち出すため、通常の勤務に比べ、情報漏洩のリスクが高まります。テレワークの導入を検討されているのであれば、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどでテレワーク勤務者が利用する端末のセキュリティに関する対応が必要となります。

また、私物端末で仕事をしている社員が端末のセキュリティ対策を怠っていた場合、ウィルスやマルウェアによって情報が漏洩してしまう危険性も十分に考えられます。

では、テレワーク導入で想定されるこれらの課題をどのように解決していけばよいのでしょうか。ここからはテレワーク導入を考える企業が押さえておくべき方策をポイントごとに見ていきたいと思います。

コミュニケーションに関する課題解決方法

テレワークによるコミュニケーションロスを防止し、テレワークが目指すべき生産性向上を実現するためには、クラウドツールを活用しましょう。現在利用できるクラウドツールは多種多様ですが、以下のようなツールを導入することでコミュニケーションが円滑になります。

チームで連携できるグループウェア

グループウェアとは、複数人のプロジェクトチームなどが業務する際にに効率化を図れるツールです。チャットやスケジュール管理、ファイルの共有といった、グループで共同で業務にあたる際に必要な機能が備わっていて、逐次連絡をとりあったり、情報を共有することができるので、遠隔で作業をしていても円滑なコミュニケーションが可能となります。

即時性の高い会話を実現するチャットツール

チャットツールは、今までコミュニケーションのメインツールだったメールとは異なり、画面上で手軽に会話形式ののやりとりができるツールです。メッセージをリアルタイムでやり取りできるので、メールよりもコミュニケーションスピードが上がります。チャット内にグループで会話を行う機能もあるので、複数人と会話を共有することができ、過去の会話も残るので、遡ってログも確認もできます。チャットツールの使用でテレワーク中の情報交換がスムーズに行うことができます。

離れていても対面ミーティングができるWeb会議ツール

対面でミーティングや会議などを行いたい時は、クラウド型のWeb会議ツールが便利です。インターネット経由で、パソコンだけでなくスマホからも、テレビ会議や音声通話を行うことが可能になります。現在企業に支持されているWeb会議ツールは、画面共有や、データのやり取りもできるので、対面を同じような感覚でのコミュニケーションが可能です。

労務管理に関する課題解決方法

労務管理の課題を解決する方法の1つが、クラウド型勤怠管理システムの活用です。スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツールや、パソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステムを活用することによって、テレワーク勤務者の勤怠やサービス残業や深夜労働の管理を遠隔でも行うことができるようになります。

そして、ツールを活用した適正な勤怠管理だけでなく、テレワーク用の労働時間に関する社内の就業規則を作成し直し、テレワーク勤務者が不安を感じずに業務に打ち込めるように新しい社内共通ルールを作ることが重要です。

セキュリティに関する課題解決方法

テレワークを導入する際にはセキュリティーポリシーの見直を行いましょう。そして、社内のウィルス対策ソフト、パスワード管理など、今一度セキュリティ対策の確認をします。テレワーク勤務者による端末の紛失や盗難といったリスクには、テレワーク端末の利用場所や、端末使用者の管理、そして機密データは暗号化し、データはバックアップを取っておくという基本的な対策が有効です。

そして、テレワーク対象となる従業員には、情報セキュリティに関する知識やトラブル時の対応に関するガイドラインを作成し社内研修を行いましょう。セキュリティに関する知識を共有し、テレワークを行う社員自身が意識を持って業務にあたることが、情報セキュリティ事故を予防することになるのです。

テレワークの課題は導入前にしっかり対策を

以上見てきましたように、テレワークを導入すると言っても、今のオフィスのやり方がそのまま通用するわけではありません。テレワーク導入が当たり前になる以前に語られていたメリット・デメリットも、実際に導入してみるとズレが生じるケースもあります。そして、業種、職種によっても、テレワーク導入に向け、準備するものなども変わってくるはずです。

テレワーク導入をご検討の際は、是非本記事を最低限の参照として、今後必要になるものを十分確認した上で実施されることをおすすめします。そして、生産性の向上、業務の効率化を体感できるテレワーク導入を目指しましょう。

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