業務効率化の第一歩はペーパーレス化!?

ペーパーレス化するという意味は、オフィス内のさまざまな紙の書類、契約書や資料や帳票などのデジタル化を促進し、PCやタブレットなどのデバイスで閲覧、管理、処理ができるようにすることです。これらを実現することで業務効率を改善する取り組みのことを指します。

ペーパーレス化というと、すでに紙で作成されている原本を、機械でスキャン・PDF化し、整理、保存すること、というイメージが一般的ですが、帳票や資料を制作する段階からデジタルで作成し、オンライン上ですべての処理を行える状態にすることをペーパーレス化と呼びます。

今回は、このペーパーレス化が社会の中でどのように進められているのか。また、ペーパーレスになると、どのようなメリットがあり、業務の効率化を促進できるのかを見ていきましょう。

ペーパーレス化は国を挙げて取り組まれている

ペーパーレス化は、日本政府も今後の日本社会において必要であると認識しています。2004年に制定された、民間事業者の書面の保存における情報通信技術に関する法律「e-文書法」では、書類の紙での保存を義務付けていたものが、スキャンした電子データでの保存を可能にしました。特に、国税関係書類やカルテ、同意書などの医療情報、建築図面が対象となりました。

2015、2016年にはデータによる領収書の金額基準が撤廃されました。スマートフォンやカメラで撮影されたデータを利用利用することも認められたことによって、経費精算の効率は飛躍的に向上しました。

それまでは、社員一人ひとりが伝票を印刷し、紙の領収書を貼り付けて提出し、経理担当が目視で集計していました。今ではその領収書をデバイスで撮影し、社内のツールに送付して自動で経費精算ができるようにななりました。

2020年には、行政改革担当大臣が、印鑑の押印を廃止し、あらゆる書類をペーパーレス化していきたいという意欲を示し、各行政にも改革のメスが入る事になりました。これにより国内のペーパーレス化が一気に加速すると見られています。

ペーパーレス化による業務効率とは

それでは具体的に業務においてペーパーレス化が進められるとどのような業務効率化が図られるのでしょうか。

情報の検索が可能になる

書類が紙で管理されていると、必要な情報を取り出す際に、棚からファイルを出したり、段ボールから目当ての書類を探し出すなど、目的の書類を見つけるためには、実際に体を動かして探すことになります。このように書類を探すと手間と時間がかかってしまいます。

ペーパーレス化によって書類がデータ化されることで、保存されている文章をデータの中で検索することができるので、探している書類をすぐに探し出すことができます。クラウド上で管理されていれば、会社にいなくても、出先からでもすぐに情報にアクセスすることもできます。これにより業務の効率アップを図れます。

紙の書類を整理する時間を削減

紙で書類を保管しようとする際には、紙文書にパンチングで穴を空け1部ずつファイリングしたり、ラベリングをして大量の紙文書の保管場所を移動させて五十音順に並べたりする必要があります。ペーパーレス化をしてデジタルで書類を保管・保存をしておけば、情報の整理にかかる時間を最小限に減らせます。

印刷にかかるの時間を短縮

ペーパーレス化すると、紙に印刷するコスト削減ができます。紙代、印刷代が節約できるだけでなく、プリンターで紙に出力する時間を短縮できます。会議のための資料作成や、社内資料を作成するとなると、100枚単位ののプリントが必要になりますが、資料をPCやタブレットに送信すれば事前に資料を共有でき、ホッチキス止めなど、会議のための準備の時間も短縮できます。

郵送にかかる準備時間を削減

本社支社間で回す書類を紙に印刷をして郵送でで行う場合、印刷にかかるコストもありますが、封筒に入れ、宛名を付け、切手を貼ってポストに投函。という作業が必要になってきます。ペーパーレスであれば、この作業をメールや情報共有ツールで共有することができ、作業にかかる時間を大幅に短縮できます。

組織でペーパレス化を推進するために必要なこと

組織で一斉にペーパーレス化を進めるためには、最新のツールやシステムを導入するだけではうまくいきません。全ての業務にまで落とし込み浸透させるためは、従業員全員の意識やマインドを変える必要があります。

従業員にペーパーレスが浸透した後も、ITに不慣れな人材を雇用し習熟させるためには一定の期間とコストがかかります。また、ITの技術は日々アップデートされるため、導入時だけでなく、状態を維持させるためには、従業員全体と意識を共有し続ける必要があるでしょう。

業務効率化で企業のイメージアップも視野に入れましょう

ペーパーレス化するということだけにとらわれずに、業務の効率化や働き方の改善という大題目からぶれることなく、目的意識を強く持って取り組むとよいでしょう。ペーパーレス化を実現し、利用方法も浸透すれば、業務効率の大幅に改善が期待できます。

ペーパーレス化というと単なる社内の業務効率化のイメージが強いかもしれませんが、組織が業務効率化されると、以前より時間にゆとりが生まれ、従業員に還元したり、顧客へのサービスを向上させたりすることができるようになります。生産性を向上させるとともに、会社のイメージアップにも繋げましょう。

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