メールだけでテレワークを行う問題点と解決策

新型コロナウィルスの感染拡大を受けて日本社会でも急激に広まったテレワークは、今では一般的な働き方の一つとして選択されるようになってきています。もともとは政府の働き方改革によって、柔軟性の高い労働環境を整えることで、多様な人材が活躍できる社会を目指す一億総活躍社会に向けた政策の柱であり、これを広く普及させるため政府もテレワークの導入を推奨しています。

テレワークを導入する際には、予め事前準備をしないと、いざテレワークになった時に対応が遅れたり、取引先に迷惑を掛けかねません。オフィスでごく当たり前としてやっていたことも、テレワークになると全く勝手が違うという事もあります。その中で、今回はテレワーク中のメールでのコミュニケーションに焦点を当てて見ていきましょう。

オフィスワークでは、ほとんどの連絡をメールで行っている会社も多いのではないでしょうか。今までの業務の進め方であれば、メールだけでもコミュニケーションが成立していたかもしれませんが、テレワークになるとどのような課題があるのでしょうか。また現在メールの代わりのコミュニケーションツールとして導入が進むビジネスチャットにはどのような機能があるのでしょうか。

テレワークには主に３種類ある

まずテレワークにどのような種類があり、どのような特徴があるのかもう一度確認しておきましょう。ここでは、在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィスの3種類について見ていきます。

在宅勤務

自宅を勤務場所にする形で、テレワークの方法として一番採用されている形態です。会社との連絡は主に電話やメール、ビジネスチャットなどで行うのが一般的です。通勤時間がなくなりますが、仕事と私生活の区切りがつけづらく、人によっては業務効率が低下する原因になることがあります。

モバイルワーク

モバイルワークは、外出した道中やカフェなどで仕事を行う働き方で、会社勤務の人でも移動時間を有用に使えるのがメリットです。外回りを行いながら営業状況を報告したり、自宅から営業先までの直行直帰を実施したりと柔軟な働き方が可能となります。

モバイルワークのデメリットはセキュリティに関することが挙げられます。外出先で通信端末を紛失するリスクや、セキュリティ対策がされていない公共Wi-Fiに接続するリスクがあります。実施の際には、会社によるモバイルWi-Fi機器の貸し出しをおすすめします。

サテライトオフィス

自社でネットワーク環境を整備したサテライトオフィスを勤務場所にする働き方です。複数の従業員がサテライトオフィスを利用すれば、周囲にも人がいることでメリハリがつき、在宅勤務よりも従業員が孤独感を感じづらく、モチベーション維持にもつながります。

サテライトオフィスはオフィス物件を探す時間がかかり、月々の賃料が発生します。サテライトオフィスを導入する際は事前に社内アンケートを行い、利用する従業員がどれほど見込めるか調べておく必要があります。

メール中心でテレワーク業務をするデメリット

以上のような環境下で仕事をする場合に、連絡手段はメールと電話が中心という企業が多くあるようです。この様な形態ですとリアルタイムの双方向コミュニケーションが難しく、コミュニケーションにタイムラグが生まれミスに繋がりやすくなります。リアルタイムでのコミュニケーションのために、映像によるWeb会議システムを導入する企業もありますが、それだけでは、解決しない問題もあります。

リアルタイムで連絡がとれるようになっても、業務上の情報共有の方法が適切でないと業務が遅滞することがあります。メールを使用していても、どの情報が最新のものなのかわからなくなったり、新しい情報を取りこぼすこともありえます。また会社やチームが目指す方向性を調整したり共有したくても、メールだけでは伝わりにくく、成果を出すことは難しくなります。

こまめな情報の共有は、組織で仕事を進めていく上で大切です。テレワークにおいても同様で、チーム全体でしっかりと情報を共有することで、職場内や関連部門とのコミュニケーションや連携をうまくとることができ、業務をスムーズに進めていくことができるのです。テレワークを実施する際は、オフィスに出社するとき以上に、従業員同士の関係の構築に注力しなければなりません。

テレワーク業務をメールで行う際の具体的な問題点

実際にテレワークを行う時に、コミュニケーションのツールとしてメールを使用する場合の問題点について見ていきましょう。

レスポンスの遅滞

テレワーク時の連絡ツールがメールの場合、返信に時間がかかったり、返信がされてこなかったりすることがあり得ます。また、テレワーク勤務者に任せている案件を把握できていないと、余計な確認作業が必要となり、業務に遅れが出てしまうこともあります。

タイムラグのあるメールだけでは、テレワーク中の仕事の進捗状況を把握することは難しく、テレワーク勤務者からの返信が滞るようだと、業務全体の生産性に大きな影響が出てしまいます。テレワーク導入の際にメールでしかコミュニケーションを行っていない場合、事前に発生しうる問題を洗い出し、コミュニケーションツール導入を検討してもよいでしょう。

社外でのメール対応

社内のメールをソフトウェアで運用している場合、ソフトウェアが入っているPCでしかメール操作が行えないため、外出中にメールでのやりとりができません。外出が多いテレワーク勤務者が、社外でメールが使えないと、社内との連絡が行えません。その上、顧客にとっても返信がすぐに来ないとなると、不信感にも繋がりかねません。

セキュリティに関する懸念

社外でWebメールを利用する際にも、セキュリティ対策を講じる必要があります。顧客情報が流出しまうようなアクシデントを未然に防ぐために、アンチウィルスソフトを使用したり、社員に対するセキュリティに関する教育をしなければなりません。社内情報を社員の端末で持ち出すことになるので、データ流出の恐れがある作業をさせない工夫や、社員自身が適切なリスク管理やセキュリティ対策を取ることができるように、社員教育を行うことが必要です。