テレワークによるコミュニケーション不足には十分な対策を

新型コロナウィルス感染症によって急速に広がりを見せたテレワークですが、社員同士が離れた場所で勤務するためコミュニケーション不足が起こりやすいと言われています。コミュニケーションが不足すると情報交換が行われにくくなるため、繋がりが弱くなり、社員同士の関係が希薄になると言われています。

特に一人暮らし世帯では、一日中家に居て、業務以外でも他の人との接触が激減するため、悩みや不安があっても相談する相手がいないという状態になり、多くの問題を1人ですべて抱え込んでしまうという人も出て来ることが想定されます。オフィスワークに比べ、テレワーク中は気軽に相談できる相手も居なくなり、業務が行き詰まるようになると、心理的な負担の増加によって離職につながる可能性もあります。

また、テレワークが原因でコミュニケーションが不足すると、経営者と社員の目指す方向にズレが生じたり、情報の伝達不足や技術や知識の引き継ぎが困難などという問題が生じるようになります。これらの問題は組織力の低下や社員の心身の健康に影響を与える可能性もあり、問題が肥大化する前に対策を打つべき問題です。

テレワークのコミュニケーション不足の原因とは

では一体何が原因でテレワークがコミュニケーション不足を生むのか具体的に見ていきましょう。

ICTツールが使いこなせていない

テレワークにはICTツールの活用が必要不可欠です。メールやチャットによるコミュニケーションに限らず、場合によってはweb会議や画面共有ツールなどで担当者との情報交換をすることが必要となります。

このようなICTツールの使用に慣れている従業員は問題ありませんが、テレワークになる前の業務でこのようなツールに触れる機会がなかった場合、上手く使いこなすことができず、コミュニュケーションの頻度が大きく減ってしまうことがあります。

質問をしにくい環境

オフィスに同じ時間帯に従業員が出勤している場合、対面での会話や会議などでコミュニケーションを取ることは容易に行なうことができますが、テレワークの場合、コミュニケーション手段はメールやチャットによるオンライン上でのやり取りになります。

オフィスワークであれば同じ説明でも資料を共有したり、質問を受けながら対応出来るのに対し、メールやチャットでは文字だけの説明になり、情報の質や量が著しく低下したり、相手が内容を理解するまでに時間がかかることがあります。この様な状態を嫌って質問をすることを避けるようになる人も出てきます。

このようにICTツールによるやり取りに慣れない人にとって、テレワーク中のコミュニケーションは大きな障壁になってしまうことがあります。

コミュニケーション不足は雑談不足

また、コミュニケーション不足を引き起こしている大きな原因の一つが、雑談をできない雰囲気が作り出されている環境にあります。オフィスワークであれば、出社時や、ランチタイム、コーヒブレイクなどで、他の従業員と気軽に会話することができますが、テレワークとなるとなかなか気軽に会話をすることができません。

雑談には緊張を解きほぐしたり、リラックスさせ、スイッチが切り替わることで、その後の業務の効率が向上することがあります。また、業務中に誰とも雑談できないことで、不安を感じたり、気持ちが落ち込み、業務に支障を来す場合も出てきます。

その様な状態にならないためにも、会社の方から従業員同士のオンライン雑談を認めたり、チャットの中に雑談専用ルームを作り、雑談できる場を設けることをおすすめします。これにより社内のコミュニケーションも向上し、勤務中の気持ちの切り替えになるので、生産性の向上にもつながります。

テレワークのコミュニケーション不足対策とは

では実際にテレワーク中のコミュニケーション不足にたいしてどのような対策を講じることができるのでしょうか。

ミーティングのルーティン化

テレワークで希薄になりがちなコミュニケーションを取り戻すために定時のミーティングを設定する方法があります。例えば、毎朝オンラインで朝礼を行い、情報を共有する時間を作ります。毎日の業務で疑問に思ったこと、思いついたことを共有し合う時間を作ることで、質問することをためらっていた事柄についても共有することができます。

この様な定時ミーティングをルーティン化することによって顧客からの声をリアルタイムで共有し、スピード感を持って改善に取り組んだり、取引先との連絡事項の共有がスムーズにでき、テレワークの業務の効率化にも繋がります。

1on1の面談を実施する

テレワークで勤務する従業員とのコミュニケーションを向上させるため、オンラインでの1on1面談の実施も効果的です。オンラインでの1on1面談は、テレワーク勤務者に対して、自分のことを上長が気にかけてくれているという安心感を与え、業務の進捗も正確に把握できるので、忙しい管理者もなるべく時間を取って積極的に行うべき対応策です。

また、この様な面談は継続的に行うことが重要です。社員が抱える課題を把握し、継続的なフォローができるようになります。なによりテレワーク勤務者の業務内容に関する不安を取り除き、離職率を引き下げる効果も期待できます。

テレワークのコミュニケーション不足を解消して生産性の向上を

テレワーク時にコミュニケーションを図る上でICTツールの活用は欠かせません。しかしオンラインでのコミュニケーションを苦手と感じている人もいますので、相手に対する配慮も必要となります。テレワーク勤務者も働き方が違うだけで大切なチームメンバーの一人として大切に扱うという意識をもち、十分な情報共有ができるような工夫や取り組みが必要です。

ぜひこの機会にテレワーク時のコミュニケーション不足を解消して、生産性の向上に繋げていきましょう。

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