テレワークの電話にまつわる問題の解決方法とは?

テレワークという働き方が日本にも定着しつつありますが、テレワーク中のコミュニケーションの難しさが課題として挙げられることが多くあります。テレワーク中は相手が見えないために、いつコミュニケーションが取れるのか判断しにくい場面が多くあります。

そのテレワーク勤務者あてに電話がかかってきた時に、オフィスワークであれば、すぐに電話を代わることができますが、テレワーク勤務者にどのように取り次ぐかは、社内でルール作りをしておかないと、混乱を招く恐れがあります。通常オフィスに電話がかかってくるため、オフィス勤務者が対応することになりますが、テレワーク勤務者への電話の場合、メールでの連絡をお願いするか、先方の連絡先を聞き出し、テレワーク勤務者に電話やチャットで連絡することが必要となります。

今回は、テレワーク中にテレワーク勤務者あてに電話がかかってきた際の対応策について見ていきましょう。

テレワーク勤務者あてに電話がかかってきた時の対処法

テレワーク中にオフィスにテレワーク勤務者あてに電話がかかってきた時はどのように対応すればいよいのでしょうか。ケースに応じて見ていきましょう。

取引先の場合

テレワーク勤務者に取引先から電話がかかってきた時は、テレワーク勤務中であることを伝えます。これにより、自社がテレワークに取り組んでいることを伝えることができ、その後の電話についての対応を知らせることができます。テレワークのなかでも、在宅勤務をしている場合は個人情報の扱いについて慎重にならなければなりません。慌てて自宅や、個人の携帯番号を教えるのは、個人情報流出の恐れがあるのでNGです。

社外でモバイルワークをしているなら外出中と扱いは変わりませんので、外出中の扱いと同様で構いません。サテライトオフィスで勤務している場合は、サテライトオフィスの番号を伝えれば、その後の連絡は直接サテライトオフィスに行くようになり、取り次ぎがスムーズになります。

身内を名乗る電話の場合

急用などで、身内の人が会社に電話をかけてくることも想定しておかなければなりません。しかし、その人がテレワーク勤務者の身内かどうかは電話判断するのは難しいものです。身内を名乗り、実際はなりすましということもあるかもしれません。それが友人を名乗る場合も同様です。

電話をかけてきた人に個人情報を伝える際には十分に注意することが何よりも重要です。テレワーク勤務者本人の確認を取らずに、自宅の番号や携帯電話の番号などの連絡先を教えるのは禁物です。社員の個人情報流出があってはならないと社内で明確なルールを定めておきましょう。

テレワーク勤務者が会社の電話対応するには?

テレワークを導入をお考えであれば、社内の伝達をどのように行うのか、また、顧客に迷惑を掛けずに電話を取り次ぐのか予め対応策を考えておく必要があります。電話を取り次ぐのにどのような方法があるか見ていきましょう。

電話を転送する

転送は以前からよく使われた方法で、馴染みのある方もいるかも知れません。転送は今ある社内インフラをそのまま使用できますし、慣れていない人でも操作が簡単ですが、デメリットとしては、導入する際に、工事費、月額使用料そして転送する際に通話料がかかることです。かかってきた電話にもかかわらず、転送することで電話代を支払うことになります。

IP電話サービスを活用する

インターネット回線を使ったIP電話サービスを導入することで、会社の電話番号を使って自宅の電話や、個人携帯から電話をかけることができます。クラウドを介せば、顧客情報をUSBで持ち出すこともありません。自宅にいながらシームレスに会社と同じ業務を行うことが可能になるのです。

クラウドPBXを導入する

インターネット回線を利用するサービスであるクラウドPBXは、スマートフォンや、パソコン、タブレットほか幅広い端末機器と連携可能というメリットがあり、社外勤務者のスマートフォンへダイレクトに転送電話を接続することが可能になります。アプリを導入すれば、個人の携帯電話を会社の電話番号で使用することもできます。

電話の問題を解決してテレワーク導入の準備を進めましょう

社内にかかってくる電話の対応をどのように処理すればよいかわからず、テレワークがなかなかすすめられない中小企業も多いようです。ICTツールで解決できる部分もありますが、電話での対応が必要な企業もまだ多くあります。テレワーク導入を検討しているのであれば、転送電話サービスやIP電話サービス、クラウドPBXなどを利用してみてはいかがでしょうか。

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