テレワークのやり方を理解し、導入を検討しましょう

働き方改革とは厚生労働省が提唱する、中小企業を含めた日本の企業の仕事の取り組み方を見直す動きのことです。その中で日本の労働市場における労働人口を増やすための方法として注目されているのがテレワークです。社外に居ながらにして社内と同じ仕事ができるのであれば生産性も向上します。テレワークの代表例として知られているのが在宅勤務ですが、テレワーク=在宅勤務とは限りません。

テレワークには3つの働き方があります。「在宅勤務」は自宅でパソコンやタブレット、スマートフォンを使い作業をする形のことです。「モバイルワーク」は場所に関係なく、パソコンやタブレット、スマートフォンを使って作業をする働き方で、在宅勤務との違いは、カフェや公園など、状況に応じて好きな場所で働くことを指します。「施設利用型勤務」は、サテライトオフィスやコワーキングスペースなどを使い作業をする形式のことです。

今回はこのテレワーク導入の際に必ずテーマに上がるトピックを集め、テレワークでどのように仕事が変わり、またどのように進めていけばよいのかその方法をご紹介します。

パソコンを使ったテレワークのやり方

テレワーク中に必ず必要となるのがパソコンです。テレワークになった際にはどのように扱えばよいのでしょうか。

パソコンを社外で使う

会社で使っているノートパソコンをそのまま社外へ持ち出せば、普段使っているパソコンをそのまま使えるため、手軽にテレワークが始められます。ただし、セキュリティに関しては注意が必要です。社内のパソコンには機密情報が保存されていることも多く、端末を紛失するなどによって情報漏えいの危険性もあります。

ネットワーク回線によっては、暗号化されていない情報が抜き取られる危険性もあり、特定の人のみが利用できるVPN接続など、セキュリティ対策に専用ネットワークが求められます。

リモートデスクトップ機能を使う

リモートデスクトップとは、自分のパソコンから仕事先のパソコンのデスクトップ画面を直接操作する機能のことです。仕事先のデスクトップ画面を使って作業するので、自分のパソコンにデータが残らず安心です。注意点としてはパソコン同士をインターネットで繋げて作業をするため、回線速度が遅いと作業効率が低下してしまう恐れがあります。

仮想デスクトップ構築する

仮想デスクトップの構築はリモートデスクトップに似ていて、専用のサーバーを作り、オンライン上で操作できる仮想マシンのことで、サーバーを用意すれば、ユーザーごとにOSやアプリを操作できる環境が出来上がるため、テレワークで導入すれば快適に作業できるようになります。仮想デスクトップをテレワークで利用するためには、自社サーバーやクラウドサーバーの構築が必要となります。

クラウドサービスを利用する

遠隔で業務を共有して作業する場合、クラウドサービスを利用する方法もあります。Googleの「Google Workspace」などが代表的で、Googleドキュメントを使いテキストファイルを共同編集したり、共通のクラウドサーバーにファイルを保存したりすることができます。初期コストを大きく抑えつつ導入しやすいことが特徴です。

テレワークでパソコンを使う際に言えることですが、クラウドサービスの利用を検討している場合、セキュリティの堅牢なサービスを選択することが重要です。

VPNを導入したテレワークのやり方

VNPとは社内で使用しているパソコンやタブレットを社外に持ち出し、インターネット回線からVPN経由で社内LANに接続する方式です。VPN (Virtual Private Network、仮想専用線)は、遠隔のLAN同士を接続するために使われる技術で、例えば、本社と支社が離れている場合などに社内LAN同士を接続することができます。

会社のパソコンの持ち出すための方法

VPNシステムを活用したい場合は、オフィス内にVPNの装置を設置し、接続したいパソコンにVPN接続用のソフトウェアをインストールすれば利用することができます。会社のパソコンの持ち出しは、テレワークの形態にかかわらず、それぞれのセキュリティポリシーに応じて導入を検討しましょう。

特にサテライトオフィスがある場合、VPNによる拠点間LANの接続という本来の機能を十分に発揮できるので、会社のパソコンを持ち出すのであれば、検討の価値がある方式です。また専用線を引く工事をする場合に比べて費用が抑えられます。高セキュリティなので、安心して使うことができます。また、オフィスとテレワークで、同じものが使えるのも低コストの理由です。

リモートワーク中も全社でシステムが利用可能

VPNを使えば、社内の業務システムやサーバーにどこからでもアクセスできます。テレワークで作業することになる自宅やカフェや出張先などからでも、インターネット環境が整っていれば、社内のシステムにアクセスできます。そしてオフィスでいつも使っているパソコンを使うので、デスクトップ環境が変わること無く、場所を選ばずに業務ができます。ローカルディスクに格納されているファイル類も移動させたり同期させたりする必要がありません。

事務職のテレワークのやり方

事務職はバックオフィス業務とも呼ばれます。この業務はオフィスにいないとできない業務がほとんどで、バックオフィスはリモートワークには向いていないと言われています。しかし、環境さえ整えればバックオフィスでもリモートワークが実現できます。その方法ついてみていきましょう。

ペーパーレス化が最低条件

まずやるべきことはペーパーレス化です。請求書や契約書などは郵送でのやり取りが当たり前でしたが、文書をデジタル化できれば、ネットワークを通じて送付できます。領収書や帳簿なども全てデータ化しておけば、ファイリングする時間も短縮でき、保管や管理も容易になります。また、紙がなくなれば、紙代や印刷代、郵送代も削減できます。

文書のデジタル化ができると、オフィスにいなくてもネットワークを経由で文書の閲覧が可能となります。また、事務作業に欠かせない押印に関しても、電子印鑑やクラウドサインを利用すれば、バックオフィス業務をリモート環境下でも行うことができます。

勤怠管理ツール・コミュニケーションツール欠かせない

社員の勤怠管理をするのもバックオフィス業務の一つです。出社退社管理表やタイムカードなどは紙で管理しているという企業もあります。しかしテレワークでは紙の管理は不可能です。テレワーク下ではITツールの勤怠管理システムを導入がおすすめです。テレワーク勤務者の勤務時間を遠隔でもきちんと管理することができます。

社内の書類を完全にペーパレス化し、データとして保管しておけば、バックオフィス業務でもオフィスに行かなくてもよくなります。事務職は全ての部署との連携が必要になるので、テレワークでもコミュニケーションが取れるようにチャットツールやWeb会議ツールなどを活用しながら業務を進めていくとテレワークでも業務を進めていくことができます。

経理職のテレワークのやり方

経理業務は事務職の中でも特殊な業務が多くオフィスに居ないとできない作業も多いと考えられています。そこでテレワークを経理業務に導入するために必要なことを見ていきましょう。

領収書や各種帳票の電子化

やはり事務職につきまとうのは紙です。領収書や帳票などの紙を電子データ化する必要があります。領収書はスキャナを使って電子データにしてもらう必要があります。膨大な量の領収書をデータ化するには労力が掛かりそうですが、一度データ化してしまえば、その後の保管、管理は効率的に行うことができます。

また、経理業務ではさまざまな帳票を扱います。理想は紙の帳票を使わないことです。経理業務のシステム化を進め、クラウド会計ソフトを活用することで経理業務のテレワーク化が実現できます。

テレワークにすればメリットも

経理業務がテレワークに移行できると企業としてもメリットがあります。その一つがペーパーレスの促進です。クラウド会計ソフトを使い、日々の入力さえしていれば、経理に必要な帳票はクラウド会計ソフトが作成てくれますし、いちいち印刷しなくても画面上で帳票を確認することができます。

多くのクラウド会計ソフトは現金、預金、経費などを自動で計算してくれるので、経理業務がはかどり、業務効率は格段にアップします。また、経費申請においては、社員が用紙に記入し、上司の印鑑をもらう手順があり、時間も取られます。テレワークでは領収書をスキャンし、上司に送って確認してもらうだけで済むため、経費精算も大幅な時間短縮が可能となります。

営業のテレワークのやり方

テレワークで営業活動を行っている企業の課題として多く挙げられるのは、今までの営業方法とは違うやり方で進めないと成果が上がりにくいという点です。テレワークを生かした営業活動を行うためのツールを使った業務の進め方を紹介します。

まずは情報共有するためのインフラ整備

営業活動で欠かせないコミュニケーションツールは、ビジネスチャットです。簡単に相手と連絡ができ、文章だけでなく、ファイルデータのやりとりも行えるので、情報共有がスムーズに行えます。

テレワークでの社内の情報共有にはSFAツールがおすすめです。営業の進捗状況や顧客リストを管理するなどの機能があります。ツールを使って個々の活動を分析して、ノウハウや技術の共有をすることで、属人化しやすく、成果が偏りやすい営業活動がチームで行えるようになります。

リード獲得にWebを利用

テレアポやDMによる営業手法や展示会による新規見込み客の獲得がテレワーク下では成果につながにくくなります。この様な場合にはWebを用いたリード獲得に移行する必要があります。

リード獲得段階においては、ターゲットが、潜在顧客なのか、顕在顧客なのかを絞ってアプローチする必要があり、アプローチ対象が大量になるため、メール自動配信ツールや営業リスト作成ツールなどを使うと効率的に活動ができます。

BtoBでの信頼関係構築

BtoBの場合はリードタイムが長いため、購買に至るまでに複数のステップを経て信頼関係を構築することで受注につなげる必要があります。

テレワーク下の具体的なオンラインの手法としては、計画的にメールを送信することと、顧客の属性に応じてグループ分けを行うことで適した内容のメールを送信すること。そして参加者に有益な情報を提供するオンラインセミナーの実施などに分けられます。一連の流れを実施するには、MA(マーケティングオートメーション)ツールを活用すると関係性の発展の全体の動きを一元管理することができます。

MAツールは、リードの行動履歴からステップの分解を行いスコアリングしてくれます。スコアリングされることにより、購買の可能性の高いリードに注力できるため、見込みが高いリードを商談につなげることができるのです。

Web商談

テレワーク下の商談はオンライン商談が最も有効な解決策です。オンラインですので訪問する必要がなく、移動にかかる時間や交通費も必要ないので経費も削減できます。また、Webを使うので遠方の地域に赴く必要が無くなります。

オンライン商談の良いところは、ツールによっては録画することができるので、トップ営業マンの商談を新人教育の教材として活用することができることです。新人営業マンの商談を録画してフィードバックすることもできるため、社内の営業スキルの教育を具体的な手法で行うことができます。

契約書を交わすには

せっかく契約までこぎつけても、テレワークで契約に必要な代表印の持ち出しはセキュリティ上NGで、判子を押すためだけに出社するのではテレワークの意味をなしていません。

テレワークにおすすめなのは契約書の提出をクラウド上で行う電子契約サービスです。電子契約サービスは、ネット上の電子ファイルに署名することで契約が締結するシステムです。サーバ上で契約書は保管されるので、長期的な保管が可能になり他のシステムとの連携もできるものもあります。

テレワーク業務はツールをしっかりと選んで自社に合ったやり方を

以上のように、社内の業務も分けて見ていくと、テレワーク中にそれぞれに合ったやり方、ツールなどがあることがわかります。また、国内でもペーパーレス化が急務となっている現在、このテレワークをきっかけに書類の電子化を進めてみてはいかがでしょうか。テレワークが可能であることが社会に承認された今、社内の効率化を抜本的な改革を進める契機ではないでしょうか。

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