テレワーク時のコミュニケーションにはひと工夫を

新型コロナウイルス感染症対策によって、テレワークというICTツールを活用した働き方が全国で広がりを見せています。対面ではなくオンラインでコミュニケーションを取らなければならなくなり、オフィスワークの時に比べ、コミュニケーションが難しくなったと感じている人も多いようです。

一時の急速な広がりから現在では定着を見せつつあるテレワークは、今後短期的なものではなく、長期的に活用される働き方となりそうです。テレワークでメリットを感じた企業はフルリモートで働ける人を採用していくと見られ、テレワークにおけるコミュニケーションの課題に対しての対応は急がれます。

『エン転職』が2020年6月に行った「テレワークにおける社員コミュニケーション」という調査によると、テレワークで働くようになった人の実に66%が「コミュニケーションが変化した」と回答し、具体的に変わったことが「コミュニケーションの総量が減った」と答えた人が60%と、高い割合でコミュニケーションの減少を感じています。

それではテレワーク中、オンラインでの業務においてどのようなことに気をつけてコミュニケーションを取っていけばよいのでしょうか。

タスク管理ツールを使って進捗を伝える

テレワークではオフィスワークのように顔を合わせることがないので、コミュニケーションが希薄になり、テレワーク勤務者が今どのような業務に取り組んでいるのかわかりにくくなります。連絡がしばらくない時間が続くと、任せた仕事をやっているのか不安になり、同じチームにもかかわらず、一体感を感じられず、チームワークが図れないということが起きます。

この様な場合には、タスク管理ツールなどを活用して、チーム内でお互いの業務内容を共有するようにしましょう。もしくはチャットツールで、その日にやることを知らせておくだけでも違います。また、休憩時間などもテレワークではバラバラにとることになるケースが多いので、予め時間などを伝えておけば、連絡に対しての反応がないことに対する不信感も防げます。

チャットは簡潔かつ的確に

テレワーク時には多くのやり取りをチャットで行うことになります。チャットは短文を多く活用してメッセージを伝えるツールですが、あまりに多くの細切れの文章で業務の説明をしようとしても、情報として伝わらない可能性があります。伝えたいことをまず先に述べて、きちんと整理された文章で簡潔に伝えなければ、相手も読み取るのに時間がかかってしまい、効率が下がります。

また、チャットを受け取る方としては、なるべく早く回答をするべきです。チャットの良いところはメールと違い即時性のあるコミュニケーションが取れるところです。テレワーク下では、顔が見えないため、対応が遅くなると、自分のことを考えてくれているのだろうかという不安を感じることもあります。こういった不安はテレワーク中には孤独感に繋がり、ストレスとなり業務効率を低下させることもあります。

ビデオ会議では顔を見せる

テレワークのコミュニケーションツールといえば、チャットとオンラインで行うWEB会議です。画面の背景を気にしたり雑音を取り除くためにビデオや音声をオフにして使用することもできますが、ビデオ会議ではなるべく顔を合わせて話をするようにしましょう。コミュニケーションにおいて、相手の表情を見て話すことで、相手の変化にも気付け、また、笑顔があれば、テレワークの気分も変わることでしょう。

チームで話をする時は、画面上にメンバーの顔が並ぶので、チームワークを引き出すための一体感を感じられます。画面を通して仲間と会っているような感覚になれば、テレワーク中に感じやすい疎外感や孤立感などの不安を解消できるはずです。

雑談も仕事の一部と考える

テレワークになると、オフィワークのときのように、ミーティングをセッティングするための時間などを省略でき、時間を有効に使えますが、ちょっとした時間の合間に交わす雑談や、移動時間にしていた会話などもなくなります。テレワークにおいても雑談はチームの関係性を良くするためにも、リラックスした時間を共有するためにも必要です。

チャットでは雑談専用のルームを設けたり、ビデオ会議の際は仕事の話をする前にあえて雑談をする時間を設けることで、お互いのテレワーク中の過ごし方などの情報が共有でき、コミュニケーションも深まりチームの一体感を醸成することにも繋がります。

テレワークこそコミュニケーションを大切にしましょう

以上のようにテレワーク下のコミュニケーションには、オフィスワーク時と比べて様々な工夫が必要となります。その大きな要因が顔が見えないという部分が大きな割合を占めています。会社だったら相手が目の前にいるのが当たり前で、それだけで一定の安心感を得られますが、テレワークで孤独を感じやすい環境にいると、不安や不信感を感じやすくなります。

その様な感情を抱いたままでは効率の良い仕事をするのも難しいですし、何より、お互いが情報不足に陥り業務が停滞してしまうことにも繋がりかねません。テレワークの特性を考慮した上でコミュニケーションを図っていくことが何よりも重要だと言えます。生産性の向上のためにも、色々な工夫を取り入れて、チームワークを発揮できるコミュニケーションを心がけましょう。

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