ビジネスチャットの建設現場での有用性は?

建設現場では、工程に応じて従業員が入れ替わります。彼らをコントロールするのが現場監督です。現場監督が従業員一人一人の業務を把握し、工事の遅れや状況の変化に合わせて、効率的に動けるように整理しなければなりません。

では、どのような方法で情報を共有するのが効率的なのでしょうか。今回は、その解決策として国から推奨されているICTの具体策のひとつ、ビジネスチャットの建設現場における有用性についてご紹介します。

ビジネスチャットとはどのようなツールか

現在日本の多くの企業において支持され、導入されているビジネスチャットとはどのようなツールなのか、基本的にな機能について確認しておきましょう。

ビジネスチャットは個人向けチャットの機能を強化したもの

皆さんは普段プライベートで友人などとどのように連絡をとっていますか?LINEやFacebook Messengerなど、個人向けチャットツールを使っている人も多いのではないでしょうか。ビジネスチャットは、メッセージの検索や、タグ付け、スレッド表示などができ、コミュニケーションの方法がより機能的になっています。また、クラウドを介したファイル保存・共有などもでき、よりビジネス利用向けに開発されたツールです。

コミュニケーションのミスが減る

これまでの働き方ですと、皆が同じ時間に同じ空間で仕事をしていたので、職場にいれば、意識しなくてもある程度の情報を共有し、用件を伝え合うことができました。しかし、業種、職種によっては、出勤時間が人によってまちまちだったり、デスクワークメインの企業でも、テレワークが導入されると、コミュニケーションに抜けや漏れが生じやすくなります。

また仕事の現場でビジネスチャットを利用すれば、コミュニケーションの内容が記録に残るので、勘違いや情報の伝達ミスが起きにくく、上手く活用すれば、これまで以上に効率的・生産的に仕事を進めることがが可能になります。

多くのビジネスチャットが共通して備えている基本機能は、登録した相手との1対1のテキストチャット、登録した複数の人たちとのグループチャット、チャットで交わされた内容の検索、音声通話やビデオ通話、ファイルの保存と共有、PC、スマホ、タブレットでの利用などです。

これらの機能がを活かし、業務の効率化を図れると期待されているのが建設の現場です。ビジネスチャットは実際の現場でどのように活用できるのでしょうか。

ビジネスチャットで建築現場との情報交換のスピードアップを

建設業界は設計をはじめ、法務、資材調達、施工など、実に多様な業務が複雑に入り組んだ構造になっています。また、そこでやり取りされる情報の量は膨大で、しかもその手段は年々複雑になってきています。こうした情報交換の主役はこれまではメールや電話でしたが、効率の良い手段とは言えませんでした。

ビジネスチャットが建設業界に情報交換の手段として導入されることで、想定される効果は、なによりも現場のスピード感の向上です。ビジネスチャットを利用すれば移動中もスマートフォンやタブレットで情報を得られ、リアルタイムでのやり取りができるため、情報の伝達ががスムーズに行えるようになります。

またビジネスチャットを使えば、テキストや写真をグループのメンバー全員が同時に共有できます。現場で問題が生じた時なども、写真を添付して報告するようルール化しておけば、現地に行かずに状況を把握することができ、現場監督の判断を仰ぐことも可能になります。

ビジネスチャットを活用すれば建築現場との情報共有がスムーズに

メールや電話は1対1のコミュニケーション用ツールですが、ビジネスチャットではグループで同時に連絡を取り合うことができます。その特性を活かして、現場関係者を目的に応じてグループ化し、チャットルームを作成すれば指示系統や、必要な情報が整理され、各担当ごとに内容が把握しやすくなります。

そして、メンバー全員に一斉通知ができるため、現場の情報伝達効率が向上します。内装工事の関係者のグループを作れば、別の業務をしている人のチャットに通知が行くこと無く、スケジュール変更や、依頼事項の共有が簡単にできます。

何か問題が発生した時に、誰に相談するべきか判断がつかないときなども、チャットルームに質問を投げかければ、適任者からの回答を待つことができ、そのつど誰に質問すればよいか頭を悩ませる必要がなくなります。

ビジネスチャットを活用して建築現場の業務効率化を

ビジネスチャットでは、リアルタイムで会話すると同時にその履歴が記録されるため、後から振り返ることができます。会話の履歴を見ることで、会話に最初からいなかったメンバーも、同じく情報を共有できるため、リアルタイムである必要がない点も利点の一つです。議論の流れや背景をメンバー全員で共有することができるため、勘違いや誤解などのコミュニケーションミスを減らすことも期待できます。

ビジネスチャットは業界を問わず、コミュニケーションに関連する業務効率化を図るツールとして注目されています。また、ビジネスチャットは、今まで使っていたシステムをそのまま使うことができるものが多く、比較的、簡単に導入することができるのも魅力の一つです。

現場関係者の多くがスマホやタブレットを持っている今、チャットによってひとりひとりの作業が効率化されれば、プロジェクト全体の効率化につながります。この機会にビジネスチャットの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。

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