テレワークのルール作りに役立つ5つのポイント

働き方改革の一環として、導入する企業が増加しているのがテレワークという働き方です。新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、テレワークを取り入れた企業が増えました。在宅勤務により通勤が無くなりストレスが減ったり、業務に集中して取り組むことができたというポジティブな声もあるなか、管理職の立場の人は、テレワークに難しさを感じているのではないでしょうか。

従業員がオフィスとは違う場所にいることで、対面指導ができない、進捗状況が掴めない、メンバーのモチベーションを感じにくいなど、テレワーク勤務者を管理をする上で、やり辛さを感じている人も多いようです。テレワークの利点を活かし、チームや組織としての生産性を高めるには、新しい働き方のルール作成が重要にになります。

そこで本記事では新しい働き方テレワークを導入するうえでどのような問題があり、そしてそれを解決するためのルール策定のポイントについてご紹介します。

ルールは不安を取り除くために策定しましょう

テレワークは生産性の向上や社員のワーク・ライフ・バランスの実現など、企業にも社員にもさまざまなメリットがあるといわれています。しかし、従来の働き方を大きく変える施策なだけに、導入する際に準備しておかないといけないこともたくさんあります。

企業側からすると、従業員が今まで通り働いてくれるか、社内のコミュニケーションは低下しないか、顧客対応はスムーズにできるのかなど、業務をこれまで通り行えるかが課題となります。テレワークによって、離れた場所で働くことにより勤怠管理や業務の指示をしっかりと行えるかが不安の要素となります。

テレワークで働く従業員からすると、給料が下がることがないか、人事評価に響かないか、また担当業務が変わるのではないかなど、雇用条件や業務内容に対して不安になる人も多いようです。テレワークで働くことでワーク・ライフ・バランスが実現できても、条件の面で不利になってしまうのであれば、テレワークを積極的に活用する人は少なくなってしまいます。

テレワークにおけるルールの明文化は、こうした企業内の不安を解消するために必要となります。オフィスの外でどのように働くのか、業務に関する指示はどのように交わされるのか、また評価方法や待遇はどうなるのか、という点がルール化されていれば、企業、従業員双方の不安を減らすことがでるのです。

テレワークのルール作り5つのポイント

テレワーク中の残業は認められるのか、通信費やコピー代などはどのように精算するのかなど、細かいことまでルール化しなければ、従業員の不満となり、リモートワークの運営は難しくなります。これらの事柄は、現状の就業規則に無い事柄が多いため、就業規則に盛り込む必要が出てきます。ではどのようなことに注意をするべきか、ポイントを見ていきましょう。

1. 就業時間や就業場所

就業規則には、就業時間および就業場所に関することを取り決めて明記する必要があります。就業時間の考え方は、9時~17時までのように、時間を定める方法と、労働する時間を決めて、時間設定は個人に任せるフレックス制の2通りあります。

またテレワークの就業場所については、次の3つがあります。従業員の自宅で働く「在宅勤務」、社外のオフィススペースやレンタルオフィスを利用する「サテライトオフィス」、移動中の乗り物、カフェ、出張先のホテルなどで業務を行う「モバイルワーク」です。家庭環境や業務内容は従業員によって異なるので、各従業員の状況を考慮しながら規定するようにします。

2. テレワーク申請

希望するすべての従業員のテレワーク実施が理想ですが、オフィスに従業員が不在となるため、業種によっては経営そのものが成り立たなくなってしまうことになりかねません。また、新入社員や中途入社の社員などは、対面で業務を教えなければならないこともあり得ます。この場合、テレワークだと、うまく行かないこともあります。

このような状況を想定すると、テレワークの申請ができる条件を明示しておき、該当する従業員に対して導入していくという制度にしておくとよいでしょう。オフィスに出社しなくても業務成果に影響がないということを重視することが大切です。

3. 評価制度

オフィス勤務者と、テレワーク勤務者の間に不公平が生じないように、誰もが納得できる評価制度を取り決めておくことも、とても重要です。どのように成果を評価するのかを明確にし、テレワークを利用する人も安心して働けるようにしておきましょう。テレワークでは、管理者が仕事ぶりを見ることができないため、テレワーク勤務者はちゃんと評価されるのか不安に思うのです。その不安を払拭するためにも、しっかりとした評価制度の策定が必要です。

4. セキュリティ

テレワークでパソコンなどを持ち出す際に懸念事項である、機密情報の漏えいや重要資料の紛失などを防ぐために、セキュリティに関する項目もしっかりと盛り込みましょう。テレワークでは、会社が提供したデバイスを使用する、IDとパスワードの管理を徹底する、安全性が確認できないネットワークに接続しないなど、業務内容に合わせて、明文化しましょう。

5. 勤怠、業務管理

始業時間と終業時間の申告を、どのような方法で行うかという勤怠に関する取り決めも必要です。メールや電話で連絡するほか、オンラインツールも現在では様々なものがありますので、活用を検討してみましょう。

テレワークはしっかりと準備をしてからスタートさせましょう

以上見てきたものは、あくまで一例です。テレワークのルールは、チームのメンバー構成や業務内容なども十分に鑑みた上で、柔軟性をもたせて決めていくことをおすすめします。

仕事に対する不安を抱えたままで、良い成果は期待できません。テレワークをうまく運営するためには、社内で共有できるルールを作って明文化しておくことが重要です。誰の目にも明らかなルールがあれば、安心して業務に取り組むことができます。

働き方改革の一環であるテレワークの導入をする場合は、導入前にルールをきちんと策定することが重要です。勤務規定や就業規則として明文化し、労使双方が納得の上で、安心してスタートできるようにしましょう。尚、従業員が常時10人以上の事業所は、所轄労働基準監督署への届出も必要です。しっかり準備をして、テレワークをスタートさせましょう。

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