テレワークのグループウェア導入における選択基準とは?

現在多くの企業で取り組まれている施策が、テレワークという働き方です。企業の生産性の向上を図りながら、場所にとらわれない働き方ができるようになるため、介護や育児をしながら働くことができたり、従業員のワークライフバランスを実現するといった効果があり、今後の働き方の多様化に対応するための労働形態として注目されています。
テレワークを推進するメリットとしては、業務の効率化が挙げられます。一つの場所に集まって仕事をする必要がないため、家庭の状況や交通機関の影響などを受けることが少なくなり、時間を有効に活用しながら業務に取り組むことが可能になります。企業にとっても、交通費やオフィスの賃金、その他経費など、コスト削減ができることから、導入を検討する企業が多くあります。
その一方でデメリットもあります。対面でのコミュニケーションが減るため、仕事の進捗管理や情報共有がうまくいかず、結果として仕事にが停滞しまうこともあるのです。ではその問題を解決するにはどのような方法があるのでしょうか。

テレワークにグループウェアが選ばれる理由

テレワーク導入で、組織内・チーム内の情報共有が難しくなるといわれています。社内であればちょっとした情報の共有を雑談中にできていたものが、テレワークになると、社員同士の会話のために、電話やWeb会議を接続しなければいけなくなり、コミュニケーションが希薄になると危惧する企業も少なくありません。
そのような課題を解消してくれるツールとして、多くの企業に選ばれているクラウドツールが、グループウェアです。では業務の効率化、社内の情報共有をサポートする、テレワーク時に活用されているグループウェアを使うと、どのようなメリットが有るのでしょうか。

グループウェアができること

グループウェアが普及するきっかけとなったのは、1996年にIBMがリリースした「Lotas Notes 4.0」がきっかけだといわれています。インターネットが世に生まれて間もない時期のことでした。情報化社会に順応していく必要性が叫ばれるなかで、アメリカを中心にIT関連企業や大手メーカーがこのシステムを導入しました。これを皮切りに、グループウェアと呼ばれるサービスが世界中に浸透していきました。

グループウェアができることは、企業などの組織内のメンバーが、スケジュールやタスク、業務に用いる資料や書類、あるいはアイデアやノウハウなどの情報を共有することです。それにより、コミュニケーションツールや、コラボレーションツールと呼ばれることもあります。

また、グループウェアはスケジューラ、掲示板、回覧板、ファイル共有、電子メール、ワークフローや会議室などの設備予約といったツールで構成されていて、全てを兼ね備えたパッケージの形で通常販売されています。その他、自社の業務に合わせて、案件管理や日報といった独自の機能をデータベース上で作成できるものもあります。

グループウェアのメリットとは

では、グループウェアを導入することでどんなメリットがあるのか具体的に見ていきましょう。

業務のスピードアップ

いつでも組織のメンバーが情報を共有できるインフラがあることで、外回りの多い営業職の社員でも、社内で勤務している人と同じ情報をリアルタイムでやり取りできます。場所や時間に縛られることなく、即時性の高い情報共有ができるようになるので、意思決定も早くなり、仕事全体の効率が上がり、顧客へのサービスや品質の向上にも繋がります。

時間のロスやコストの削減

グループウェアを導入することで、ペーパレス化によるコストの削減ができます。資料の配布の必要もなくなり、印刷にかかる費用、印刷や配布にかかっていた時間、印刷された用紙を管理する手間も減らすことができます。

在宅勤務の導入もスムーズに

在宅勤務の状態でもスムーズに仕事が進められるようになります。災害時や感染症対策のために出社ができない状況であっても、会社にいるときと同じ情報にアクセスできるので、テレワークのメリットが活かせれば、生産性の向上も期待できます。介護や育児などで、出社ができない社員も、働き方の選択肢が増え、人材確保がしやすくなります。

グループウェアのデメリットとは

グループウェアにもデメリットがあります。導入を検討されている方は知っておきましょう。

導入にコストがかかる

グループウェアは、無料のツールもありますが、しっかりとしたサービスを利用する場合、導入に費用がかかるものが一般的です。グループウェアと同じ効果を期待して、複数の業務効率化ツールを同時に使用するのは非効率で、現場の混乱を招きかねません。導入コストはかかりますが、グループウェアであれば、社内コミュニケーションや業務効率化といった成果を一つのツールで実現することが可能です。

自社に合った製品を選ぶのが難しい

グループウェアには多くの機能が搭載されていて便利なツールですが、それが故に自社の業務に合ったサービスを選ぶのが難しいという点が挙げられます。そして、基本的な機能が似ていることによって選んでしまった結果、会社の業態とマッチせず、使い勝手が悪く、ツール離れしてしまうケースも考えられます。サービスを選ぶ際は、必要な機能を予めリスト化して、社員の使いやすさを基準に選ぶことが重要です。

社内で活用されない

機能が豊富にあるグループウェアは、どんなことができるのかよくわからず、せっかくのツールが活用されない場合もあります。ワークフローや施設予約など、今まで社内ルールがあった機能は、従来の慣れ親しんだやり方にこだわり、ツールを活用を嫌う人もいます。豊富な機能によって、社内のあらゆる作業を効率化できる便利なツールなので、会社全体の運用ルールを決めて使用することが肝心です。

グループウェアを導入する際に選ぶ基準とは?

では実際にテレワークでグループウェアを活用したいと思った時には、どのような基準で選んだら良いのでしょうか。テレワークに必要な機能を見ていきましょう。

使用目的に合った機能が備わっているか

グループウェア導入の目的として多く上げられるのが、業務効率化、情報共有の円滑化、コミュニケーションの活性化です。グループウェアにはたくさんの機能が備わっています。これらすべての課題を一気に解決しようとすると、使いこなすのが大変です。まずは組織にとって解決が必要な課題を整理して、その課題解決に必要な機能が備わっているかを調べてみましょう。

社内のツールとの互換性はあるか

グループウェアを導入する場合、すでに社内で活用しているシステムやサービスがあるのであれば、それらと連携ができると、業務での活用度合いが上がります。 連携に開発が必要なものと、簡単に連携できるものがあります。グループウェアを選ぶ際は、ほかのツールとの互換性を知っておくのも大切です。

利用者が使い続けられる操作性か

ITリテラシーが高くない人が多い職場ですと、新しいツールを導入しても、かえって効率が落ち、活用されない可能性もあります。ツールの操作が行いやすいものかどうか、導入前に現場の利用者に試してもらうのがよいでしょう。

また、このようなツールの導入は、組織全体でいきなり行なうよりも、一部署で試しに使って使い方を把握してから、全体で使うようにした方が、大きな混乱を招かずに済みます。テレワークにおいては、社内で使い方を理解した上で、テレワークにも活用するようにしましょう。

グループウェアを導入してテレワークを推進しましょう

見てきましたように、グループウェアの豊富な機能を使えば、離れた場所で勤務するテレワークにも対応できるようになります。クラウド技術が発達し続ける中、このようなICTツールを活用しながらビジネスを進めていくことが、強く求められる時代になってきます。また、時代に合った働き方であるテレワークを導入できれば、優秀な人材を雇用できる可能性が高まります。是非この機会にグループウェアを導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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