業務効率化でビジネスの生産性を向上する方法とは?

少子高齢化社会を迎えた日本では、人手不足の問題を補うため、ビジネスの現場において、生産性の向上が最大の課題となっています。ビジネス用語としても定着している業務効率化について見直す企業も多く、社内でも身近に感じる機会が増え、業務効率化の推進について、職場でも一度は議題に挙がったことがあるのではないでしょうか。

業務効率化は、その手順や具体的な実践方法について、正しい手順を踏まないと、逆に業務効率が落ちる可能性もあります。そこで今回は業務効率化の具体的な実践方法を見た上で、どのように経営に活かして行けばよいのか見ていきましょう。

業務効率化を始める前に

業務効率化の効果がきちんと出るようにするには、まず、現在の業務を洗い出し、マニュアルの作成や新しいITツールを導入する必要があり、簡単にできるものではありません。しかし、業務の効率化が適切に行われ、定着すれば、取り組みの際にかかった時間や労力のコストを十分に取り戻せるほどの効果が期待されます。

社内全体の業務効率化が実践されれば、会社のみならず、従業員にも大きなメリットが生まれます。すぐ業績に繋がるものではないですが、長期的に見ると企業の利益に繋がり、成果を従業員に還元することもできます。

では、実際にどのような手順で業務効率化を進めればよいのでしょうか。今回はその一つの手法であるECRS(イクルス)という業務効率化のプロセスを紹介します。

ビジネスを最適化する業務改善メソッドとは

ECRS(イクルス)の原則とは、業務プロセスを4つのステップを踏みながら、業務効率化を実現していくフレームワークです。製造業において生産性向上を行うために開発されたメソッドですが、デスクワークや営業、小売業、サービス業等、あらゆるビジネスに応用することが可能です。

ECRSでは、「E(Eliminate):排除、C(Combine):結合、R(Rearrange):再配置、S (Simplify):単純化」の4つのステップに基づき、それぞれの改善箇所を洗い出しながら業務改善を進めていきます。ではそれぞれどのような方法なのでしょうか。詳しく見ていきたいと思います。

E(Eliminate):排除

生産性を高め、売り上げを拡大させる必要性を感じている時には、作業を増やしてしまう事が多くあります。しかし、まずしなければならないことは、ひとつひとつの業務の目的を再確認し、不要な作業を排除することです。特に長年、当たり前のように行っている業務は、排除の対象となる、定型化されている業務であることが多いです。

業務を他の人から引き継いでそのまま行っている場合には、なぜその業務が必要なのかを、担当者も理解していないケースなどがあります。特に作業の目的やゴールが不明のものは、思い切って一度やめてみるのが効果的です。

C(Combine):結合

複数の細分化された業務を、一つの業務としてしまうことで、効率を改善することが可能となることがあります。他人や他部署の担っている役割や業務を共有して、社内の縦割構造に改革のメスを入れることで、現場スタッフからもアイデアが生まれることもあります。

具体的には、一つの書類を作成する場合に、複数の作業者で、書類の部分的な作業だけを分担して作成しているようケースなどです。業務や作業の役割分担が細かく振り分けられている場合、定期的に見直しを行っていないと、作業の分業化自体が業務の足かせになってしまうこともあります。

このような場合、役割をゼロベースで考える視点が必要です。書類作成作業を1人がすべて行った場合に、誰が行うのが最も効率的かを考え直すことで、最終的に適切な作業担当者に業務を寄せることができ効率が上がるのです。

R(Rearrange):再配置

ある業務をイ、ロ、ハの順に行っている場合に、ロ、イ、ハにすることにより、作業効率の改善ができないかを再考します。具体的には、工程順や作業順を入れ替え、全体を見て自部門あるいは他部門に業務を移管したらどうか。などを検討します。

日々の改善を意識し、作業手順の入れ替えなどについて考えるのも、再配置のひとつです。業務全体でこの再配置を行う場合に大切なのは、「目的」と「目標」となります。達成したい目標がなければ、何を基準に再考してよいのか、ブレが生じてしまいます。また、業務の果たすべき目的が定まっていないと、最も効果的を発揮する業務プロセスの再配置ができなくなります。

S (Simplify):単純化

行き過ぎた丁寧さを目指してしまっている業務や、体裁にこだわりを求めすぎてる業務を見直します。社内向けの業務であれば、単純化しても経営に支障をきたすことなく、同等の成果を出せるものがあるはずです。クラウドサービスや、タブレット等のツールを活用すれば単純化が期待できます。

世の中には便利なITツールがたくさん存在します。従来通り紙で業務を行っているものなどは、ITツールや機械などを最大限活用し、業務の効率化を図ります。また、近年注目されているRPAを利用すれば、今まで人がやっていた業務を自動化することもできます。

RPAやクラウドのサービスは、業務効率化に力を発揮するものが多数あります。最も重要なことは改善インパクトが大きいところに対して自動化を行うという点です。上手に使わなければ、ツールを使った分だけ業務コスト増になってしまうこともあるので、十分に検討することが必要です。

以上見てきたECRSのメソッドはE→C→R→Sの順で、業務の効率化を検討することが重要です。このサイクルを回していくことで大きな改善効果が期待できます。

業務効率化がビジネスを下支えする

業務の効率化は、直接売上に影響することが少ないため、どうしても後回しになってしまうことがあります。しかし、ロスが多く業務のコストが肥大化してくると、経営を圧迫し、ビジネスに大きな影響を与えることにもなりかねません。業務の効率化を図ることで、長期的には生産性が上がりやすいスリムな経営体質になり、収益性も上がるようになります。この機会に業務の効率を見直してみてはいかがでしょうか。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。