タスク管理の方法は自分に合ったやり方を選びましょう

近年タスク管理の重要性がよく語られるようになりました。その背景には働き方改革に端を発する業務の効率化や生産性の向上という、企業が突きつけられれた課題によるところが大きいと考えられます。タスク管理は単に自分の仕事を見える化するだけではなく、業務の効率化を図ることができるものです。

似たようなものにToDoリストがあります。こちらはどちらかというとより個人に向いたタスクの管理のように使われ、期日を設けないで利用するという違いがありますが、タスク管理とほぼ同義と捉えて良いでしょう。どちらも効率よく仕事をする上で非常に有効なツールです。

タスク管理に興味はあるけど、どのように始めればよいのかわからない。また、自分が正しくタスク管理をできているのか不安だ。という方のために、本記事ではタスク管理の方法をいくつか紹介します。やり方さえ分かれば、後は運用していくだけです。是非参考にしてみてください!

タスク管理の方法①個人編

タスク管理をしたいと思っている方はたくさんいらっしゃると思います。主婦の方でも日々のタスクの数は膨大なものになります。それらを一つずつ時間を掛けずに片付けていくためにはどんな仕事を自分が抱えているのかを把握する必要があります。

タスク管理の醍醐味は大切な用事を忘れずにこなし、細々したものを一気に片付けて自分の時間を作る。ということです。だらだらと仕事をしてしまうのはその日の仕事量や、タスクの数をイメージできていないからです。結果、一日の後半が慌ただしくなってしまうという人が多いようです。

こういう方は是非、ToDo管理アプリを使ってみてください。できるだけシンプルなものがおすすめです。アプリ内でリストを作り、終わったら消していくだけです。一番重要なのは、最初にToDoを書き出す作業です。この作業をするだけで、その日のやることが可視化されイメージが湧くようになります。

気軽で手軽にToDo管理ができ、やり忘れることが減りますので、日常のストレスも減ります。そして何より自分の時間を作れるようになりますので、空いた時間を楽しむことができますよ!また、紙とペンでToDo管理をしたい方には④でご紹介しますのでそちらを参考にしてみてください。

タスク管理の方法②エクセル編

会社勤めをされていて、チームでプロジェクトを進めている方や、複数人で期日の有る計画を進めている方におすすめなのが、エクセルを使ったタスク管理です。タスク管理にもいろいろな方法がりますが、その中でもエクセルを利用するならガントチャートがおすすめです。

ガントチャートは職場の監督者が進捗状況を即座に把握できることを目的として考案されたものです。作業の開始日と、終了日を一つの横棒で表し、自分がいつまでに何を終わらせなければならないか一目瞭然になるシートのことです。

このガントチャートをエクセルに組み込めば、お手軽にタスク管理が行えます。しかも、普段から使い慣れているエクセルなら、自分の好きなように項目を増やしたり、関数を加えたり、フォーマットも変えられます。さらに、シート別やリンク機能、関数で紐付けなど行えるので、ファイルの一元管理ができます。現在ではエクセル版のフリーソフトも数多くありますので活用してみてください。

もしチームのタスクの進捗をエクセルで管理したければ、このガントチャートがおすすめです!

タスク管理の方法③チーム編

タスク管理をチームで行いたいと思っていたり、現在進行中のプロジェクトをグループで管理したいと思っている方におすすめなのが、タスク管理ツールです。個人で行うToDo管理を全員で共有できるようになるというもので、インターネット上のシステムを使って行います。

まず、個人の抱えているタスクを洗い出して全てシステム上に入力します。その作業をチーム全体が行います。そうするとシステム上でチーム全員のタスクを共有することができます。そのタスク管理表を見ながらプロジェクトマネージャーは、チームの進捗を把握したり、タスクを割り振ったりでき、業務の平準化を行うこともできます。サービスによってはスマートフォンのアプリと連動するものも有り、遠隔での利用も可能です。

また、機能の一つとしてそれぞれのタスクに、期日などの付帯情報を書き込むことによって、②に登場したガントチャート表を自動で作成してくれるものもあります。このサービスを使えば細かなタスクも見ることができ、プロジェクト全体の進捗を俯瞰することもできるのです。

チームでタスク管理をするのであればタスク管理ツールを利用することがおすすめです。

タスク管理の方法④紙とペン編

最後に一番原始的であり、いまだに根強い人気のある紙とペンによるタスク管理をご紹介します。今では先ほどご紹介したようにスマートフォンで使えるアプリや、パソコンで使えるツールもありますが、入力するのが煩わしいと思う人も多く、また、紙のほうが消したときの達成感を得やすいという人も多いようです。

用意するのは紙とペンです。もし、本格的に続けていきたいと思う人はこだわりのペンを用意すると継続しやすいと言われています。まず、紙の真ん中に縦に線を一本引き、右サイドと左サイドに別けます。そして、タスクをに箇条書きでリストアップしていきます。右側は途中で舞い込んできたタスクを書くためのスペースとして使用します。

そして、書き出したタスクに優先順位を付けていきます。このときの目安は、『重要度』と『緊急度』です。そして終わったタスクは文字の上に横棒一本引いて終わった事がわかるようにします。消しゴムなどで消してしまうと何を終わらせたかわからなくなりますので、できるだけ終わらせたタスクがわかるようにしましょう。

業務の途中で入ってきた右側のタスクは、内容を把握した上で左側に書き換えていきます。ToDoリストの真の目的は、今やっている作業に最大限集中してあたれるようにすることです。ですので、一回付けた優先順位をコロコロ変えたりすることは禁物です。一度決めた優先順位を守って作業を進めるようにしましょう。

タスク管理をして集中力UP!自分に合ったやり方を!

タスク管理というと、いかに多くの業務をこなすかという”量をこなす”ことに意識が行きがちですが、本来の目的は”本当に重要な業務を絞り込んでいく”ことにあります。タスク管理を続けていくと、タスクにかかる時間や、「これは後回しでもいいタスク」など、タスクの特性がわかるようになってきます。

このようにタスクの本質がわかってきたら、絶対にやらなければいけないことと、やらなくてもよいものが分別できるようになってきます。すると、業務の見直しに繋がり、無駄な業務を洗い出していくことができるようになるのです。それにより、業務の改善が行われていくのです。

是非、自分にあったタスク管理方法を見つけて、今後の業務改善や、自分のための時間づくりをしてみてください!

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