ビジネスチャットでテレワークのコミュニケーションを円滑に

働き方改革、コロナ対策で導入が進むテレワーク。そんなテレワークに欠かせないツールとなっているのがビジネスチャットです。対面でのコミュニケーションが難しい現在、ビジネスチャットの使い方がテレワーク下における組織の成長にとって重要なポイントとなってきています。

今回は、そんなテレワーク下のコミュニケーションにおいてビジネスチャットをどのように活用していけば円滑なコミュニケーションが実現できるかを解説していきたいと思います。

1. 自分宛のメッセージには出来る限り直ぐに反応

ビジネスチャットの場合、相手が自分が送ったメッセージを見ているのか、見ていないのかを確認できない場合が大半です。

自分宛てにメッセージが来た場合には、即返信できるものは即返信、少し時間がかかるものは「後で返信します」など、なるべく早くアクションを取るようにして、相手に自分が見たことを伝えるようにしましょう。スタンプなどが利用できるビジネスチャットにおいては、スタンプで反応するなども有効的です。

2. 対面以上に丁寧なコミュニケーションを心がける

ビジネスチャットでコミュニケーションを行う場合には、対面でコミュニケーションを取る時以上に丁寧なコミュニケーションを取る必要があります。

対面であれば、相手の表情で相手の理解度を判断したり、こちらも身振り手振りで伝えることが出来ますが、ビジネスチャットにおいてはテキストのみで相手にある事柄について理解をしてもらわなければいけません。

そのためにもいつも以上に丁寧に自分自身が伝えたいこと、依頼したいことなどをまとめてメッセージとして送るようにしましょう。また、文章だけだと冷たい印象を与えることもあるため、送信する前に自分にこのメッセージが来たらどう思うかを必ず読んでから送信をするようにしてみてください。

3. テーマによってグループ分けを行う

1つのグループでメッセージのやり取りを行うと情報が錯綜し、重要な情報を見逃したり、ちゃんとしたコミュニケーションが取れなくなってしまいます。

そうならないためにも、ビジネスチャットにおいては、部署やプロジェクトなどでグループ分けを行い、円滑やコミュニケーションが取れるようにしましょう。

4. DMはなるべく使わず、グループや全体でコミュニケーションを取るようにする

ビジネスチャットには、個人宛にメッセージを送ることが出来るDM(ダイレクトメッセージ)機能が付いています。

個別でメッセージがやり取りが出来るので、気軽に使いたくなりますが、仕事に関するやり取りに関しては、先程のグループや全体に届くトークルームでメッセージをやり取りをするようにしましょう。

そうすることで、誰がどのような仕事をしているかを全員が把握できるとともに、自分自身がどのような仕事をしているかを全体に対して共有することが出来ます。

5. 会議での決定事項などはすべてメッセージで残す

テレワーク中も会議は行われると思います。以前までは議事録をメールで共有したり、それこそビジネスチャット上に共有していたりしたと思いますが、テレワーク下においては、ちょっとした会議や定例の会議などの決定事項は、各自がタスク漏れが起きないようにビジネスチャット上にメッセージとして残しておくと良いです。

多くのビジネスチャットは過去にさかのぼってメッセージをチェックすることが出来ますので、あとでこのタスクを忘れていたなどのコミュニケーションロスが起きづらくなるので、有効です。

ビジネスチャットをうまく使ってテレワーク中のコミュニケーションを円滑に!

今回は、ビジネスチャットを活用してテレワーク中のコミュニケーションをどのようにすれば円滑なものに出来るかを解説してきました。

対面の方がやはりコミュニケーションは取りづらいですが、テレワーク下においておも上記のような点に気をつけるだけで、円滑なコミュニケーションが取れるようになります。是非自社でやっていない項目があれば、採用し、実践してみてください!

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