テレワークでもオフィスに居るように働ける工夫を

テレワークを初めて見ると「通勤時間がなくすことができる」や「作業に集中しやすい」、「業務の断捨離ができた」などのメリットがある一方、「社員間のコミュニケーションが不足している」や「自宅の作業環境が会社に比べて悪い」、「オンオフの区別が付けづらい」、「運動不足になりがち」などデメリットも見えてきました。

今回は、そんな中で各企業やテレワークを行う社員の方々がどんな工夫をして、オフィスに居るような環境で働く工夫をしているのかをまとめてご紹介します。

テレワークを快適にする企業の工夫

テレワークを導入した企業は、どのような工夫をして快適なものにしているのかを以下にご紹介していきます。

テレワークを快適にする企業の工夫【コミュニケーション編】

業務に関しては、テレワークの期間が長くになるに連れ各社、オンラインで利用可能なメールやチャット、ビデオ会議ツール、オンラインドキュメントなどをフル活用してオフィスで働いている時と同様の生産性を確保できるようになってきていると思います。

ただ、一緒に働くメンバーや上司とのちょっとしたコミュニケーションが取りづらいというのがテレワークにおいて不満が出やすいポイントとなっています。

そんな中、企業によっては、上司と部下の1on1ミーティングを定期的に行うようにしたり、部のメンバー全員が週の終わりに1時間程度ビデオ会議ツールで集まり雑談をするようにしたり、中には雑談専用のチャットルームを設置したりするなど、ちょっとしたコミュニケーションを取るようにしてコミュニケーション不足を解消する工夫をし始めています。

テレワークを快適にする企業の工夫【会議編】

テレワークにおける会議も対面で会議をすることがなれた人にとっては、ストレスが溜まりやすいポイントとなっています。これを乗り越える工夫としては、オンライン会議特有の注意点を全員で共有しておくことが有効的です。

企業によっては、以下のようなオンライン会議のルールを明文化し、全員に共有をして、少しでもオンライン会議のストレスを解消する努力をしています。

【オンライン会議のルール】
1. 議題や会議テーマ、関連する資料の事前共有
2. 会議の終了時間を予め定め、なるべく短い時間で会議を終了する(対面会議時よりも短い時間で設定)
3. 会議中は原則ビデオをONにする
4. 人数の多い会議では名乗ってから発言を始める

テレワークを快適にする企業の工夫【営業編】

テレワークの浸透により営業もイベント開催や展示会への出展、電話営業・DM送付、対面営業など従来どおりの方法では行えなくなってきました。

そんな中で、企業によってはこれまで力を入れていなかった公式ホームページでの情報発信を充実させたり、オンラインイベントや展示会への出展などを行うことで見込み客の発掘を行う企業も出てきています。

見込み客への営業自体も、これまで通りの対面営業が出来なくなってきたため、優秀な営業がオンライン営業においてどのような営業を行っているかを録画し、全営業メンバーに共有し、どうようの営業ができるよう教育を行ったり、オンライン会議を実施する際の独自のルールブックなどを作成し、営業メンバー全員がオンライン営業になれる仕組みを導入し始めている企業も出てきています。

自宅で出来るテレワークの工夫

テレワークに対して企業からのサポートもありますが、実際に自宅でテレワークを実施する社員の皆さんも様々な工夫をして、テレワークの作業環境を快適なものにする工夫をしています。

テレワーク中の子供に対応する工夫

小さいお子様がいる家庭にとっては、仕事の生産性や同僚とのコミュニケーション不足以上に問題になるのが、子供に対する対応です。オンライン会議をしているのに、画面内に入ってきてしまったり、話しかけてきてしまったりと仕事に集中できない方も多いようです。

そんなご家庭においては、「1日1回は時間を決めて外に連れ出す」や「集中できるおもちゃを用意する」、「ノートやタブレットなどを渡し、お仕事ごっこをする」などの工夫をしているようです。

テレワークをさらに快適にする工夫

テレワークを快適にする工夫としては、「体に負担のかからない机や椅子の準備」「Wi-Fi環境の整備」「ビデオ会議に必要なアイテムの準備」などはやっている人も多いのではないでしょうか?

これ以外で変わったテレワークを快適にする工夫としては、「作業部屋の電気を明るくする」というものがあります。自宅の照明を間接照明にして少し明るさを抑えた部屋にした人も多いかもしれませんが、間接照明などは脳をリラックスさせる効果もあると言われており、実は作業には向いていません。そのため、テレワークになれた人の中には、テレワークを実施する際には別の光量が多いライトを別途用意し、作業効率をアップさせる工夫をしている人もいます。

テレワークをちょっとした工夫で快適なものに

今後、テレワークという働き方は全世界的にもスタンダードになる可能性があります。現在の状況をある意味チャンスと捉えて、様々な工夫を凝らして快適な作業環境を手に入れましょう!

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