テレワークを始めるには何を準備して、どのような手順で行うべきか

これからテレワークを始めたいと考えている企業のご担当者向けに、テレワークを始める際に準備するべきものとどのような手順で始めるべきかを解説していきます。

テレワークを始める際に最低限準備するべきもの

テレワークを始める際に会社として最低限準備すべきものを解説していきます。

1. 持ち運び(持ち出し)可能なパソコン

テレワークを推進するために、まず準備をしなければいけないのが、各自がこれまでオフィスで作業をしていたのと同じことが行えるパソコンの準備です。中には、テレワーク前までデスクトップパソコンなどで作業をしていた人もいるかと思います。そういう方々には、持ち運び可能なパソコンを用意し、貸与する必要があります。

また、社外に持ち出すことから情報漏えいを防ぐためのVPNやセキュリティツールの導入も準備しておく必要があります。自宅で使用しているパソコンをテレワーク中に利用可能とする場合にも、VPNやセキュリティツール導入は必須とする必要があります。

2. 安定したインターネット(Wi-Fi)環境

現在は多くの家庭でインターネット環境は整備されつつあるかと思いますが、テレワーク開始前には、従業員の方々に自宅のインターネット環境の状況を報告してもらい、必要によっては安定したインターネット環境の提供を会社側で支援する必要もあります。

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3. ビジネスチャット、ビデオ会議ツール

テレワーク中の社内コミュニケーションを円滑にするためにもビジネスチャットツールやビデオ会議ツールの準備も進めておく必要があります。

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テレワークを始める手順

テレワークを導入する際の手順を解説していきます。

1. テレワークに関する社員のニーズを把握

テレワークを導入する前に、社員の方々にテレワークを実施する際に期待すること、不安に思うことなどをヒアリングし、しっかりと把握するようにします。

2. テレワークの目的を明確にする

社員のニーズを把握した上で、会社としてなぜテレワークを導入するのかを明確に定め、全社に対して共有します。ここで設定した目的によって、上でご紹介した準備すべきものも変わってきます。

3. 運用ルールの策定を実施する

目的が決まったら、実際にテレワークを運用する際のルールを策定します。

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4. 1週間程度のテスト導入を実施する

テレワークの運用ルール策定が完了したら、1-2週間程度、1部署や少人数のグループで実際に、ルールに沿ったテレワークの運用をすると全社で導入する際にスムーズに導入が進みます。

5,テスト導入の結果を受けた全体の見直しを行い、全社への導入を行う

テスト導入を実施し、上手くいくこと、上手くいかないことが把握できたら導入するツールや運用ルールの見直しを行い、全社への導入を行います。

何よりも自社でテレワークを導入する目的を明確に

今回はテレワークを導入する際に最低限準備するものと導入手順について解説をしてきました。

テレワークに関しては、他社で行ったことがそのまま自社で上手く運用できるということはありません。導入の目的や企業の業種、社員の職種などによって準備するべきもの、運用ルールなど違いがあるからです。

導入を急いで他社の成功事例を自社に適応させようとはせず、自社がテレワークを導入する目的を明確にしてから導入を検討するようにしてください。

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