業務効率化を図るための6つの方法

業務効率化を図ることは、企業にとって無駄な業務を削減することによりコスト削減が出来るだけでなく、従業員の労働時間を短縮することにより従業員のワークライフバランスの充実を実現できたり、優秀な人材の確保がしやすくなるなど多くのメリットがあります。

今回はそんな業務効率化を進める6つの方法をご紹介していきたいと思います。

業務効率化を図る前に行いたいこと

業務効率化を図る前に必ず行いたいのが、「現在行っている業務の棚卸し」です。これを行うことによって、現在社内や部署内でどのような業務が行われているかを可視化させます。

その際、各業務が誰が担当しているか、月間でどれぐらいの工数や費用がかかっているか、事業に与える数値的なインパクトなども一緒に可視化しておくと実際に業務効率化を図る際に意思決定がしやすくなります。

業務効率化の方法①:業務をなくす

まず、1つ目は「業務をなくす」です。業務の棚卸しをしてみるとなぜこの業務やっているんだっけ?というような業務もあったりします。

実際、企業において業務担当者は「なんの意味があるのだろうか?」と思いつつも、担当についた際に依頼を受けたからやり続けている業務というのも存在しています。

そのような業務を見つけた際には、思い切ってその業務自体をなくしてしまうことでそれ以外の業務の効率化を高めることに繋がります。

業務効率化の方法②:マニュアル化する

次の方法は「マニュアル化」です。

業務効率化を妨げる一つが、業務の属人化です。ある業務を長年1人のメンバーが担当しているとその人だけに業務のノウハウがたまり、いざ他の人にやってもらおうとすると同じように出来なかったり、業務のやり方自体がその人の頭の中にあるため、効率が良いのか悪いのかが判断できないということもあります。

これらを回避するために、基本的に社内の業務に関してはマニュアルとして可視化することで、業務効率化を図ることが出来ます。

業務効率化の方法③:社員のスキルアップを行う

次は「社員のスキルアップ」です。

業務内容と社員のスキルにミスマッチがあると当然業務効率化は進みません。業務を担当する社員のどのようなスキルを磨けば、担当業務効率化が実現できるかを見極めて、研修などでそこを補うことで業務効率化が図れることがあります。

業務効率化の方法④:担当する社員を変えてみる

次の方法は、「担当する社員を変えてみる」です。

「社員のスキルアップ」でも書いたように、業務内容と社員のスキルのミスマッチは業務の非効率を生んでしまいます。スキルアップを図ることもいいですが、担当変更するだけで業務効率化が図れることもあります。

業務効率化の方法⑤:アウトソーシングを活用する

次は、「アウトソーシングを活用する」です。

すべての業務は社内で行う必要はなく、社外に出しても良い業務に関しては積極的に代行会社やフリーランス、クラウドソーシングなどを活用して、社内のメンバーが行うべき業務に集中できるようにするのも業務効率化の一つの方法です。

業務効率化の方法⑥:RPAなどの自動化ツールを導入する

最後に「RPAなどの自動化ツールを導入する」です。

定型化された業務に関しては、比較的容易にRPAなどの自動化ツールが導入しやすい状況になってきています。アウトソーシングの活用同様、社員が本来じっくりと向き合うべき業務に向き合えるように誰でも実施可能な定型化された業務に関しては、積極的に自動化ツールを導入して、業務効率化を図りましょう。

まずは業務の棚卸しを実施し、自社にあった方法の選択を

業務効率化を図る際には、とにかく現在社内で行われている業務を棚卸しすることからはじめてください。その際、文中にも書いたように誰が担当しているか、どれぐらいの時間や費用がかかっているか、その業務を行うことでどれだけを成果が出ているかも一緒に洗い出すことをおすすめします。

そうすることで、自社にとって最適な業務効率化の方法を選択することが出来るようになります。

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