タスク管理がうまくいかない人の特徴と解決策

職場で仕事がうまく捗らなかったり、何から手を付ければよいのか迷ってしまって時間が過ぎていく経験をしたり、仕事が嫌いなわけではないのに、「仕事ができない人」というレッテルを貼られてしまうようなタイプの人は必ずいます。能力が低いわけではなく、やる気も有るのに仕事において結果が出せないタイプの人です。

学生時代レポートなどの点数もよく、テストでも点数が取れていて、成績も悪くなかったのに、社会人になって仕事を振られたらうまく仕事が回らずにまわりに迷惑を掛けてしまうというタイプの人は意外に多く、やる気がある分本人たちが一番苦い思いをしています。

仕事は基本的に”タスク”の集合体です。仕事を分解していくと、一つ一つの細かなやらなければならないこと、”タスク”に別けられます。このタスクをいかに上手にコントロールできるかどうかが、仕事のスピードや、成果を決めると言いえます。今回は仕事がどうしても捗らない人は、どのようにタスクと向き合うべきなのかをタスク管理の観点から見ていきたいと思います。

そもそもタスク管理とはなにをすることか?

一般的にタスク管理という言葉は、効率よく仕事をに進めるための「やらなければならないこと」という細かな単位に分解して、優先順位や時間配分などを自分で決めて、進捗度合いを管理することです。自分がやらなければならないことを順序よく進めていけるように、また忘れないようにすることができるのです。

もっと生活に馴染みのある似た用語には「ToDo管理」があります。いつまでにやらなければならないのかという期限を決めずに使われることが多いですが、タスク管理とほぼ同じものとして扱われます。

タスク管理をすると得られる最大の効果は、タスクをやり逃さなくなるということです。「自分はいまどんな仕事を抱えているのか?」と全体が見えるようになりますし、「どの仕事をどの順番でいつまでにやる必要があるのか?」とタスクの特徴を一つずつ明確にすることで、タスクの漏れを発生させないようにするのです。

このように優先度を付ければ、自分が抱えている仕事の量が把握できるので、やるべきタスクを忘れたり、期限が守れないということを防げるのです。

タスク管理が上手な人、苦手な人その違いは?

タスク管理を上手く活用して仕事をこなせる人と、タスク管理が苦手で仕事が捗らない人にはどのような違いがあるのでしょうか。主な違いは3つあると言われています。

1つ目は、両者のマネジメント能力の差です。仕事を上手に回せる人は、時間やお金や人間関係を自分で管理している人が多いです。どうやれば上手に管理することができるのかという努力もし、さらにマネジメント能力を高めるための投資まで行う人が多いのです。一方、タスク管理が苦手で、仕事が捗らない人は、時間の管理ができず、また、自分の行動を管理する習慣がない人が多いようです。

2つ目は、コミュニケーション能力の差です。仕事が早い人は、自分の意見や情報を明確に相手に伝える能力に長けています。また反対に、他の人が何を伝えたいのかを正確に理解する能力にも長けている傾向にあります。コミュニケーション能力が高いと、周りの人と協調できるので、タスク管理が上手に機能して、仕事がスムーズに進むことに繋がります。

一方で仕事が捗らない人はコミュニケーション能力に自信がない人が多く、周りの人と連携が取れず、仕事が上手く進められないということも有るようです。

3つ目は、数字に対してのセンスです。仕事が早い人は数字に強い人が多いと言われています。どのように仕事を進めれば利益が増加するのか、どうやって対応すれば作業時間を何分短縮することができるのかなど、仕事における数字を意識しながら業務を進めます。仕事が捗らない人は、「あと〇〇分でこれを終わらせる」など数字をイメージしながらタスク管理をしていないという違いがあるのです。

タスク管理が上手になる7つの方法

それではどのようなことに意識を向けて仕事に取り組めばタスク管理が上手くできるようになり、仕事をこなしていけるようになるのでしょうか。7つのポイントをご紹介します。

1. 時間をコントロールする意識を持つ

まず心構えとしてこの考え方はとても重要です。「時間を管理」するという考え方ができないと、せっかくタスク管理の方法を覚えても、なかなか身につくものではありません。たくさんの仕事に追われて慌てたり、焦る前に、自分で時間をコントロールしようと思う気持ちが大切なのです。

2. とにかく全部書き出す

自分の抱えている作業を思い浮かべた時に、「これは書き出した方がいいかな?」「これは今急ぎではないしな」など考えずに、とにかく思いついたタスクは全部書き出すのが鉄則です。もし必要ないと思ったら後で消したり、順番を入れ替えたりすればいいだけです。タスクを洗い出す時に必要以上に考えたり、悩んだりする必要ありません。

3. ものごとを整理しやすい環境をつくる

今までやってこなかった習慣を身につけるということは、とても精神的にも負荷がかかり、ストレスのもとです。出来るだけ余計なストレスは排除するために、デスクの周りや、身の回りはさっぱりしておきましょうあ。また、心地よくタスク管理ができるように、文房具など自分が使いやすいものを揃えるのも気分が変わって良いでしょう。

4. 作業を始める前にタスクと向き合う習慣をつける

始業前5分くらいの時間を使ってこれから向き合うタスクをイメージしましょう。とりあえず始めようといって作業に手を付けてしまうと、優先順位や段取りを誤って、結局時間の大幅ロスになることもあります。作業に取り掛かる前にこれからする業務の流れなどをイメージしておくと、スムーズに作業が進められます。

5. なるべくタスクを細分化する

やるべきことを洗い出すタスクのリストを作る時は、漠然と作業を書き出すのはNGです。1時間以上もかかるタスクは気が重くなってしまうので、タスクはなるべく細かく細分化しましょう。一つのタスクが30分で終わるように書き出すのが一つの目安です。

6. タスク管理の目的を「空き時間をつくる」とする

タスク管理はあくまで手段です。仕事のタスクをスムーズに終わらせるのは、本当はそれ自体が目的ではありません。本当の目的は自分がやりたいことをするための時間を作ることです。きちんとタスク管理ができている人は、作業にかかる時間も自分で理解しているため、「明日のことは明日やればいい」というように、時間に余裕ができます。その時間を大切にしましょう。

7. デジタルで管理できるようになる

会社には最初からタスク管理のツールがパソコンに入っているかもしれません。しかし、まず最初の目的は思うように自分と時間をコントロールできるのかということなので、やりやすいやり方で初めてみるとよいでしょう。付箋や、手帳、ノートでToDo管理するアナログの方がやりやすい人も居ます。次第にデジタルに移行していけるようになりましょう。

タスクを管理を理解して、仕事を終わらせましょう!

以上タスク管理の特徴や、方法などを見てきました。タスク管理が上手く行かない人は、その前段階の考え方を修正することが必要です。そして、日常的にあらゆるものを管理する心がけをすることで仕事においてもタスクを管理できるようになるのです。

いきなり仕事が早い人のマネはできませんが、そういう人たちは日頃から訓練しているというだけで、一概に能力が勝る劣るということではありません。是非、プライベートでも優先順位などを意識しながら過ごしてみてください。きっと仕事にも変化があります!

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。