シャドーIT対策を怠ると危険!シャドーIT対策をわかりやすく解説

今回のテーマは、シャドーITの対策についてです。コロナ禍で急速に普及しているテレワークの影響もあり、シャドーITは多くの人にとって関係のある存在になってきており、そのリスクまでもが高まっています。

そもそもシャドーITとは何のことか、なにが一体問題視されているのか、そしてシャドーITの対策について解説していきます。

シャドーITとは

シャドーITとは、企業の情報管理部門や経営部門が存在を認めていないIT機器(パソコン、スマートフォン、タブレット等。)やシステム、クラウドサービスを、従業員が業務で使用することです。

会社に申請したり許可されていないIT機器を使用して業務メールを確認したり、システム管理部門が把握していないチャットアプリやオンラインストレージにファイルを預けて共有するなどの行為です。

インターネットが不可欠で、便利なサービスがどんどんと生まれ、また身近な存在になっていることによって、プライベートな機器をビジネスで使用するシャドーITの事例が多く存在しています。

シャドーITに潜む、重大な問題点

個人所有のIT機器を使って仕事をすると、何が問題になるのでしょうか?いつでも手軽に、使いやすい端末を使用するほうが生産性が上がるのでは、思われる方もいらっしゃるかと思います。

それならば、特に問題がなさそうにも感じてしまいますが、実はシャドーITには企業存続さえも脅かすほどの危険があるのです。

最も問題視されるのが「情報セキュリティ」

最も問題となるのが、情報セキュリティについてです。個人利用のスマホやタブレット、クラウドサービスも、もちろん万全なセキュリティ対策が取られているかと思います。しかし、そのセキュリティはビジネスレベルでも安心できるものでしょうか?

個人利用レベルで安心と言えるレベルのセキュリティで、企業が取り扱う機密性に高い情報でも全く問題ない!と自信を持って言い切れるセキュリティなのでしょうか?

企業が取り扱う情報には、個人同士でのやり取りとは比較にならない情報量、機密性など、漏洩や紛失すると莫大な損害をもたらすことが起きてしまうような、取り扱い自体にリスクがある情報も含まれています。

セキュリティが万全、と言えない状態でのシャドーITは、企業の存続に関わるほどの危険を孕んでおり、シャドーITを実行したり見逃すことは、企業存続の危機が迫っているのに見て見ぬ振りをしている、とも言えます。

情報漏えいの原因第一位は、企業内での情報管理ミスだった!

実際にシャドーITと情報セキュリティの危機は、どのくらい関連性があるのでしょうか?NPO日本ネットワークセキュリティ協会が2018年に発表した調査によると、企業における情報漏えいの原因は第1位は、マルウェア感染や不正アクセスではなく、なんと内部要因である管理ミスが最も多いのです。

その内訳は、「紛失・置き忘れ」が26.2%、「誤操作」が24.6%、「管理ミス」が12.2%となっており、これら企業内の管理関連問題が全体の63%以上を占め、「不正アクセス」の20.3%という結果を圧倒的に上回っているのです。

企業が管理している機器やシステムで事故が起きてしまったケースも多少あるかもしれませんが、この結果にセキュリティ対策が万全とは言えないシャドーITが大きく関連してしまっていることは否めないのではないでしょうか?

シャドーITの対策は?

それでは、どのようにシャドーITの対策を行えばいいのでしょうか?テレワーク推進が強化されている今、完全にシャドーITを禁止にするというのは実際のところ非常に難しい、という企業が多いでしょう。

クラウドサービスの利便性を重視して、もっと生産性を上げていく、という動きの妨げにもなりかねません。

実は、“あの不満”がITシャドーが生み出す原因に

そもそもシャドーITが生まれてしまう原因には、元々企業が用意している端末やシステムが古い、遅い、容量が少ない、使いにくい、と不満を持っているケースが多いようです。

それならば効率化するために、もっと新しくて作業が早くなる私用の端末やどんどん刷新されていくオンラインシステムを使ったほうがいい、と仕方なくシャドーITを導入するしかない…という展開になってしまうのです。

有効な対策は「社内のITがシステム環境の改善」

では、どんな対策を講じれば良いかと言うと、最も有効なのが、従業員の利便性、生産性向上を追及した「代替案を実施すること」です。

シャドーITをするしかないところまで追い込んでいるのは経営陣です。従業員が業務で感じている不便をどうやったら解消できるのか、どんな改善をすべきか、システム管理部門や従業員にヒアリングし、セキュリティ面もしっかり考慮した上でそれが導入できるのかを考案しましょう。

1年に1回実施すべき対策は「従業員教育」

また、従業員にはシャドーITのリスクに関する教育を1年に1回行いましょう。どんどん進化するインターネットサービス。手軽に便利だからこそ、危険性を忘れがちになります。重要事項としてリテラシーに関する教育しましょう。

急速に進化する業界だからこそ、情報を定期的にブラッシュアップする必要があります。

現状の理解と改善でシャドーITをなくし、生産性を上げる!

シャドーITの対策には従業員の協力が不可欠です。経営者とシステム管理部門は、ただただシャドーITの危険性を訴え、禁止を掲げていくのではなく、「従業員の現状を理解すること」、そして「現状を改善すること」が重要です。

それができればシャドーITはなくなり、従業員の企業に対する満足度が上がり、生産性向上も期待できます。

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