業務効率化とは?コスト削減と従業員満足度向上が鍵

多様な働き方を選択できる社会の実現と、日本が直面する、少子高齢化に伴う労働人口の減少に対応できる社会づくりを目指し、働き方改革関連法が施行されました。働き方改革に取り組んでいくためには、長時間労働の是正を進め、業務の効率化を図っていくことが必要不可欠になっていきます。

業務効率化と一言で言っても、すぐにピンとくる人もいれば、具体的になにをすればよいのかわからない人もいるかと思います。業務効率化においてやるべきことは多岐にわたり、企業によっても取り組み方は変わってきます。では、実際にどのようなことを行っていけばよいのでしょうか。

業務効率化に期待できること

業務効率化を端的に表現すると、求められている役割や仕事の実行を効率化することといえます。業務効率化に取り組むことによって、人的、時間的コストの削減や生産性の向上が期待できます。

日本は労働人口が減少傾向にあり、また、市場も縮小していくと予想される厳しい状況下にあります。今までのようにシェアを維持することや、事業拡大を図るには、あらゆる業務に関する効率化が重要な施策の一つとなるでしょう。

多くの企業が人材不足に直面する中、今後受注していく仕事を、既存の人員で回していくにしても、残業に関する規定が厳しくなった今、労働時間を適正の範囲内に抑えていかなければなりません。このような状況を迎えていく中で、企業としていかに対応していくかが喫緊の課題となっています。

業務効率化を進めるための具体的な手順

業務効率化を行う際に、効率化をするための目的が明確になっていなかったり、会社の風土や、仕事の進め方にマッチしない方法を押し付けてしまうと、逆に業務を非効率化させてしまうことになりかねません。

業務効率化を進めていくにあたって、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。業務効率化を社内に定着させて目に見える成果を出すための、業務改革の方法を確認しておきましょう。

社内の業務を洗い出し、優先順位を付けられるようにする

業務に潜む非効率を表す言葉にムリ・ムダ・ムラがあります。ムリとは負荷が能力を上回っている状況、ムダとは逆に負荷が能力を下回っている状況、ムラはムリとムダの両方が混在して時間が立つと顕在化していくものです。これらの改善を行い、業務効率化を進めるためには、業務を棚卸しする必要があります。個人が業務上抱える小さなタスクに至るまで、現在会社で行われている全ての業務を洗い出し、すべての業務を可視化することから始めます。

その結果得られた業務を洗い出したリストを見ながらそれぞれの業務について優先順位を付け、「ムダがないかどうか」を検討します。

例えば、今まで行っていた定例の社内会議を、チャット内の連絡にとどめ、重要な議論もオンライン会議などですることによって、上司とのスケジュール調整、会議室の予約、会議資料の作成といった準備時間を他の業務に充てることもできるため、大幅な生産性の向上を期待できます。

また、属人化していた業務をみんなができるようにすることで、特定の従業員に負担が偏りすぎることを抑え、他の従業員が手の空いたときに業務を進めていくことも可能となります。

ワークフローを社員で共有できるようにして、業務の流れを決めたり、タスクを適切に管理することも、必要です。

業務をマニュアル化する

業務効率化業務を洗い出し、タスクが見えるようになったら、業務の進め方や規則などをまとめてマニュアルを作ると業務を効率化できます。マニュアルがあることで、まだ経験したことのない業務を割り振る際に、説明にかかっていた時間を短縮でき、商品やサービスの質を均一化することができるようになります。

業務のスペシャリストの存在は企業にとって大きな価値がありますが、それ以外の人に任せたときに、各個人のやり方によって商品やサービスの質が異なってしまうと、会社のイメージを低下させる恐れがあります。

マニュアルを作り、誰がやっても同じサービスを提供できるような体制を整えることで、業務にムラが無くなり、知らないからできなかったという事態も回避できるので、効率化に役立ちます。

ITツールを活用する

業務をすすめる上で、テンプレート上で作成する書類や、データベースからの情報収集、スケジュールやタスクの管理など、実際に行ってみると機械的な仕事だと感じるものがあります。これらの事務作業の多くは、ITツールを利用することによって、自動化できるものもあります。

単純作業をITツールで自動化すれば、空いた時間で生産性の高い仕事に集中できます。ITツールを使った自動化は、業務を効率よく進められる上に、新たなビジネスに取り組むための時間をもたらしてくれます。

業務効率化のメリットを社員と共有する

業務効率化を進めるにあたり、業務の内容だけではなく従業員の職場環境や、業務との相性についても考慮することが近年の傾向となっています。業務効率化によってどのように従業員が働きやすくなるのか、従業員のスキルを活かすためにはどうすればよいかなど、会社にとってのメリットだけでなく、従業員にとってのメリットも考えることが求められます。

業務効率化によって会社の業績が良くなったけど、社員の不満が増えた。ということも想定されるため、従業員のモチベーションを上げることも目的の一つとして考えなければなりません。業務効率化によって生み出された時間や資金で新しい仕事を創出することは、会社を経営する上で最重要課題の一つですが、従業員の残業や休日出勤を減らし、ワーク・ライフ・バランスを充実させることも必要となってきています。

効果的に業務効率化を進めるポイント

今まで業務効率化に取り組んできた企業も多いかと思いますが、これから日本が迎える状況の中で、意識しておきたいことがあります。業務効率化の落とし穴が、「やったつもり」になってしまって、結局効果が得られないということです。実際に効果的に効率化を進めていくにはどうすればよいのでしょうか。

1. 中長期的な視野をもって継続して取り組む

業務効率化は、取り組み始めてから、実際に効果を実感できるようになるまでに、ある程度の長い期間を想定しなければなりません。始めるときに時間や労力が必要になるため、効率化できたよう思えてしまうことがあります。しかし、そこで止めずに、根気よく続ける必要があります。

2. 従業員と協力して取り組む

業務効率化を進めていくときに、今までやってきたから十分、という考え方は捨てなければなりません。本当に成果を出すためには、従業員全員が一丸となって取り組む必要があります。情報共有のためのシステム作りなども行い、気兼ねなく状況を報告ができ、全社的に協力し合う意識が必要となります。

3. 多数の方法を組み合わせ、PDCAサイクルを回す

業務効率化を効果的に行っていくためには、1つの施策だけでなく、いくつかの施策を組み合わせて同時進行的に実施することが重要です。実施したら結果を社内で確認し、その後の施策方針を決め、また施策を実施するという、PDCAサイクルをしっかり回しながら行うことで、効率化を実現し、継続させていくことができます。

業務効率化の目的を明確にし、全社で取り組む

業務効率化を正しく進めていくと、コスト削減だけではなく、従業員満足度の向上にもつながります。業務効率化で成果を出すためにはまず、現在の業務に内在する問題の洗い出しと、企業に合った手段を選定し、実行していく必要があります。また、トップダウンで行うと、細部まで目が行き届かずに、業務が非効率化されたり、社員の不満を生み出す可能性もあります。社員の理解を得ながら、全社的に行うことで初めて達成できる取り組みなのです。

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