ビジネスチャットとは?その機能とメリット・デメリットを説く!

いつでも、どこからでもコミュニケーションを取ることができ、セキュリティもしっかり対策されているビジネスチャット。その便利さとテレワークの普及拡大に伴って、ビジネスチャットツールを導入する企業数も急速に増加しています。

よって使っている人も多いビジネチャットですが、個人で手軽に利用しているチャットと何が違うのか、ビジネスチャットとはどんなものなのか、実はよく分からないまま使っている人もいらっしゃるのではないでしょうか?

本記事では、ビジネスチャットの目的やビジネスチャットでできること、ビジネスチャットのメリットやデメリットについて、知っていそうで知らなかったビジネスチャットについて、解説していきます。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、インターネット上でビジネスに必要なコミュニケーションを効率化、そして活性化できるツールのことを指します。

社内はもとより社外の人との連絡ツールとしても使うことができます。テキストでのチャットとなり、SNSのような手軽さで円滑なコミュニケーションを取ることができます。

ほか、メンバーとのデータの共有やタスク管理、オンライン会議ができるなど、チャット以外の機能も兼ね備えています。

ビジネスチャットでできること

ビジネス上で必要な情報をまとめて管理したり、メンバー内でのコミュニケーションを取ることができるビジネスチャット。具体的にはどんな機能があるのでしょうか?

標準的に使える機能

ビジネスチャットと称するツールには、以下の機能が標準的に使うことができます。

  • チャット機能
  • グループ作成機能
  • 音声通話・ビデオ通話機能
  • ファイル共有機能

ツールによって使える機能

ビジネスチャットを運営するサービスは相当数に及びます。ツールによっては標準的機能に追加して、独自の機能を搭載しています。その一例は以下になります。

  • タスク管理機能
  • アラート機能
  • 他社ツールとの連携機能
  • 日報機能
  • 業種に応じたセキュリティ機能
  • 既読と未読の判別機能
  • ブックマーク機能
  • カレンダー共有機能
  • GPS機能
  • 翻訳機能

ビジネスチャットのメリット

このように様々な機能があるビジネスチャットには、どのようなメリットがあるのでしょうか?

端末やOSを問わずに使える

多くのビジネスチャットは、パソコン、スマートフォン、タブレットなどどんな端末で使うことができます。また、WindowsやAndroid、iosなど様々なOSに対応しているので、どんな人でも使える点が便利です。

メールより簡潔なコミュニケーション

メールでの連絡となると、件名、そして「お疲れ様です」「いつもお世話になっております。」など枕詞を入れてから本文に入る、という流れが必要になりますが、チャットならばすぐに本題に入ることができるので、気軽かつ簡潔にやり取りすることができます。

複数名でコミュニケーションが取れる

ビジネスチャット上でグループを作成することができ、そのメンバーと同時にコミュニケーションを取ることができたり、情報の共有ができます。

これがメールの場合だと、メールを送信する度、宛先にチーム全員のアドレスをCCに入れる必要がありますが、この手間がなくなり、会話の流れもチーム全員で閲覧できるメリットがあります。

リアルタイムでのコミュニケーション

その気軽さと簡潔さの特長から、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。ちょっとしたことでもメンバーと情報を共有したい時にすぐに連絡ができたり、すぐにリアクションしたいときにも短いメッセージやスタンプで返信できます。

タイムロスを削減できる

チームメンバーとファイルやタスクを共有できるので、会議の前に必要書類を共有しておくことや、プロジェクトの進捗状況(タスク)を相手に尋ねることなく、すぐに確認できます。

コミュニケーションをリアルタイムに取れることと合わせ、タイムロスを削減することができ、業務効率化に役立ちます。

安心できる、高いセキュリティ

ビジネスチャットはその名のとおり、ビジネスでの使用に特化したツールです。だからこそ、企業が最も気がかりなセキュリティ対策も高い効果を発揮します。

ビジネスチャット上での通信や情報はすべて暗号化され、アカウントの権限は企業が管理することができます。個人利用のSNSで起きてしまうような情報漏えいやデータ紛失、アカウントの乗っ取りなどは発生しません。

ビジネスチャットのデメリット

多機能でメリットが多いビジネスチャットですが、デメリットにはどんなものがあるのでしょうか?

チャットが流れていき、情報を見逃すケースがある

チャットはリアルタイムで会話が流れていきます。会話した内容を後に確認したい時に辿りにくかったり、ツールによっては休日明けに未読分を確認する際に、チャットを開いたら一気に会話が流れてしまい、情報を見逃してしまうといったデメリットがあります。

対面でのコミュニケーションが減少する

基本チャットでのコミュニケーションはテキストになります。すると、チームメンバーと会ってコミュニケーションを取る機会が減少します。

また、チャットに慣れていないチームだったりプロジェクトの内容によっては、テキストだけではちょっとしたニュアンスが伝わりにくかったり、意図していない解釈をされてしまう可能性が発生するというデメリットがあります。

ビジネスチャットの導入で、組織の活性化を!

ビジネスチャットは、円滑なコミュニケーションや業務効率化に貢献できるツールです。そして、テレワークなど多様な働き方が増えていく中で、ますます活用すべきツールになっていくでしょう。

プロジェクトや企業に合ったビジネスチャットを選んで、業務の軽減や労働時間の削減、コミュニケーションを有意義なものとし、より組織の活性化を目指しましょう。

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