ビジネスチャットを導入するとこんなメリットが!7つの代表的メリット

仕事でチャットを使いたい場合、日常で慣れ親しんでいるLINEやInstagramのDM、Facebook Messengerなどを仕事でも使用している人もいらっしゃるかと思います。

しかし、ビジネスシーンにおいては専用のビジネスチャットを導入している企業が多数あります。それらの企業は、なぜプライベートで使用しているチャットツールではなくビジネスチャットを導入しているのでしょうか?今回は、ビジネスチャットを導入するメリットについて見ていきます。

ビジネスチャットとは?

そもそもビジネスチャットとは、どんなツールなのでしょうか?ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで活用しやすい機能が充実し、個人用のチャットツールでは不足している管理機能やセキュリティ対策が強化されているコミュニケーションツールのことを指します。

ビジネスチャットを導入する目的は?

企業がビジネスチャットを導入する目的は、「コミュニケーションの活性化」と「業務効率化」です。

ビジネスチャットは、基本的にテキストベースでのコミュニケーションとなりますが、その際にはメールのように導入部分や件名、署名を記載したり、メールを送る相手のメールアドレスをその都度選択する必要がありません。

SNSのように気軽にコミュニケーションを取ることができるので、従業員同士が活発にコミュニケーションを取ることができたり、用件を伝える以外の時間を削減できます。

そして、プロジェクト内で共有したいデータを全員が閲覧、編集できたりそれぞれのタスクを確認することができる点も業務効率化に貢献できるので、導入を図る企業が多いのです。

ビジネスチャットを導入する、7つのメリット

コミュニケーションの活性化と業務を効率を上げる効果があるビジネスチャットですが、ビジネスチャットを導入すると、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

①場所や時間に関わらず、コミュニケーションを取ることができる

ビジネスチャットは、メンバー同士が離れた場所にいても、チャット内で会話をすることができます。オンタイムでのコミュニケーションはもとより、勤務時間が異なる場合でもチャット上にメッセージを残しておけば、いつでも閲覧することができます。

まさに、テレワークが推奨されている現代が求めているコミュニケーションの形と言えます。

②簡潔、かつ迅速なコミュニケーションを取ることができる

メールだと、相手のメールアドレスや件名や、前文や署名を入力する必要がありますが、ビジネスチャットならば用件を入力するだけで良いため、コミュニケーションのスピードがはるかにアップします。

ツールによっては、スタンプのようなイラストで即座にリアクションを示すことができる機能もあるので、すぐにメッセージを入力して返信できない時にも相手に感謝を伝えたり、理解している意思を示すこともできます。

③チャットとビデオ機能の併用でコミュニケーション不足を解消できる

ビジネスチャットはネーミングのとおり、メインで使用するのはチャット(テキスト)でやり取りするシーンが多くなりますが、ツールによってはビデオ機能やマイク機能を使用することができます。

従業員全員がテレワークとなっていてなかなかコミュニケーションを取る機会が持てない場合でも、チャットとオンライン会議、2つの手段にとってコミュニケーションの不足を解消できる役割も果たせます。

④メッセージを誤送信してしまっても、あとから編集・修正・削除することができる

メール送信をする際に相手を間違えた、CC.にメンバーを入れ忘れた、ミスタッチよる誤字、必要なデータを添付し忘れてしまった、この表現だと意図が伝わりにくかったかもしれない、内容を編集したいけど、もう遅い…そんな経験ありませんか?

ビジネスチャットなら、一度送信したチャットの内容を後から編集・修正、削除することが可能です。この機能によって相手に誤解を招くことや不快な思いを与えてしまう機会はぐっと削減することができ、円滑なコミュニケーションに貢献してくれます。

⑤グループ機能の活用で、チーム全員で同時に情報やタスクを共有できる

ビジネスチャットにはグループ機能があります。こちらは社内外関係者をメンバーにすることができるので、メンバー全員に対し同時に情報を伝達することができたり、共有したいデータをまとめてグループメンバー全員が共有することでき、編集もできます。

この情報を知らない人がいた、伝達漏れあった、ということが防げたり、メンバー同士のタスク管理もできるので、業務をより正確に進めることができたり、スピーディなコミュニケーションに役立ちます。

⑥情報が記録され、必要な情報検索が簡単にできる

ビジネスチャットは、チャットの内容もデータも記録しておけます。チャット上での連絡内容を再度確認したり、共有したデータを閲覧したい時には、その情報を簡単に検索することができます。

電話やオンライン会議では聴き漏れてしまうことや記録していなかったことでも、チャットならば後からでも簡単に辿ることができるので、この機能にも業務の正確性を高められるというメリットがあります。

⑦ビジネスレベルの情報に対応できる高いセキュリティ

ほとんどのビジネスにはインターネットが欠かせなくなっていますが、インターネット上で取り扱う情報には機密性が高く、セキュリティを心配する必要があるケースも多々あります。

ビジネスチャットでは、個人が使用するチャットツールではカバーできない範囲までセキュリティ対策が講じれています。専門性が高い情報や個人情報を取り扱う等、必要なセキュリティが最適化されたツールがありますので、それぞれの業種に合わせたツールを選択することができます。

ビジネスチャットは、現代のビジネスにマッチしたコミュニケーションツール

ビジネスチャットを導入すると、安全性が確保されている中で時間や場所にとらわれることなくチームメンバー同士で活発に円滑なコミュニケーションを取ることができます。そして不要な過程を省くことができることは労働時間短縮にもつながります。

つまりビジネスチャットは、テレワークを始め、働き方改革が推奨される現代ビジネスのコミュニケーション手段として、非常にマッチしている、時代が求めているツールなのではないでしょうか。

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