ビジネスチャット導入のデメリットと解決策

組織内のコミュニケーションを活発化させるのに便利なビジネスチャット。メールや電話よりチャットでのコミュニケーションがメインになっている企業も増えています。その利便性からメリットが注目されますが、デメリットはないのでしょうか?

今回は、ビジネスチャットを利用によって発生する可能性があるデメリットと、そのデメリットをどのようにカバーしていけば良いのか、その対策について解説していきます。

「業務の効率化」と「コミュニケーションの活性化」を実現できるビジネスチャット

ビジネスチャットの利用で得られるメリットは、「業務の効率化」と「コミュニケーションの活性化」です。

ビジネスチャットは、勤務している場所が離れているメンバーともコミュニケーションを取ることができます。そして、データやタスクの共有もチャット上で完結できる点から、気軽、かつ簡潔なチャット上の会話から盛んにコミュニケーションを取ることができ、業務を進めるにあたり必要のない時間や労力を削減できます。

メリットばかりではない?ビジネスチャットのデメリットとは?

働き方改革の推進によって勤務場所や時間が異なることが一般化し始めている昨今、ビジネスチャットでのコミュニケーションは時代が求めているコミュニケーションツールといえるでしょう。

それでも、ビジネスチャットが生み出すのはメリットばかりではありません。組織によっては、ビジネスチャットを利用するとデメリットも被る可能性もあるのです。

ビジネスチャットには、一体どんなデメリットがあるのでしょうか?

1:ツールの利用方法を教育する必要がある

新しいツールを導入すると決まったら、そのメリットばかりに目が行きがちですが、実際ビジネスチャットを使用する社員全員がすぐに適応できるスキルがあるわけではないことを忘れてはなりません。

新しいビジネスチャットツールを導入する場合、社員に使い方を教育する必要があります。教育にはコストや時間がかかります。また、一時的ではありますが生産が低下する可能性があります。

準備を万全にすることにより教育コストを減少させる

このデメリットを回避しようとビジネスチャット導入前の教育を怠ると、一部の社員しかビジネスチャットを使用しない、コミュニケーションの手段が混在してしまう、などビジネスチャットの導入が失敗に終わってしまいます。

生産性の低下は一時的と割り切って、なぜこのツールを新しく導入するのか、どんな恩恵があるのか、など導入理由の説明を含め、操作のガイダンスやサポートを必ず行いましょう。

教育の事前準備を万全にしておくことにより、教育のコストと時間は削減できます。

2:対面コミュニケーションが減少してしまう

便利なビジネスチャットに慣れてくると、業務上必要なコミュニケーションをビジネスチャットのみで済ますようになり、電話や対面でのコミュニケーションを煩わしく感じるようになり、対面でのコミュニケーションが減少してしまう要因となります。

また、文字だけで意思疎通を行っていると、意図したことと異なる内容で相手に伝わってしまうなどのデメリットが生じ、後々大きなトラブルを生み出してしまう可能性もあります。

細やかな意思疎通は、対面やビデオ通話でないと伝わらないことも

文字だけでのコミュニケーションには限界があります。時には電話、もしくはオンライン上でのコミュニケーションならばビデオ通話を画面共有しながらデータを同時に閲覧しながらコミュニケーションを取るなどでコミュニケーションを取りましょう。

定期的に対面することにより、その後のビジネスチャットでのコミュニケーションがより円滑になるというメリットもあります。

細やかなコミュニケーションは、お互いの表情や声のトーンで伝わるニュアンスによって成立することもあるので、チャット以外のコミュニケーション手段も併用しましょう。

3:情報量が多くチャットが流れていくと、見逃すなどの情報不足を招く

こちらは、チャットでコミュニケーションが活発になればなるほど発生しうるデメリットです。組織でのチャットが盛んになった時や、そのチャットをオンタイムで確認できなかった場合に追ってチャットを確認すると、メッセージが大量に流れていってしまうことがあります。

その場合、メッセージをすべて確認しているつもりが見落としてしまったり、重要な情報を探しにくくなったり、当該内容の結論がなんだったのかが分からない、といった形で情報が多いことによって情報不足を招くケースもあります。

ピン留めやブックマーク、メンションをつけるなどの機能を活用する

あとから再度確認することを前提に、重要だと感じたメッセージはピン止めやブックマークに追加するなど、自分自身で見失わない工夫をしましょう。

そして、メッセージを送る際にはメンションをつけることを徹底しましょう。メンションとは、メッセージの宛先となる、このメッセージを読んで欲しい相手を指定できる機能です。

メンションをつけることによって、ビジネスチャットによってはメンションがついた相手に通知されるので、自分宛てのチャットが来ている、いうことが分かるので、見落としや返信忘れの対策になります。

4:無駄なコミュニケーションが増える可能性がある

ビジネスチャットの魅力は、コミュニケーションを活発化できることです。そしてメールとは異なり気軽に使えることも大きなメリットです。

しかし、その気軽さからコミュニケーションが活発化していくと、プライベートな話が多くなってくるケースがあります。

直接業務に関係がないチャットが頻繁に繰り返されると、その分も毎回通知されたり、そのチャットへリアクションをしていると、業務が進まなくなったり集中が途切れてしまい、生産性が下がるというデメリットに繋がってしまいます。

運用ルールを決め教育し、自律心を養う

活発なコミュニケーションは組織にとって大きな強みです。その強みを失わず生産性に悪影響を及ぼさないためには、ビジネスチャット利用開始前から運用ルールを決めることと教育することです。

他のメンバーの業務を妨げないように、メンバー各々が自律できる方向に牽引していきましょう。

5:既存のツールとの競合

新しいビジネスチャット導入の前には、電話やメール、社内独自のSNS等、様々なコミュニケーションツールを利用していると思います。または、すでにビジネスチャットを利用していて、新しいビジネスチャットへ変更したいケースもあります。

その場合、既存のツールと新しいツールの併用など複数のツールを利用すると、それぞれのアプリを起動する手間がかかり、それぞれから通知が来ることで作業効率を下げる可能性があります。

そして情報の分散を引き起こし、知らせるべき相手との情報共有ができないという事態も引き起こしかねません。

重要度やシーンによって使うツールを決め、外部アプリとの連携機能も活用する

コミュニケーションツールをひとつのビジネスチャットに統一できることが理想的ですが、なかなか難しいシーンもあります。

この案件のここまではビジネスチャットで、ここから先の場合はEメールで、などとそれぞれのツールでの情報が同等内容で混同しないように、ツールの使い分けを明確にするルールを作りましょう。

そして、ビジネスチャットには外部アプリとの連携が可能なものが多いです。連携機能をうまく活用すれば、複数のアプリ起動の手間やそれぞれのアプリからの通知は削減できます。

デメリットの解決にはツール選択も影響する!

このように、ビジネスチャットの利用で発生するデメリットは、解決策が明確なものばかりです。このほかにも、業種や組織によって独自のデメリットもあるかもしれませんが、そのデメリットは利用するビジネスチャットによっては即解決できるデメリットかもしれません。

ビジネスチャットを利用する際には、その特長や機能をじっくり検討したり、無償ビジネスチャットを導入してみたり、有償ビジネスチャットの無料トライアルを試していく中で、メリットの多さ、そしてデメリットをどのくらい削減できるツールなのかを実感してツールを選択するのがおすすめです。

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