ビジネスチャットを上手に活用するために押さえるべき運用ルール

チームのコミュニケーションを活性化させるために有効なビジネスチャット。導入前にはあらかじめ運用のルールを決めておくことが重要になります。今回は、ビジネスチャット導入に当たりどのような運用ルールを設けるとビジネスチャットを上手に活用することができるのか、特におすすめしたい、押さえておくべきルールを7つご紹介します。

ビジネスチャットは、利便性と生産性向上の観点から、注目のコミュニケーションツール

ビジネスチャットは、安全性が確立されているツールの中で、時間や場所に制限されることなく従業員同士が活発かつ円滑なコミュニケーションを取ることができるツールであることから大変注目され、年々導入する企業が増えています。

コミュニケーションが活発になる事以外にも、本題とは直接関係のない過程を省くことができるため、生産性の向上につながり、労働時間が短縮できる点は働き方改革の観点からみても、現代のビジネスシーンに非常にマッチしたツールです。

ビジネスチャット導入前には、使用方法と運用ルールの教育が不可欠

便利で頼れるツールであるビジネスチャットですが、上手に活用するためには導入前に従業員教育を実施しておかないと、ビジネスチャットを活用しなくなったりトラブルのきっかけになってしまう可能性も生じてしまいます。よって時間やコストがかかっても、ビジネスチャット導入における従業員教育は必ず実施しましょう。

教育する内容はビジネスチャットの使用方法と合わせて、運用ルールも取り決め従業員全員周知するようにしましょう。

導入を成功させるために抑えておくべきビジネスチャット運用ルール7

それでは、どのような運用ルールを取り決めれば従業員がトラブルに巻き込まれることなく快適にビジネスチャットを運用することができるのでしょうか?

以下取り入れたい運用ルールの中から、ビジネスチャットの導入を成功させるために特におすすめしたい、これは抑えておくべき、という7つのルールをご紹介します。

①使用方法をマニュアル化し、いつでも閲覧できる状態にする

まずは、ビジネスチャットの使い方を従業員全員で共有することです。

従業員の中にはチャットに不慣れな人もいますし、後からチームに加わる人もいます。使用方法とルールは誰でも分かるマニュアルを作成しましょう。

ビジネスチャットを使えない人やルールを守れない人は、故意的に使わない、守らないのではなく、分からないだけだった可能性が大いにあります。

②投稿禁止事項を決めておく

メールよりも気軽なビジネスチャットは、メールならば書かなかったはずの内容を書いてしまう従業員がいるかもしれません。個人情報などを書き込むことを含め、予め組織での禁止事項を共有しましょう。

③利用時間を決める

ビジネスチャットのメリットは、いつでもどこからでもコミュニケーションが取れることです。しかし、時間を決めずに利用するのではなく、利用できる時間を決めましょう。

基本的には勤務時間に利用するものとし、緊急の際は利用できるグループや、何時までならば対応する、など組織に合わせた利用時間をあらかじめ設定し、仕事とプライベートが混同しないようにしましょう。

④挨拶や無駄な雑談はできる限り省く

無駄な雑談で長々と会話したり、ビジネスチャットのメリットは、スピーディなコミュニケーションです。「かしこまりました」、「確認しました」、「ありがとうございます」、などのメッセージは投稿禁止にしましょう。

既読、了解、お礼などはスタンプでリアクションをする運用にすると良いでしょう。

⑤同一テーマの会話はスレッド投稿に統一する

チャットは活発になればなるほど、膨大な量になります。多くのテーマでコミュニケーションが取られていると、確認したい内容が流れてしまったり後から追えなくなってしまい、業務に支障をきたすこととなります。

よってスレッド投稿の活用をルールで統一しましょう。同一テーマ毎でスレッド投稿にすれば、情報の整理がしやすくなります。

⑥グループやトークルームは管理者が作成する

メンバーが誰でもグループやトークルームを作成できると管理することが大変になります。同一案件が類似グループで話が進み、把握していないメンバーが出てしまうなど業務やチームワークに影響を及ぼしてしまう可能性もあります。

そういった事態を起こさないために、グループやトークルームを作成する場合は、管理職が実施するようにしましょう。

⑦メンバー権限は詳細に設定する

組織が大きくビジネスチャットに参加する人数が多ければ多いほど、情報の管理が重要になります。グループごと、トークルームごと、そして個人でどこまで権限を付与するのか、参加できるグループ、閲覧できるデータ、編集できるデータを管理者が慎重に検討し、設定しましょう。

ルールの浸透は、従業員にビジネスチャット導入する目的を明確にすることが重要

従業員にルールが浸透し遵守してもらうためには、そもそもなぜビジネスチャットを導入することにしたのか、何のために必要なツールなのかを明確にし、従業員に意識付けをしましょう。

実際にビジネスチャットを利用するのは従業員です。このツールを導入することによって「ミーティングの回数を減らすことができる。」、「電話よる通話での無駄話する時間を減らせる。」、「生産性が●●%向上する見込みがある。」など具体的な導入目的を伝えましょう。

そして、ルールがあるとより利便性が向上できる点を理解してもらい、ビジネスチャットを上手に活用していきましょう。

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