今こそ社内コミュニケーションの重要性を再確認しましょう

社内コミュニケーションと言われて何を思い浮かべるでしょうか。一般的に社内のコミュニケーションが不足しているというと業務上のやり取りのことが言われます。

今、多くの企業の間で、その社内コミュニケーションの重要性に注目が集まっています。その背景の一つが、大きく変化しつつある日本の働き方です。現在政府主導で日本の企業に対して生産性の向上を掲げ、働き方の変革が求められています。それが働き方改革です。

社内コミュニケーションと働き方改革は一見関係性がなさそうですが、実は大きく関係しているのです。今回は働き方改革の目的を改めて見ながら、社内コミュニケーションの重要性を解説します。

働き方改革はどんな変化をもたらしたか?

本格的に始動しはじめた働き方改革ですが、その目的はずばり生産性の向上です。長時間労働を制限するという文言が入っているので、働き方改革によって求められる生産性は下がるように思えますが、解決すべき問題は労働人口の減少なのです。

現在日本が抱える一番の問題は超高齢化社会による働き手の減少です。そこで、もっと柔軟な働き方を提示し、在宅で働けたり、定年を引き上げたりして労働人口を確保することが必要です。そして一人あたりの労働者がもっと生産性を上げるようにする政策が働き方改革なのです。

社内コミュニケーションの機会の減少

新しい働き方として、リモートワークやフレックスタイム制は以前から導入をすすめる企業がいましたが、近年は新型コロナウィルスの影響もあり、導入する企業数は急激に増加しています。

これにより起きているのが、社員同士が同じ空間で仕事をするという時間です。また、働き方が多様化することによって、非正規雇用での雇用形態も増え、同じ職場の中で様々な立場の社員が働くことが一般的になってきました。

これにより、社内でのコミュニケーションが希薄になり、情報の共有が難しくなってきています。これからの社会では離れた場所にいる社員を、どのように結びつけるかということが重要になっているのです。

社内コミュニケーションの減少により起きるリスク

社内コミュニケーション減少により生じるのが、社員が持つべき目的や目標のズレです。経営者や上長など指示を出す側からの事業や企業経営の方向性の伝達がうまくいかないため、組織の向かう方向がずれてしまいます。

社内コミュニケーション不足により組織内での一体感が失われてしまうと、社内の雰囲気が悪化して働きにくいと感じはじめ、離職する社員が増える可能性もあります。

また、人間関係も希薄になり、雑談で解決するような悩みも抱え込んでしまい、作業が滞るようになり、精神的に疲弊してしまう社員も出てくる場合もあります。

社内コミュニケーションのデメリットとメリット

社内や、チーム内で情報共有がしっかりと行われていない場合、問題がいつの間にか顕在化し、大きなトラブルになるケースも考えられます。問題が大きくなるプロセスで誰も気づくことができないためです。

誰がどのような情報を持っているか分からないという状況では、必要とする情報を持っている人にたどり着くまで時間がかかり、生産性の低下につながるのです。

反対に社員が情報共有を率先して行なうと、個々の悩みを軽減して満足度が向上するので、全体として業務効率が上がり、生産性の向上が期待できます。

また、従業員がプロジェクトにコミットする企業風土が生まれ、前向きな議論や提案によって、クリエイティブな発想やイノベーションに繋がることもあります。

これからの社内コミュニケーションを支えるのがITツール

現在ビジネスの現場を支えているコミュニケーションツールは、遠隔でも使えるものも多く、プロジェクトや部署ごとでグループを作り、限定的な範囲でやり取りが行えます。

お互いの顔を見ながら話せるビデオ会議の機能が搭載されている物や、パソコン内の資料を共有できる機能などもあって、離れていても問題なく会議ができます。

また、会議の場を設けなくても、グループチャットの機能を使えば設定したメンバー内で連絡を取り合う事ができます。その上、メールより気軽に連絡を取り合えるので、コミュニケーションの効率化が図れます。

社内コミュニケーションの重要性を再認識し、生産性向上につなげる

働き方改革が進められ、文字通り働き方が大きく変化しはじめました。今までのように一箇所に同じ時間に集まって一斉に働くというスタイルは今後淘汰されていくでしょう。

労働人口が減少していく中で生産性を維持・向上させるためには効率を上げていくしかありません。今までのコミュニケーションのあり方を見直すべき時期に来ているということです。

そんな中でも、テクノロジーの進化によって、コミュニケーションを支えるツールが続々と登場しています。ツールを上手に利用して、生産性の維持・向上を図りましょう。

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