タスク管理とは?タスク管理の4ステップと失敗しないコツ

リモートワークが一般的になるなかで、自分で自身の仕事をコントールして成果を出すためにタスク管理の重要性が叫ばれるようになってきました。

しかし、タスク管理に苦手意識を感じている人が多いのも実情ではないでしょうか。これまで何度やってもうまくいかなかったタスク管理、一度見直してみませんか?

この記事では、タスク管理を失敗しないための心構えやコツ、便利なツールをご紹介します。

そもそもタスク管理とは

タスク管理とは、一定の期間内に成すべき仕事、課題、職務である「タスク」を進捗を把握し、不備があれば軌道修正するという形で管理することです。似たような言葉に、ToDo管理というものがあり、ほとんど同じ意味で使われることもあります。

厳密には、タスク管理が決められた期限を持つ作業であることに対し、ToDo管理は実施しなければいけない作業のことを指す、という違いがあるとも言われます。

タスク管理の流れと失敗しないための注意点

タスク管理の大まかな流れを4段階に分け、各々の注意点を確認していきます。

ステップ1:タスクの設定

業務全体を、漏れや重複の無いように、ひとつひとつの小さなタスクへと細分化します。そして、リストアップします。

ここでの注意点は、タスクの内容とゴール(どこまでやったらそのタスクが完了したとみなすのか)を具体的に設定することです。

チームの場合は担当者を決めておきましょう。また、守らなければならない締切がある場合は予め明記しておきましょう。

ステップ2:優先順位を決め、並べ替える

リストアップした個々のタスクを、優先順位の高いものから順に並べ替えます。

業務に取り掛かる前に優先順位を決めておくことで、タスクが完了する度に「次にどのタスクに手を付けるべきか」を悩む必要がなくなります。

ステップ3:期限を決める

タスクごとに、完遂に必要な時間を見積もります。実現可能な範囲で設定しましょう。

ステップ4:進捗確認

実際にタスクをこなしていきます。予期せぬトラブルなどにより、タスクが必ずしも計画通りに進まないこともあるでしょう。進捗を記録することを習慣づけ、確認しましょう。当初の予定より遅れている場合は対策を考えなければなりません。

タスク管理をすることによるメリット

タスク管理がここまで重視されるのは、仕事の効率化に効果的であるからと言えます。

頭の中が整理される

タスク管理をすることで、自分が抱えているタスクの量やその期限を明確に把握することができます。逆に、タスク管理ができていないと、常に自分の頭の中でタスクを漠然と抱えることになり、把握漏れが生じたり、期限を忘れてしまったりする危険性があります。

チームワークが良くなる

これは組織的なタスク管理に限りますが、一つのプロジェクトを複数人で担当する場合、業務の分担と個々人の連携が必要不可欠です。

タスク管理をすることで、各々の担当と進捗状況が可視化されるため、チーム全体の状況が把握しやすくなり、予期せぬ問題が生じた場合の迅速な対応も可能になります。

タスク管理に便利なツール 

最後に、タスク管理をする際に役立つツールをご紹介します。

紙とペンを使う

これは日常的によく使われる方法で、改めてツールとして認識することでもないかもしれませんが、基本的で最も取り入れやすい方法です。

ホワイトボードを「未着手」「着手」「完了」などに区切り、タスクを書いた付箋を作業の進捗に応じて貼りかえることで、そのタスクが現在どのような状況なのか、ひと目で分かるようになります。

アナログな方法ではありますが、そこがかえって面白く感じられるポイントでもあります。

パソコン・スマホを使う

WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)やガントチャートといったタスク管理の表は、エクセルで簡単に作成することができます。インターネット上に無料のテンプレートも豊富にあります。

また、Trello(トレロ)jooto(ジョートー)Google ToDoリストといった無料のタスク管理

アプリを利用する手もあります。

さらに、個人のタスク管理の場合、スマホアプリを使うことで、いつでも・どこでも確認することができます。ちなみに上記の3つのアプリは、スマホでも利用することができます。

他にもタスク管理用のスマホアプリは多数存在するので、自身に合ったものを探してみましょう。

タスク管理をマスターして仕事の効率をアップしましょう

タスク管理とは、仕事を細分化し、進捗を管理することです。タスク管理を行うことで、タスク間の優先順位が明確になり、進捗も可視化されるため、仕事の効率アップが図れます。

タスク管理のためのツールは現在無料で手軽に利用できるものも多数存在するため、自身や組織のメンバーが扱いやすいものを検討し、取り入れるようにしましょう。

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