CTCが行う働き方改革ーーツール編

今回は働き方改革を推進するために欠かせないツールについてご紹介します。

前回は、弊社 CTC(伊藤忠テクノソリューションズ) での働き方改革の取り組みと効果を紹介させていただきました。

CTCの働き方改革 – CTCの「残業時間削減」と「多様な働き方を促す」取り組み

しかし、働き方改革を推進するためには “深夜残業禁止” などのルールだけでは実現できません。今回は、 弊社 CTC で導入している働き方改革に寄与するツールについてご紹介いたします。

【ビデオ会議】Tocaro 、 Zoom

CTC ではビデオ会議ができるツールが複数あります。利用シーンや、ビデオ会議の相手によって使い分けをしています。

さて、ビデオ会議システムはどんな利用シーンがあるでしょうか?遠方にいる方との打ち合わせ?もちろん正解です。しかし、それだけで使っているのであれば、もったいないです。多機能なビデオ会議ツールは、いろいろな利用シーンがあります。

急いで伝えたい!でも、ちょっと複雑で電話やメールだけで伝わるかな。。。

緊急事態が発生して、パートナーに協力を仰ぎたい。でも内容が複雑で、電話やメールじゃ伝わらないかもしれない、、、自分も対応をする必要があるので、直接会って打ち合わせをするほどの時間的余裕もない!

そんなときは、ビデオ通話の出番です!

ビデオ会議なら、相手の顔を見ながら話をすることができるので、緊急度合いも相手に伝わるでしょう。また、画面共有やファイル共有の機能も備えているので、詳細な説明もしやすいです。

会議をしたい!でも、会議室が埋まっていて会議ができない。。。

自分たちが打ち合わせをやりたいときって、なぜか他の部署・プロジェクトも打ち合わせをしたいようです。どうしても会議室を使いたいときに限って会議室が使えません。

そんなときも、ビデオ通話の出番です!

ビデオ会議なら、各自の席からビデオ会議に参加すればOKです。自分の席から会議に参加できれば、『あ、あの資料を持ってくるの忘れた!!』なんてことも発生しません。また、録音機能があるビデオ会議ツールなら、会議のあとで議事録を作る必要もないので効率的です。

【クラウドストレージ】Box

企業向けクラウドストレージ「Box」は、なぜ多くの企業に選ばれるのか?

Box はセキュアなクラウドストレージのサービスです。セキュアな Box は私たちのビジネスをどのようにサポートしてくれるのでしょうか。

共有リンクがあるから、安心してファイルの受け渡しができる

メールに添付ファイルをして送ったら、あて先が誤っていてセキュリティ事故になってしまった!という話は聞いたことがありますよね。どんなに注意をしていても、ひとが作業をする限りはミスをゼロにすることは難しいです。

そういうときはツールの力を借りましょう。

Box でファイルを受け渡しするときは共有リンクを利用します。共有リンクはアクセスできるユーザーを限定することができます。万が一、共有リンクを誤ったあて先に送ったとしても、ファイルにはアクセスできないのでセキュリティ事故を防ぎます。

スマホやPCを紛失しても、大事なビジネスデータはしっかり守る

日本人のスマートフォン所有者のうちおよそ 5% がスマートフォンを紛失した経験があるそうです。5% というと『20人に1人』ということですので、どの企業であっても十分に起こり得る問題です。

Box のスマートフォンアプリは、パスコードロック・ファイルダウンロード禁止など、多くのセキュリティ機能があります。これらの機能があるので、万が一のスマートフォン紛失にも対応することができます。

【ビジネスチャット】Tocaro

情報・ナレッジ共有が活性化したことで、社員の“興味”や“志向”が見えてきた

ビジネスにおいて、チャットコミュニケーションの重要性は高まりつつあります。部署やプロジェクト単位でチャットグループを作って複数人でコミュニケーション、という使い方以外にも活用方法があります。

ひとりグループを作って備忘録やメモ帳代わりに

自分だけが所属しているひとりグループを作ります。このひとりグループは自分のためだけのグループです。

* 作成途中の資料をアップロードして、あとで続きからできるようにしておく
* メモをキーワードと一緒に投稿して、あとで検索できるようにしておく
* 長文のメッセージを送る前に下書きする

などさまざまな使い方ができます。

連携機能を利用して、メールやニュースなど多くの情報をグループに集約

Tocaro では Webhook やメール連携などの他サービスと連携をするための機能が揃っています。

これらを活用すると、さまざまな情報を自動で Tocaro 上のグループに集めることができます。

ツールを組み合わせてエコシステムに

前回ご紹介した制度と、今回ご紹介したツール、この両輪が働き方改革の推進力となります。そしてビジネスチャット Tocaro のところで少しご紹介しましたが、ツール同士の連携も非常に重要です。

働き方改革に必要なツールを選定するときは、ツール単体ではなく、連携してエコシステムとすれば、より強力に働き方改革が進むのではないでしょうか。

働き方改革の見直しにビジネスチャットツールツール『Tocaro』はいかがでしょうか。詳しくは下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。