ビジネスチャット導入の利点と導入手順

今回はビジネスチャットを導入する利点と実際に導入する際の手順を解説していきます。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットは、近年の働き方改革やリモートワークの普及により導入が広がっているビジネス用途に特化したチャットツールのことで、1対1または複数人でコミュニケーションを取ることが出来ます。

ビジネスチャットには、チャット機能やファイル共有機能、音声・ビデオ通話機能などが基本機能として搭載されており、中にはタスク管理ツールなどを搭載しているチャットツールも登場してきています。

ビジネスチャット導入の利点

導入手順を解説する前に、ビジネスチャットを導入することの利点について解説をしていきます。

1. 多様な働き方が可能に

ビジネスチャットは利用する場所を選ばずにコミュニケーションを取ることが可能なためため、リモートワークや終日外勤やワーケーションなど様々な働き方に対応することが可能です。

これまでは会議というと同じ場所に集まって行うのが基本でしたが、ビジネスチャットがあれば話し合いをしたければすぐにビジネスチャット上のチャンネルやルームで会議を開始することができます。

2. コミュニケーションを効率化できる

ビジネスチャットはパソコンやスマートフォンなどオンライン上で利用をするため、利用する場所や時間を選ばないですし、ベースのコミュニケーションはテキストとなっており、伝えたいことをシンプルに伝えることが出来るため、コミュニケーションを効率的に行うことが出来ます。

また、雑談用のチャンネルやルームを作っておけばコミュニケーション不足解消も可能となります。

3. 高いセキュリティで情報漏えいリスクを抑えられる

ビジネスチャットツールは、利用者を管理者が厳格に管理することが出来る上、一般的に暗号化などのセキュリティ対策が行われているため、情報漏えい等のリスクを抑えることが出来ます。

ビジネスチャットの導入手順

上記のような導入メリットがあるビジネスチャットですが、導入手順を間違えば逆に社内コミュニケーションが上手くできなくなってしまうことがあります。

ビジネスチャットを導入する際には、是非以下の手順を参考に導入を検討してみてください。

1. 導入する目的を明確にする

ビジネスチャットを導入す際には、まず目的を明確にすることが必要です。特に、経営層が考える目的と現場のメンバーが導入したい目的が違うこともあるため、しっかりと社内で話し合いを行うことをおすすめします。

2. 特定のメンバーや部署でトライアル導入をする

ビジネスチャットツールの導入目的が決まったら次はトライアル導入を行います。全社への一斉導入をしてしまうと目的に合わなかったツールだった場合に、すぐに次のツールを試すことが出来ません。そうならないためにも、特定の部署やメンバーでまずはテスト的に導入を行い、自社の目的に合ったツールであるか?使いやすさは問題ないか?などを確認すると良いです。

関連記事:ビジネスチャット導入時に気をつけたい3つの課題と解決策

3. 利用ルールを定める

導入するビジネスチャットツールが決まったら全社導入前に利用ルールを定めましょう。利用ルールを定めずに、全社にビジネスチャットツールを導入すると様々な問題が起こることもあります。そのため、事前に導入時に起こる問題を想定し、利用ルールの設定と全社への周知を行うとスムーズな導入が可能となります。

関連記事:ビジネスチャットのガイドラインに盛り込みたい5つの問題

メリットの多いビジネスチャットだが、導入は慎重に

今回はビジネスチャット導入の利点と導入手順について解説をしてきました。今回ご紹介したようにビジネスチャット導入は多くのメリットがありますが、自社の目的に合わないビジネスチャットツールを導入するとメリットが全く享受できないこともあります。

今回ご紹介をした手順に沿って、是非自社にとって最適なビジネスチャットツールを導入してください。

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