業務効率化を成功させる3つのポイント

業務効率化は、今や日本企業全体の経営課題と言えます。最小の資源で最大の付加価値を創造することが多くの企業に求められています。

しかし、これまでやってきたことを急に変えることはなかなか出来ません。今回は、これから社内の業務効率化に着手しようと考えている企業及びご担当者向けに業務効率化を成功させる3つのポイントを解説していきます。

そもそも業務効率化とは何なのか?

現在の日本企業は、少子高齢化による労働力不足が大きな問題となっています。これから労働力が減り続ける中、企業が競争力を維持するためには、今回のテーマとなる業務効率化を通じた生産性の向上が必須となってきています。

業務効率化は、現在行っている業務に潜む非効率な作業を発生し、業務改善を行うことで業務時間やコストの削減や本来集中するべき業務に割ける時間を増やす活動全体を指します。

業務効率化には、様々な方法がありますが、まず手始めに行うのが社内業務の棚卸しと見える化です。この作業を通じて、自社内に潜むムダな業務や、ムリに実行している業務、ムラのある業務を発見し改善していきます。改善方法として、SaaSやRPAなどのITツールの導入や会議体や社内のルールの見直し、そもそもの業務をなくしてしまうなど課題に合わせた対応を行うことが必要となります。

業務効率化を成功させる3つのポイント

日本企業にとって必須の「業務効率化」。ここからは社内の業務効率化を成功させるために必要な3つのポイントについて解説をしていきます。

1.経営層から現場社員まで「業務効率化」の重要性を理解する

まず、重要なポイントが経営層から現場社員まで全ての社員が「業務効率化」の重要性を理解することです。特に、経営層は多くの場合、日常の業務を担当していないことが多いため、「業務効率化」というのが社員が楽をしたいのでは?と考えてしまう方もいると聞きますが、ここは改めなければいけません。

前述の通り、これからの日本企業は深刻な労働力不足が懸念されます。その中で業務効率化を全社で取り組むことは経営層が率先して推進をしていかなければいけません。

2.業務効率化にこだわりすぎない

業務効率化を成功させようとするがために一気に何でも業務効率化をしようとすると逆に効率を下げる結果になることもあります。

実際に社内の業務を効率化しようと考えるとそれには短期的に取り組めるもの、中長期的に取り組まなければいけないものが必ずあります。

業務効率化を実行する際には、この短期的なテーマと中長期テーマをしっかりと分けて考えて、スケジュールを明確に定めて取り組む必要があります。

3.業務効率化の取り組み自体を社内の業務フローに取り込む

業務効率化は、一度実行すれば終わりということがありません。また、前述のように中には1年がかりで取り組んでも完了しない業務も発生します。

そのため、この業務効率化の取り組み自体を今後の社内業務フローにしっかりと取り込み、改善がし続けられる仕組みを構築することが必要となります。

業務効率化を実行する際には、当然計画を立てて実行をすることとなると思いますが、実行後にしっかりと実際にどのような結果になったか?実行した結果、当初の計画通りに進んだか?失敗したとした何が原因で次は何を行えば良いか?ということを全員が考え、効率化をし続ける必要があります。

業務効率化に終わりはない

これからの日本企業にとって業務効率化は永遠に付き合い続けなければいけないテーマと言えます。日頃から自社の業務が見える化される仕組みを作り出し、「ムダ・ムラ・ムリ」がないかを見つけ続け、改善をし続けることが必要となります。

これが実行できるだけでも強い競争力を手に入れられると思います。是非全社をあげて取り組んで見てください。

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