ビジネスチャットで情報共有を行うメリット・デメリット

導入する企業も増えてきたビジネスチャットですが、主にコミュニケーションの効率化を目的に導入されることが多いように思います。

ビジネスチャットは、コミュニケーションの効率化の他に情報共有の効率化も大きなメリットと言えます。今回は、ビジネスチャットで情報共有を行うメリットとデメリットについて詳しく解説をしていきたいと思います。

ビジネスチャットで情報共有を行うメリット

ビジネスチャットで情報共有を行うメリットは、「一括で複数のメンバーに情報共有ができる」「決められた場所に情報共有をすることで検索性が高められる」「情報漏えいのリスクを低減できる」という3つがあります。

1.一括で複数のメンバーに情報共有ができる

ビジネスチャットを利用すれば一括で複数のメンバーに情報共有をすることが出来ます。ビジネスチャットの情報共有グループを全社や部署、チームなどで分割しておけば、それぞれのレイヤー単位で情報共有したい情報を一括で周知することが出来ます。

2.決められた場所に情報共有をすることで検索性が高められる

ビジネスチャットに投稿された情報はほとんどの有料ツールの場合、ビジネスチャットを利用期間はずっと保存がされているため、一度情報共有をしておけばあとから簡単に検索をして呼び出し、確認をすることが出来ます。

3.情報漏えいのリスクを低減できる

ほとんどのビジネスチャットツールは万全のセキュリティ対策が施されているため、情報共有したデータやファイルなどが情報漏えいするリスクを最小限に抑えることが出来ます。

ビジネスチャットで情報共有を行うデメリット

ビジネスチャットで情報共有を行うデメリットには、「慣れていない人はあとから情報を探すことが出来なくなる」「ビジネスチャット以外のツールが利用されている場合、情報が分散する」の2つが挙げられます。

1.慣れていない人はあとから情報を探すことが出来なくなる

ビジネスチャットで情報共有を行うメリットとしてあとから情報が見つけやすいとお伝えしましたが、ビジネスチャットを使い慣れていない場合、逆にあとから見つけにくいというデメリットがあります。

ビジネスチャットであとから共有された情報を探す場合、キーとなるキーワードで検索をしたり、日時や情報共有をしてくれたユーザー名で検索を行えばすぐに探すことができるのですが、ビジネスチャット上での情報共有は、日々無数に行われているため、慣れていない人にとっては大量の情報がただただ流れていっているように見えてしまい、結果的に効率的に情報が探せないということが発生してしまいます。

2.ビジネスチャット以外のツールが利用されている場合、情報が分散する

ビジネスチャットを導入した場合、情報共有の場はビジネスチャットのみとすることで上記で解説したようなメリットを享受できますが、ビジネスチャット導入前からの情報共有方法が導入後も行われることで、情報が様々な場所に分散してしまい、逆に情報共有がしっかりと行えないということも起こりえます。

ビジネスチャットで効果的な情報共有方法

ビジネスチャットを導入したらまずは情報共有の場をビジネスチャットに限定するところから始めてください。

その上で、情報共有をするルールを社内で設定し、社員それぞれが自分のルールで情報共有をするのではなく、決められたルールに沿って情報共有することで今回解説をしたメリットを得られます。

ビジネスチャットの情報共有方法は様々ありますが、「情報共有の場をビジネスチャットに統一する」「情報共有方法に関する社内ルールを設定する」というこの2点は、導入前から社内で検討し、是非実施してみてください。

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