ビジネスチャットで何が効率化されるのか?

働き方改革や新型コロナウィルス感染拡大に伴うリモートワークの拡大などに伴い、業務効率化を目的にビジネスチャットツールが導入されるケースが増えてきました。

感覚的にビジネスチャットツールが業務を効率化してくれることは多くの方が感じるところだと思いますが、実際にビジネスチャットツールを導入することでどのようなものが削減され、効率化されるのでしょうか?

今回は、ビジネスチャットを導入することによりこれまでよりも効率化されるものを解説していきたいと思います。

メール作成時間削減による効率化

これまで企業内や企業間のコミュニケーションとしてメールは多くの企業で使われてきました。メールは、便利な一方で形式的なルールが多く、メール文面を作成するのにかなりの時間を費やしていた方も多いのではないでしょうか?

ビジネスチャットを活用することで、メールであったような形式的な挨拶などは不要となるのと、相手とも場合によってはリアルタイムでやり取りを実施することが出来るため、多くの時間を削減することが出来るようになりました。

移動時間削減による効率化

次に大きく削減することが出来るようになったのが、通勤時間や顧客への訪問などの移動時間の削減です。

これまでコミュニケーションは社内でも社外でも対面が主流だったと思いますが、ビジネスチャットを導入することで会社への出社をせずとも社内のメンバーともコミュニケーションを行うことが可能となりましたし、社外のパートナーや顧客とも同意が得られていればビジネスチャットやビジネスチャットに搭載されているビデオ会議で打ち合わせが行えるようになりました。

セキュリティリスク削減による効率化

メールでファイルのやり取りをする際、これまではセキュリティの関連からファイルを圧縮したり、ファイルや圧縮したファイルに対してパスワードを設定したりとセキュリティに対して考慮をする必要が多々ありました。

ビジネスチャットツールであれば、多くの提供企業によってセキュリティ対策が万全に行われているため、これまでのようにファイルを圧縮したり、パスワードを掛けたりする必要などなく、チャットツールにそのままファイルを添付しても情報漏えいリスクなどは劇的に削減することが出来るようになりました。

ビジネスチャット導入により削減される残業時間

今回は、ビジネスチャット導入によりこれまで多くの時間を割いていたが削減され、結果的に業務効率化される3つの事柄について解説をしてきました。

これらが削減されることによって結果的に得られる成果は、残業時間の削減です。働き方改革や従業員のワークライフバランスの推奨など企業を取り巻く環境は劇的に変化をしてきていますが、業務の効率化がされることにより生産性の向上が図れるビジネスチャットをまだ導入されていない企業は、是非導入を検討してみてください。

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