ビジネスチャットのコミュニケーションを円滑にする方法

働き方改革、コロナ対策などで広がりを見せているのがテレワークなど働き方の多様化です。働き方が多様化し、オフィスに出社する人も少なくなる中で欠かせないツールとなっているのがビジネスチャットです。対面でのコミュニケーションが難しい現在、ビジネスチャットの使い方が組織の成長や顧客との関係構築にとって重要なポイントとなってきています。

今回は、そんな働き方が多様化する現在におけるコミュニケーションにおいてビジネスチャットをどのように活用していけば円滑に出来るかを解説していきたいと思います。

1. 自分宛のメッセージには出来る限り直ぐに反応

ビジネスチャットの場合、相手が自分が送ったメッセージを見ているのか、見ていないのかを確認できない場合が大半です。自分宛てにメッセージが来た場合には、即返信できるものは即返信、少し時間がかかるものは「後で返信します」など、なるべく早くアクションを取るようにして、相手に自分が見たことを伝えるようにしましょう。

スタンプなどが利用できるビジネスチャットにおいては、スタンプで反応するなども有効的です。

2. 対面以上に丁寧なコミュニケーションを心がける

ビジネスチャットでコミュニケーションを行う場合には、対面でコミュニケーションを取る時以上に丁寧なコミュニケーションを取る必要があります。

対面であれば、相手の表情で相手の理解度を判断したり、こちらも身振り手振りで伝えることが出来ますが、ビジネスチャットにおいてはテキストのみで相手にある事柄について理解をしてもらわなければいけません。

そのためにもいつも以上に丁寧に自分自身が伝えたいこと、依頼したいことなどをまとめてメッセージとして送るようにしましょう。また、文章だけだと冷たい印象を与えることもあるため、送信する前に自分にこのメッセージが来たらどう思うかを必ず読んでから送信をするようにしてみてください。

3. テーマによってグループ分けを行う

1つのグループでメッセージのやり取りを行うと情報が錯綜し、重要な情報を見逃したり、ちゃんとしたコミュニケーションが取れなくなってしまいます。

そうならないためにも、ビジネスチャットにおいては、部署やプロジェクトなどでグループ分けを行い、円滑やコミュニケーションが取れるようにしましょう。

4. DMはなるべく使わず、グループや全体でコミュニケーションを取るようにする

ビジネスチャットには、個人宛にメッセージを送ることが出来るDM(ダイレクトメッセージ)機能が付いています。

個別でメッセージがやり取りが出来るので、気軽に使いたくなりますが、仕事に関するやり取りに関しては、先程のグループや全体に届くトークルームなどでメッセージをやり取りし、情報をオープンにするようにしましょう。

そうすることで、誰がどのような仕事をしているかを全員が把握できるとともに、自分自身がどのような仕事をしているかを全体に対して共有することが出来ます。

5. 会議での決定事項などはすべてメッセージで残す

テレワーク中も会議は行われると思います。以前までは議事録をメールで共有したり、それこそビジネスチャット上に共有していたりしたと思いますが、テレワーク下においては、ちょっとした会議や定例の会議などの決定事項は、各自がタスク漏れが起きないようにビジネスチャット上にメッセージとして残しておくと良いです。

多くのビジネスチャットは過去にさかのぼってメッセージをチェックすることが出来ますので、あとでこのタスクを忘れていたなどのコミュニケーションロスが起きづらくなるので、有効です。

6. 休日は原則メッセージを送らない

1でも解説したようにビジネスチャットは、メッセージを受け取ったらなるべく早いアクションをした方が後々のコミュニケーションが円滑になりますが、休日は別です。

休日に仕事をすることが習慣化している人もいるかもしれませんが、休日にメッセージを送るのはなるべく控えた方が良いです。休日であっても、そのメッセージを目にした人は平日同様、何かしら返信や反応をしなければと思ってしまうかもしれません。

どうしても送らなければいけない場合以外は、「休日にすみません」や「回答は週明けで結構です」など相手を思いやった一言を付け加えて送るようにしましょう。

ビジネスチャットをうまく使ってコミュニケーションを円滑に

今回は、働き方が多様化する現在におけるビジネスチャットを活用したコミュニケーションの方法を解説してきました。

対面の方がやはりコミュニケーションは取りやすいですが、今回ご紹介したような点に気をつけるだけでも、円滑なコミュニケーションが取れるようになります。是非自社でやっていない項目があれば、採用し、実践してみてください!

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