業務効率化の目的を達成するための4つの施策

業務効率化は近年「働き方改革」や「新型コロナウィルス感染拡大」の影響を受け、注目度が高まってきています。しかし、なかなか現場に落とし込めていない企業も多いのではないでしょうか。限られた経営リソースの中で、最大限のパフォーマンスを実現するためには、業務の効率化が必要となります。

しかし、具体的に何をどうすればよいのか分からず、なかなか施策を実施できずにいる経営者や担当者の方は多いのではないでしょうか。

今回は業務効率化の目的とメリット、そして、実際に着手する際にまず実行したい4つの施策を解説していきたいと思います。

業務効率化の目的やメリットとは?

では、業務効率化を進めること目的と得られるメリットとは何でしょうか。以下で解説をしていきます。

無駄なコストを削減し、必要なコストに充てられる

現在会議などで使い資料を紙に印刷している企業がまだ多いと思いますが、会議に使う資料をペーパーレス化し、従業員それぞれのパソコンで閲覧できるようにすれば、紙代やインク代、コピーにかかる費用や時間も削減できます。また、業務を最適化し、残業時間を減らすことができれば従業員に支払う残業代も削減できます。このように今までかかっていた不必要なコストを削減することができれば、企業の成長のために必要なコストに充てることができます。

社内業務の自動化で、人手不足が解消できる

業務のプロセスを見直しの後、業務の自動化や機械化、また、業務を外注することによって、人手不足の問題を解消することができるはずです。労働人口が減っていく中、従業員の負担は増えていくことが予想されます。業務効率化は、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすための施策とされていますが、業務の効率化を行わず、無理して負担をかけ続けると、心身を壊してしまう従業員も出てくる事態も想定されます。業務の効率化を図れば、このような問題の解消に繋がります。

削減できたコストで社員に還元し、満足度を高める

コストが削減できて、人手不足が解消できると、削減できた費用や時間を給与や福利厚生という形で、社員に還元できるようになります。これは、従業員の満足度向上に繋がり、従業員のモチベーションを高める効果があります。また、社員のワークライフバランスも実現でき、満足度が向上するというメリットがあります。

業務効率化に効く4つの施策

それでは、ここからは実際に業務効率化を実施する際にまず手をつけたい4つの施策を解説していきます。

1. 業務に優先順位をつける

優先順位を決めるにあたっては、「コスト」と「効果」、2つの軸で分類すると現状が把握しやすくなります。コストとは、その業務を実行するにあたって必要な時間や労力、お金を指します。また、効果はその業務を行うことで見込まれる売上げや成長のことです。そうすることによって、コストが少なく効果が高い業務が見えるようになり、優先順位が明確になります。 また、スケジュール表や進行表を照らし合わせながら、それぞれの作業にかかる時間を計ります。1時間でどれだけ作業ができるか細かく記録していきます。すると1つの業務にかかる時間を把握できるようになります。そうしてわかった業務にかかる時間がわかると、無駄の少ないスケジュールを組むことができるようになります。

2. ITツールを活用する

近年注目されているのがコミュニケーションツールです。これらはスマートフォンで利用できるアプリも用意されていることが多く、場所や時間を問わずどこでも連絡したり、メッセージを確認することが可能です。リアルタイムで確認しそびれても、やり取り自体がメッセージとして残っていくため、重要な内容も後から確認できます。

その他、名刺をデータ化して管理できる名刺管理ツールや、オンライン上でミーティングが可能なWEB会議システムなど、ビジネスに使える様々なITツールが存在しています。無料でも十分利用できるサービスものも多いため、コストをかけることなく業務の効率化が進められます。

3. チームを組織し役割分担を明確にする

業務を効率化するために、組織内での各従業員が担っている役割を明確にしましょう。担当者が自信の役割を明確にできなければ、それぞれの業務の重要度の判断がつかず、ムダな業務を行ってしまう可能性があります。

一つの業務にあたるチームを作り、チーム内で役割分担をすると効果的です。共有している情報も多いので、仕事もバランスよく分担することができ、チーム全体の進捗状況を見ながら進捗を管理することも可能となります。

チーム内はメンバーで個々の役割を把握しているため、サポートやフォローを行うこともできます。メンバーに内で効率化の意識が働くため、業務が円滑になっていきます。

専門性の高い仕事などは、その人しかできない仕事となるため、チーム内で特定のメンバーに負担がかかり過ぎないよう業務配分を最適化してく視点も必要です。

4. 会議の時間を短縮する

会議にかかるコスト想像以上に高いものです。決まった人数の決まった時間を拘束するため、成果があるものにしなければ、ただ業務時間を浪費してしまうことになります。

定例の会議はしなければならないと、「慣行」になってしまっている場合は注意が必要です。会議は、資料を作ったり、人が移動する時間もかかります。現在では、資料を印刷せずに予めメールやチャットツールなどで共有しておき、自分のデスクで会議ができます。場合によっては、社内チャットで情報を共有すれば済んでしまうこともあります。会議の時間は極力減らすようにしましょう。

業務効率化は意識改革から始めましょう

業務効率化はが先延ばしになってしまう理由に、施策を始めるためにしなければならない作業が多いというものがあります。業務を洗い出す作業などは、時間をかけて行わなければなりません。そのため、始めたくても足踏みしてしまう方も多いのではないでしょうか。

しかし、根気よく、社員と協力して進めていくことで、社内の連帯意識も高まり、利益を生み出しやすいスリムな経営が行えるようになります。ぜひこの機会に業務の効率化を推進してみてはいかがでしょうか。

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