見える化の目的達成に不可欠な2つの手法

業務効率化や生産性の向上を目指す時に見聞きするのが業務の「見える化」という言葉ですが、様々な解釈で利用されているケースが見受けられます。

今回は、見える化が生まれた背景から実際に導入するメリット、そして実際に見える化を導入する際にまず実行したい見える化の代表的な2つの手法についてご紹介していきます。

そもそも「見える化」とは

見える化は、トヨタ自動車の工場で導入されたのがはじめだと言われています。トヨタ自動車の工場では、関係者全員が「ものの流れ」と「情報の流れ」を把握できていないことが悩みでした。

そこで、業務プロセス・工程・制御・情報などを一枚のシートに落とし込むことを始めたのです。これにより、見えなかったものが見えるようになり、関係者全員が状況を把握できるようになりました。

現場担当者の多くは、『自分に見えているものがすべてである』という思い込みを持っているものです。しかし実際に見えているのは顕在化された現象だけで、その奥に潜んでいる物事の原因は、目の前には現れて来ないことが問題です。見える化を導入する目的は、ここにあるのです。

「見える化」導入のメリットとは

見える化を導入すると、一体どのように業務が改善されるのか、期待できるメリットを4つご紹介します。

1. 会社のビジョンを共有し、強い組織を生み出せる

組織のメンバーが、強い意志を共有して進んでいくためには明確なビジョンが必要になります。掲げているビジョンや方針を、経営陣だけが理解していても意味がありません。会社の方向性を見える化すれば、すべての従業員がビジョンを共有できる状態にでき、強い組織作りに貢献できるのです。

2. 日頃とは異なる異常事態を検知し、その対策が打つことができる

業務を行っていると、日頃とが異なる事態が起きてしまうことがあります。このことが、後に重大な問題に繋がる可能性もあります。見える化のプロセスから「正常な状態」を定義することによって、異常とみなされた事態が発生した際には根拠に基づいた軌道修正を行うことが可能になります。

3. 客観的データで更なる成長を目指すことができる

誰が見ても分かる、客観的データを示すことができる状態を、「見える化された状態」と呼びます。自分たちの成長を絶対値で測定できるものは数字で示されるため、自分たちの更なる成長に必要なもの、また見直す必要のあるものをデータをもとに判断できるようになります。

4. ニーズを把握でき、無駄なことを削減できる

企業に与えられたミッションは、クライアントに価値あるサービスを提供し続けることです。社会・経済・技術・顧客の変化に逆行することは結果的にコストとなりますので、そのニーズを見える化することによって無駄を削減することができるようになります。

見える化の目的達成のために取り組むべき2つの代表的手法

見える化は注目されているものの、現段階では「これ!」という方法論が確立していません。企業各々が独自の方法で見える化に取り組んでいくしかないのです。

しかし、参考になる見える化の事例もあります。見える化を導入して具体的な業務改善に取り組んでみたい方におすすめできる代表的な手法を2種ご紹介します。

1. 業務の流れを、ビジネスプロセスマップで可視化

ビジネスプロセスマップとは、社内での業務や組織内における事業がどのように関連しているのか、その全体像を可視化したしたマップ(図)のことを指します。

代表的な手法としては、それぞれの業務開始から終了までに必要となる工程、全ての作業や関わるモノ・ヒトを書き出してタスクがひと目で確認することができるものです。

2. 人材能力をスキルマップで把握する

スキルマップとは、社内の人材にどのような能力を持ち、どれくらいの期間で業務を終わらせることができるかを可視化したマップを指します。

見える化の特徴のひとつである、「何が不得意なのか」という、普段はなかなか目に見えてこない部分も表やグラフに盛り込むと良いでしょう。

見える化で迅速な問題解決や再発防止を実現

問題を解決のために「PDCAサイクル」を導入している企業も多いかと思います。計画(Plan)・実行(Do)・評価(Check)・改善(Action)というサイクルを確実に実行していくためには、見える化された現在の状況をしっかり確認することが必要不可欠で、見える化を導入することによってPDCAサイクルの更なる効果も期待できるのです。

そして組織のメンバーが一体となって見える化に取り組んでいくことで、現場に問題意識や気付きを与えることができ、常に現状を意識することで、メンバーには改善意識が根付き始めます。

そうすることで、業務の効率やマネジメントの改善に対しての行動を促すことができ、自律し、また考える力のある組織づくりが可能となっていくのです。

見える化の最大の強みは、いつでも今の状況を把握できることです。見える化は、迅速な問題解決、再発防止に役立てることができるのです。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。