ビジネスチャットとメールの最適な使い分け方

数年前まではビジネスのコミュニケーションといえば「メール」だったという方も多いのではないでしょうか?しかし、近年リモートワークなど働き方が多様化する中でビジネスのコミュニケーションは「ビジネスチャット」を利用するケースが増えてきています。

ビジネスチャットは、スピーディーなコミュニケーションが出来ることや複数人に同時に情報やファイルなどを共有できるなどのメリットがあり、その便利さから急速に導入が拡大しました。

そうするとメールは使われなくなるのか?と思われるかもしれませんが、メールを使ったコミュニケーションが完全になくなったわけではありません。

今回は、ビジネスチャットとメールの違いと上手な使い分け方について解説をしていきたいと思います。

ビジネスチャットとメールの違いは何か?

まずは、ビジネスチャットとメールの違いを両方のメリットとデメリットを見ながら理解していきましょう。

ビジネスチャットのメリット・デメリット

ビジネスチャットのメリットとデメリットは以下となっています。

ビジネスチャットのメリット

  • スピーディーなコミュニケーションが可能
  • 複数への情報やファイルの共有が容易にできる
  • セキュリティ性が高い

ビジネスチャットのデメリット

  • 対面コミュニケーションが不足する
  • 過剰なコミュニケーションが発生し、逆に業務に支障をきたすことがある
  • 社外の場合、違うビジネスチャットを使っている可能性があり、複数ツールを並行して使う必要がある

メールのメリット・デメリット

メールのメリットとデメリットは以下となっています。

メールのメリット

  • 受信相手の時間を拘束しない
  • メールアドレスが分かれば、どんなツールを使っていてもメールを送ることが出来る

メールのデメリット

  • 丁寧な文章が必要となり、作成に時間がかかる
  • すぐに読まれ、返信が来るとは限らない
  • 送信者、受信者のどちらかがセキュリティ対策を疎かにすると情報漏えいのリスクがある

ビジネスチャットとメールの使い分け方

ビジネスチャットとメールのメリット・デメリットを解説してきましたが、これを元にビジネスチャットとメールの使い分けについて解説をしていきたいと思います。

社内コミュニケーションはビジネスチャットツール

上で解説したようにビジネスチャットの利点はスピーディーなコミュニケーションが可能なのと複数人での情報共有が可能な点です。

複数人でやり取りをする際には部署単位やプロジェクト単位などのグループ分けも容易にできるため、社内でコミュニケーションをするのにはビジネスチャットツールが有効的であると言えます。

メールも後から情報は検索しやすいですが、一度受信をした人だけでなければ検索は出来ません。しかし、ビジネスチャットツールであれば過去のやり取りがすべてチャット上に履歴として保存されているため、新入社員や中途社員、異動など途中からグループに参加した人がいた場合にも、グループに登録をすれば自分が入ったグループが過去にどのようなやり取りをしていたのかをすべて把握し、スムーズにプロジェクトに参加することが出来ます。

社外コミュニケーションはまずはメールから

最近では社外コミュニケーションも最初からビジネスチャットに招待をして、そこでコミュニケーションを行うこともありますが、上でも解説したようにビジネスチャットの場合、自社と相手企業で使用しているビジネスチャットが違う場合、相手や自社でコミュニケーションで使用するビジネスチャットツールを改めてダウンロードをし、使うわなければいけないというケースが発生します。

そのため、自社からアプローチをする社外とのコミュニケーションに関しては、まずはメールでやり取りを実施し、プロジェクトが組成されたり、継続的にコミュニケーションが必要になった場合にビジネスチャットツールの導入の協議をするのが良いでしょう。

重要なエビデンスを残すならメール

多くのビジネスチャットはメッセージの送信後に編集をしたり、削除をしたりすることが出来ます。そのため、社内にしても社外にしても重要なやり取りや編集されては困る内容などに関しては、メールでやり取りをした方がエビデンスとして残すことが出来るため良いでしょう。

メリット・デメリットを理解して適切な使い分けを

今回は、ビジネスチャットとメールのメリット・デメリット、そしてそれを元にした使い分けの一例をご紹介させて頂きました。

便利だからとか、使い慣れているからという理由で利用するツールに偏りが出るとコミュニケーションに失敗をしてしまうこともあります。近年コミュニケーションツールも増え続けていますが、相手や内容などその時その時で最適なツールを選ぶようにしてください。

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