社内コミュニケーションに効果的な4つの施策

働き方改革や新型コロナウィルスの影響で職場の環境の変化も著しい昨今、働き方の多様化進み、社内コミュニケーションが希薄になりがちです。

これまでの企業では、社内コミュニケーションの活性化より個性や個人の能力向上に重きが置かれていたこともありました。しかし、時代が変わり「生産性向上」が経営者の中で重要視されるようになってからは、社内コミュニケーションの活性化に力を入れ、施策を講じる企業が増えています。

そこで今回は、社内コミュニケーションとはそもそもどのように活性化させるのかと具体的な施策、そして実際に効果が得られた社内コミュニケーション施策をご紹介していきたいと思います。

そもそも社内コミュニケーションとは?

社内コミュニケーションというと、社内で仕事の情報に関するやりとりが活発に行われていたり、役職や世代を超えて、立場が異なる社員同士でも共通の話題で盛り上がる、というイメージが先行しがちです。

しかし、実際には「縦」「横」「斜め」「全体」という4つの方向でのコミュニケーションがあることを理解し、それぞれを活性化させることが重要となります。

では、4つの社内コミュニケーション「縦」「横」「斜め」「全体」について見ていきましょう。

上司部下間の「縦のコミュニケーション」

「縦」の社内コミュニケーションが不足している状態だと、経営陣の考えと自分の業務が結びついていないような感覚に社員がなったり、上司が問題視していることが部下には伝わらなかったりということが起こりえます。

役職間や階層間での認識のズレを取り払うことで、上下関係無く、全員がやるべきことを正しく把握して、目的意識を保ちながら業務に取り組むことができるようになります。それにより、社内全体の生産性を向上させるのです。

同僚間の「横のコミュニケーション」

「横」のコミュニケーションはチームや同僚の間でのコミュニケーションのことを指します。これが活発でなくなると、個々の役割の意識が低下し、基本的な業務である、報告・連絡・相談なども怠る人が増え、ミスやトラブルが発生しやすくなるのです。

ちょっとしたお願い事を頼めなくなり、本来チームでやる仕事も停滞して、生産性が低下することにも繋がります。

部署を跨いだ「斜めのコミュニケーション」

社内の社会活動や社内同好会に参加することで、普段の業務では接触しない社員とのコミュニケーション、「斜め」のコミュニケーションを取ることも大事です。共通のテーマを持ってコミュニケーションを図ることで、短時間で関係性を構築することが可能です。

自分の業務に直接影響しないメンバーとの交流を持つことで、先入観の少ない、フラットな会話が期待されます。様々な部署から集まったメンバーが一つの目標に向かってまとまることは、企業の一体感を生み出し、活性化を促すメリットがあります。

全社一丸となって取り組む「全体のコミュニケーション

「全体」とは本社と支社、事業部ごとなど、まさしく企業全体で行うコミュニケーションのことをいいます。各企業には目指すべき目標があります。経営陣たちがその目標を設定しても、従業員たちがそれを理解していなければ、企業が目指す「あるべき姿」にはなりません。

最近では企業が持つブランドイメージを発信していくことも重要視されていますので、この全体のコミュニケーションを活発化させることで、従業員が自分たちの正しい役割の認識にも繋がります。これは仕事に対するモチベーションにも繋がる大切なコミュニケーションと言えます。

社内コミュニケーションの具体的な施策

実際現場で実践されている施策にはどのようなものがあるのでしょうか。社内レクリエーション、食事会、研修、どれもよく聞きますが、2016年にHR総研が実施した『社内コミュニケーションに関するアンケート結果』を参考に、コミュニケーション活性化施策で人気があるものをご紹介します。

1. 社内報の活用

一番人気は社内報の活用です。昔から採用されている社内報。レクリエーションに比べると華やかさはないですが、経営陣の考える会社像や、会社の取り組みなどがわかり、自分の知り合いの社員が載っていたりすると嬉しくなるものです。

朝礼など口頭で伝えるよりも、文字で伝えることで深みも増しますし、情報が残るので時間をかけて読み込むことができます。組織が大きくなってきたら是非始めたいコミュニケーションです。

2. レクリエーション

レクリエーションと一言で言っても、BBQ大会、スポーツ大会、ゲーム大会など、様々ですが、普段の仕事とは違う一面を確認し合うことができ、また、一つのことをみんなで達成するという経験を共有することで一体感が醸成されます。

ただ、最近ではプライベートの時間を大切にする風潮が高まってますので、ただ企画してやらせる、というやり方では、「折角の休日を無駄にした」というネガティブな結果に終わってしまう可能性もありますので、企画段階でしっかりと目的や意義などを盛り込む必要があります。

3. 従業員アンケート

企業に勤めていると、何かしらの不満があったりするものです。しかし、直接上司に伝えることもできずに溜め込んでいる社員がいたり、良いアイディアがあるにも関わらず、コミュニケーション不足で人に伝えられない。そのような社員の思いを吸い上げることができるのがこのアンケートです。

準備、実施、集計、分析などに手間がかかる施策ですが、無記名で行えばそれまで上長が気づかなかった問題を見える化することもできます。最近ではアンケート用のアプリやプログラムもあり、以前より実施しやすくなっています。耳の痛い意見もあるかと思いますが、ピンポイントで改善に取り組めるのも魅力です。

実際に効果のあった社内コミュニケーション4選

次に、実際に効果の認められた施策を見ていきたいと思います。

1. トップとの直接対話

企業で働くものとしては、会社のトップが何を考え、どのような想いで会社経営をしているのか気になるところです。また、普段接する機会のないトップに直接話しかける機会を設けられるのは嬉しいことです。モチベーションアップにも繋がりますし、会社に一体感が生まれやすくなります。

2. 社内研修

研修といっても様々なタイプの研修がありますが、研修の主な目的は、研修の内容によるスキルアップよりも、同席した人同士のコミュニケーション推進が狙いです。また、研修のテーマに「コミュニケーション」を据える事により、より深い成果を出している企業もあります。

3. 部署を跨いだプロジェクト

部署を横断してプロジェクトを立ち上げたり、社内の働き方改革を推進するチームを結成などが行われています。部署も年代も違う社員で同じ経験をすることで、社内の一体感を作れます。

また、CSR推進やダイバーシティ推進など社会と繋がりのある活動を立ち上げれば、社員の意識を高めることにも繋がります。

4. レクリエーション

やはりレクリエーションといって思い出されるのは、社員旅行、運動会、BBQ大会など、大勢でワイワイするという形態のコミュニケーションですが、近年の若者の働き方のニーズを考えると、休日を使うレクリエーションよりも、会社の補助金が出る食事会やパーティ形式の企画などが人気のようです。

社内コミュニケーションの活性化は企業成長に繋がる

社内コミュニケーションは直接的に業務と関係ないことが多いので疎かにされがちな取り組みですが、従業員のモチベーションにも直結しやすく、企業の生産性に及ぼす影響は想像以上に大きいのです。

また、社内のコミュニケーションが活発化されている企業は「働きやすそう」という口コミが発生し、会社のイメージが向上し、社員の離職防止にも役立ちます。

「縦」「横」「斜め」「全体」と社内コミュニケーションのどこの部分に問題があるのかを分析して、効果を見込める施策を講じましょう。きっと会社や組織にマッチする施策が見つかるはずです。

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