ビジネスチャットとは?ビジネスチャットのメリット・デメリット

いつでも、どこからでもコミュニケーションを取ることができ、セキュリティ対策も万全のビジネスチャット。その便利さと働き方の多様化に伴って、ビジネスチャットツールを導入する企業数も急速に増加しています。

利用者が増加しているビジネチャットですが、個人で手軽に利用しているチャットと何が違うのか、ビジネスチャットとはどんなものなのか、実はよく分からないまま使っている人もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、ビジネスチャットの目的やビジネスチャットでできること、ビジネスチャットのメリットやデメリットについて解説していきます。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、インターネット上でビジネスに必要なコミュニケーションを効率化・活性化できるツールのことを指します。

社内はもとより社外の人とのコミュニケーション手段としても使うことができます。テキストでのチャットとなり、SNSのような手軽さで円滑なコミュニケーションを取ることができます。

コミュニケーション機能以外にも、メンバー間でのデータ共有やタスク管理などの機能も搭載しています。

ビジネスチャットでできること

ここからは、ビジネスチャットに搭載されている機能をご紹介し、実際にビジネスの現場でどのようなことができるのかをご紹介していきます。

ビジネスチャットに標準的に搭載されている機能

ビジネスチャットツールには、以下の機能が標準的に使うことができます。

  • チャット機能
  • グループ作成機能
  • 音声通話・ビデオ通話機能
  • ファイル共有機能

ツールによって使える機能

ビジネスチャットを運営するサービスは相当数に及びます。ツールによっては標準的機能に追加して、独自の機能を搭載しています。その一例は以下になります。

  • タスク管理機能
  • アラート機能
  • 他社ツールとの連携機能
  • 日報機能
  • 業種に応じたセキュリティ機能
  • 既読と未読の判別機能
  • ブックマーク機能
  • カレンダー共有機能
  • GPS機能
  • 翻訳機能

ビジネスチャットのメリット

便利な機能が搭載されているビジネスチャットを利用するメリットをご紹介します。

いつでもどこからでもアクセス可能で、働き方を制限しない

多くのビジネスチャットは、パソコン、スマートフォン、タブレットなどどんな端末で使うことができます。また、WindowsやAndroid、iOSなど様々なOSにも対応しているため、いつでもどこからでもアクセス可能なため、働き方が制限されることがありません。

メールより簡潔なコミュニケーションができる

メールでの連絡となると、件名、そして「お疲れ様です」「いつもお世話になっております。」など枕詞を入れてから本文に入る、という流れが必要になりますが、チャットならばすぐに本題に入ることができるので、気軽かつ簡潔にやり取りすることができます。

複数名と同時にコミュニケーションができる

ビジネスチャット上でグループを作成することができ、そのメンバーと同時にコミュニケーションを取ることができたり、情報の共有ができます。

これがメールの場合だと、メールを送信する度、宛先にチーム全員のアドレスをCCに入れる必要がありますが、この手間がなくなり、会話の流れもチーム全員で閲覧できるメリットがあります。

リアルタイムでコミュニケーションができる

その気軽さと簡潔さの特長から、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。ちょっとしたことでもメンバーと情報を共有したい時にすぐに連絡ができたり、すぐにリアクションしたいときにも短いメッセージやスタンプで返信できます。

時間削減ができる

チームメンバーとファイルやタスクを共有できるので、会議の前に必要書類を共有しておくことや、プロジェクトの進捗状況(タスク)を相手に尋ねることなく、すぐに確認できます。

コミュニケーションをリアルタイムに取れることと合わせ、タイムロスを削減することができ、業務効率化に役立ちます。

高いセキュリティ環境下でコミュニケーションができる

ビジネスチャットはその名のとおり、ビジネスでの使用に特化したツールです。だからこそ、企業が最も気がかりなセキュリティ対策も高い効果を発揮します。

ビジネスチャット上での通信や情報はすべて暗号化され、アカウントの権限は企業が管理することができます。個人利用のSNSで起きてしまうような情報漏えいやデータ紛失、アカウントの乗っ取りなどは発生しません。

ビジネスチャットのデメリット

多機能でメリットが多いビジネスチャットですが、デメリットにはどんなものがあるのでしょうか?

情報を見逃すケースがある

チャットはリアルタイムで会話が流れていきます。会話した内容を後に確認したい時に辿りにくかったり、ツールによっては休日明けに未読分を確認する際に、チャットを開いたら一気に会話が流れてしまい、情報を見逃してしまうといったデメリットがあります。

対面でのコミュニケーションが減少する

基本チャットでのコミュニケーションはテキストになります。すると、チームメンバーと会ってコミュニケーションを取る機会が減少します。

また、チャットに慣れていないチームだったりプロジェクトの内容によっては、テキストだけではちょっとしたニュアンスが伝わりにくかったり、意図していない解釈をされてしまう可能性が発生するというデメリットがあります。

ビジネスチャットの導入で、組織の活性化を!

今回は、ビジネスチャットの特徴とできること、そして、実際に利用する際のメリットとデメリットをご紹介してきました。

今後より一層働き方が多様化すると考えられる中で、いつでもどこでもリアルタイムでコミュニケーションができるビジネスチャットツールのニーズはどんどん高まっていくと考えられます。

プロジェクトや企業に合ったビジネスチャットを選んで、業務の軽減や労働時間の削減、コミュニケーションを有意義なものとし、より組織の活性化を目指しましょう。

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