タスク管理の目的は何か?タスク管理の手順とメリット

会社に勤務している方も、個人で仕事をされている方も、仕事をする際に、複数の作業を同時にやらなければならないことがあると思います。

そういった状況で身につけておくと良い習慣が、タスク管理です。やらなければならない業務を最小単位に分解し、緊急性や、重要度を軸に優先順位や順序によって振り分けることで、やらなければならないタスクの全容を把握することができます。

また、タスク管理をすることによって、タスクを行うことを忘れてしまうこともなくなり、理想的な順序で作業を進められるので、効率よく仕事を進めていくことができます。

個人ではなく複数人のメンバーで仕事を分担して行うときも同様で、メンバー全体でやらなければならない仕事をタスク単位に分解し、先程の優先順位に基づきメンバーに割り振りるのです。

正しくチームを管理することによって、メンバー全員のタスクが見える化され、チーム全体の仕事の効率の向上が図れます。タスク管理は個人にも、チームにも作業の効率化をもたらすのです。

では、このタスク管理ですが、そもそもの目的はどこにあるのでしょうか。今回は、タスク管理の目的について詳しく解説をしていきたいと思います。

タスク管理の2つの目的

仕事をする上でタスク管理をする目的は大きく別けてふたつあります。

1つ目が、稼働力を抑えながら精度の高い仕事をこなせるようにし、企業の生産性を上げることです。この目的に関しては会社勤めの方はよく耳にするかもしれません。

2つ目は、タスク管理をして作業時間を短縮しすることで、個人の自由な時間を創出し、他のことに使える時間を確保することにあります。このような働き方ができる人は、残業も減り、その結果、趣味の時間にあてたり、家族との時間を増やしたり、自分のスキルアップのために時間を使えたりするのです。

このように、タスク管理の目的は「時間を生み出す」というところにあるのです。

タスク管理の手順と方法

それではそのタスク管理はどのように行えばよいのでしょうか。具体的にタスク管理の方法を詳しく見ていきましょう。

1. やらなければならない作業を整理する

タスク管理をするにはまず抱えているやらなければならない作業を整理することからはじめます。

仕事を始めるにもそれが整理されていない状態では何から手を付けていいかわかりません。順序立てて作業を進めるためにも、まず仕事を細かく細分化してタスクを具体化します。

タスクをより具体的することができれば、作業を他の人と共有する際も認識のズレを防ぐことができ、一つ一つ確実に作業をこなしていいくことができるようになります。

やるべきことが整理することによって作業が抜けたり、漏れたりすることを防ぎ、次のステップである、優先順位を付ける作業が正しく行うことができるのです。

2. 作業にかかる時間・優先順位をイメージする

次に必要なのが、それぞれのタスクの作業時間や作業の優先順位をイメージすることです。

作業にかかる時間が予めわかっていれば、スケジュールを管理する上でも、効率的にタスク管理が行えるようになります。チームでの作業の場合、作業の時間には個人差があるため、タスク別に所要時間を記録しておきましょう。

人の集中力も限られているので、一つのタスクは30分程度に収まるものにしましょう。それ以上の時間がどうしてもかかる時はタスクを更に分解して、それぞれをタスクとして管理するほうが結果的に効率が上がります。

3. 予定を組み立てる

次に、各タスクに対して期日を設け、タスク終了までのスケジュールを決めます。

期限を決めていないタスクは後回しとなり、そのタスクは終わることはありません。タスクの重要度や、緊急度に応じて期限日を設定すると、タスクを管理しやすくなります。

タスクの期日を決めて予定を組み立てると、効率よくこなしていくことができます。さらに、タスクの期日を設定することで、全てのタスクが完了するまでの一区切りを示すポイントとしてわかりやすくなります。

4. 進み具合を管理しタスクを調整する

予定が決まったら、その後は業務の進み具合を管理し、その時の状況に応じてタスクを追加したり変更しながら、作業の進行を調整します。

その場その場の作業の進捗状況、残っている作業と今後の予定を見ながら、自分の立てた段取りと、実際の進捗のズレをチェックします。

最初に立てた予定の通りに仕事が進むことが理想ですが、もしも作業が予定より遅れているなら調整を行わなければなりません。その場の状況に応じてタスクの振り分けや、または予定を見直して段取りの変更を行う必要もあります。

このように常に立てた予定と進捗を見合わせながら業務を進めていくことによって、期日通りに仕事を終わらせることができるのです。以上のようにすることでタスクを管理することができます。

タスク管理のメリット

では、このようにタスクを管理し、業務を進めることで得られるメリットはなんでしょうか。 ここでは3つのタイプ別のメリットを見ていきましょう。

1. 作業に集中できる

タスク管理をする過程で必ず行われなければならないのが、無駄を省くという作業です。例えばやり忘れたタスクがある時に、後になってそれをフォローするようなことになると余計な時間を要します。また似たような小さなタスクをまとめておけば、一気に細かなものだけを片付けるという方法も取れます。

作業の漏れをなくすことと優先順位を事前に決めることによって、タスク管理は概ね終了しているとさえ言えます。やらなければならないことをすべて把握し、その序列も予め決めておけるので、頭の中が整理されます。

頭をクリアにしておくと、他のことに関して気を回さなくていいので作業に集中できるのです。仕事の効率が上がり無駄な労力を減らすことができるのです。

2. 個人単位では仕事の質を高められモチベーションアップに

タスク管理を習慣化することで、自分がすべき作業の量と優先順位を把握できるので、予め立てた予定通りの進み具合であれば、時間に追われることはなくなります。そして、余裕を持って作業に臨むことで、作業に追われているときよりも、心にゆとりが生まれるので、仕事の質を高めることに意識を向けられます。

仕事の質が高くなれば、クライアントにより良いものを提供でき、また、社内での評価を高めることにも繋がります。このようにタスクを管理し、自分を管理することで、業務にあたる際の心構えが変わり、良い仕事をするモチベーションにつながるでしょう。

3. チーム単位では全体のパフォーマンス向上につながる

チーム全体でタスク管理に取り組めば、全体のタスクの量が把握できているのでそれぞれのメンバーの仕事量に大きな差ができることを避けられます。メンバーの負担が平準化されると、仕事の進み方も足並みが揃うので、パフォーマンス向上につながるのです。

また、プロジェクトに関わるメンバーの人員を最適化することも可能になります。それぞれのメンバーの作業量を調整できるので、配置替えがスムーズに行なえますし、作業量の違いによるメンバーのモチベーションの低下を回避することもできます。

メンバー同士が作業内容の確認をできるので、メンバー間で不満が生じることもなくなるでしょう。

タスク管理で自分の時間を確保しましょう

タスク管理は仕事を効率化して、労力を減らし成果を高める手段と言えます。仕事量を明確にして、段取り良くこなしていくことで、作業時間を圧縮し、自分の時間を作るのが最終目的です。その時間をスキルアップやプライベートの充実にあてることもできます。

現在ではタスク管理をするためのツールが数多く開発されているので、職場のスタイルやシチュエーションに合わせて導入すれば、より効率よく快適にタスク管理ができるでしょう。

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