ビジネスチャットを導入する7つのメリット

働き方の多様化に伴い、導入する企業が増え続けているビジネスチャット。

今回は、改めてなぜビジネスチャットツールを導入する企業が増え続けるのかを、ビジネスチャットを導入するメリットを解説しながらご紹介していきたいと思います。

ビジネスチャットを導入する目的は?

そもそもビジネスチャットとは、どんなツールなのでしょうか?

ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで活用しやすい機能が充実し、個人用のチャットツールでは不足している管理機能やセキュリティ対策が強化されているコミュニケーションツールのことを指します。

企業がビジネスチャットを導入する目的は、「コミュニケーションの活性化」と「業務効率化」です。

ビジネスチャットは、基本的にテキストベースでのコミュニケーションとなりますが、その際にはメールのように導入部分や件名、署名を記載したり、メールを送る相手のメールアドレスをその都度選択する必要がありません。

SNSのように気軽にコミュニケーションを取ることができるので、従業員同士が活発にコミュニケーションを取ることができたり、用件を伝える以外の時間を削減できます。

そして、プロジェクト内で共有したいデータを全員が閲覧、編集できたりそれぞれのタスクを確認することができる点も業務効率化に貢献できるので、導入を図る企業が多いのです。

ビジネスチャットを導入する7つのメリット

コミュニケーションの活性化と業務を効率を上げる効果があるビジネスチャットですが、ビジネスチャットを導入すると、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

1. 場所や時間に関わらず、コミュニケーションを取ることができる

ビジネスチャットは、メンバー同士が離れた場所にいても、チャット内で会話をすることができます。

オンタイムでのコミュニケーションはもとより、勤務時間が異なる場合でもチャット上にメッセージを残しておけば、いつでも閲覧することができます。

まさに、働き方の多様化が進む現代に求めているコミュニケーションの形と言えます。

2. 簡潔かつ迅速なコミュニケーションを取ることができる

メールだと、相手のメールアドレスや件名、マナーとなる書き出しの文章などを入力する必要がありますが、ビジネスチャットならば用件を入力するだけで良いため、コミュニケーションのスピードがはるかにアップします。

ツールによっては、スタンプのようなイラストで即座にリアクションを示すことができる機能もあるので、すぐにメッセージを入力して返信できない時にも相手に感謝を伝えたり、理解している意思を示すこともできます。

3. チャットとビデオ機能の併用でコミュニケーション不足を解消できる

ビジネスチャットはネーミングのとおり、メインで使用するのはテキストによるチャットでやり取りするシーンが多くなりますが、ツールによってはビデオ機能やマイク機能を使用することができます。

従業員全員がテレワークとなっていてなかなかコミュニケーションを取る機会が持てない場合でも、チャットとオンライン会議、2つの手段にとってコミュニケーションの不足を解消できる役割も果たせます。

4. メッセージを誤送信してしまっても、あとから編集・修正・削除することができる

メール送信をする際に宛先や誤字・脱字、ファイルの添付忘れなどをしてしまった際、後からお詫びとともに再送をするしかありません。

しかし、ビジネスチャットであれば、一度送信した内容を後から編集・修正、削除することが可能です。この機能によって相手に誤解を招くことや不快な思いを与えてしまう機会はぐっと削減することができ、円滑なコミュニケーションに貢献してくれます。

5. グループ機能の活用で、チーム全員で同時に情報やタスクを共有できる

ビジネスチャットにはグループ機能があります。こちらは社内外関係者をメンバーにすることができるので、メンバー全員に対し同時に情報を伝達することができたり、共有したいデータをまとめてグループメンバー全員が共有することできます。

この情報を知らない人がいた、伝達漏れあった、ということが防げたり、メンバー同士のタスク管理もできるので、業務をより正確に進めることができたり、スピーディなコミュニケーションに役立ちます。

6. 情報が記録され、必要な情報検索が簡単にできる

ビジネスチャットは、チャットの内容もデータも記録しておけます。チャット上での連絡内容を再度確認したり、共有したデータを閲覧したい時には、その情報を簡単に検索することができます。

電話やオンライン会議では聴き漏れてしまうことや記録していなかったことでも、チャットならば後からでも簡単に辿ることができるので、この機能にも業務の正確性を高められるというメリットがあります。

7. 高いセキュリティ対策で情報漏えいのリスクが軽減できる

ほとんどのビジネスにはインターネットが欠かせなくなっていますが、インターネット上で取り扱う情報には機密性が高く、セキュリティを心配する必要があるケースも多々あります。

ビジネスチャットでは、個人が使用するチャットツールではカバーできない範囲までセキュリティ対策が講じれています。専門性が高い情報や個人情報を取り扱う等、必要なセキュリティが最適化されたツールがありますので、それぞれの業種に合わせたツールを選択することができます。

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