今回は、近年急速にコミュニケーションツールとして浸透をしたビジネスチャットについて、その導入のメリットとデメリットについて詳しく解説をしていきたいと思います。
ビジネスコミュニケーションのインフラ「ビジネスチャット」
ビジネスにおいて、スムーズな「ホウ・レン・ソウ」や意思決定は、将来的な利益拡大やコスト削減に直結しています。
多くの企業や組織では、効率性の低いメールや対面式の会議での情報のやり取りが現在でも横行していて、社内でのコミュニケーションをスムーズに行うための工夫が後回しにされています。
そんは状況を変えることができるコミュニケーションツールが「ビジネスチャット」なのです。
ビジネスチャットを使えば、短い文章のやり取りで、気軽にコミュニケーションを図ったり、タスクの管理やビデオ会議の機能もあるので、社内コミュニケーションの施策として導入すれば、業務効率の改善や生産性の向上が期待できます。
ビジネスチャット導入のメリットとは？
まず、今までメールで行っていた社内外との連絡、報告、相談等の多くのやり取りは、ビジネスチャットに移行できます。
ビジネスチャットの場合、相手も同じものを使う必要があるため、いきなり全社に導入するよりも、各部署単位など、小さな規模からの方が導入しやすいでしょう。
社内だけではなく、社外の人とでも、メールアドレスがあればアカウントを発行できるものがあるので、やり取りが多い社外関係者と利用すれば、更なるコミュニケーション効率アップも図れます。
そして今までメールで行ってきたコミュニケーションをチャットに移行すると、以下のようなメリットが期待されます。
1. コミュニケーションの時間の削減
メールと違い、ビジネスチャットは定形の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減ができ、コミュニケーションの効率が上がります。
ビジネスチャットで不要な対面ミーティングをなくせる
今まで時間を決め、場所を決めてから行っていたミーティングも、ビジネスチャットで済ませることが可能になります。
グループに参加している各自が意見を出し合えるように、予めテーマを決めておけば、ビジネスチャット内でリアルタイムで議論ができます。メールのようなタイムラグは起きません。
また、放置型のミーティングも可能です。終了時間を決めて、各自がその時間内にテーマや資料を出し合い、次のミーティングで意見や議論を提出してもらうという方法です。この方法ですと、時間に捕らわれること無くミーティングを行うことができます。
顔を見てリアルタイムでの意見交換をしたい時はビデオ会議機能を使えば、対面のミーティングができます。デジタル資料を共有する機能もあり、対面のミーティングようなディスカッションも可能です。
2. 必要な情報だけを把握しやすい
従来のメールの特徴は、受信箱に色々なメールが届くことです。一目見るだけで不要と判断できるものもありますが、一つずつ開封して確認する必要があります。また、最後まで読まなければメールの趣旨がわからないものもあります。
一方チャットは、メンバーやテーマごとに”グループ”という同じ属性や目的の人だけの会話スペースが作れるので、議題を把握するのが容易です。これにより連絡の処理スピードが向上します。
ビジネスチャットは社内掲示板の代わりとしても使える
テーマごとに連絡用のグループを作れるのがビジネスチャットの良いところです。例えば総務部の作成する社内報をサイトに掲載するけど気付いてもらえないということもあり得ます。
こういった時のために、総務部からのお知らせ用のグループを作り、通知機能を使って連絡事項を周知すれば、社員全員にお知らせすることが可能です。
また、「質問BOX」のようなグループを作れば、わざわざメールを書いたり、質問しに席を立たなくても、社員とのやり取りをスムーズに行なうことができます。
3. 非対面でもコミュニケーションが可能に
在宅勤務やフレックスタイムの導入によって一番問題になるのが、社内コミュニケーションの低減です。社内で一緒に過ごす時間が減り、ちょっとした会話がなくなってしまいます。
しかし、ビジネスチャットを使えば、リモートワーカーや時差勤務者がいる職場でもこのような問題が解消できます。
離れていても雑談が可能に
ちょっとしたきっかけで会話が生まれるのが社内の良いところです。雑談があることで、協調性が育まれたり、情報が共有されたり、イノベーションにつながる刺激を与え合えたりします。しかし、共に過ごす時間が減ってしまうと雑談の機会も減ってしまいます。
この対策として、ビジネスチャット内に雑談専用のグループを作成し、ちょっとしたことを書き込めるようにしておくことで、メンバーが離れていても雑談することができるようになります。
ビジネスチャット唯一のデメリットはその簡易さにある？
ビジネスチャットは基本的に文字でのやり取りです。連絡がスムーズにできるようになると、返信がないことにイライラしたり、会話が連続して続かないことに腹を立てる人が出てくることがあります。また、逆に、「返信しなければ」と義務感に疲れてしまうこともあります。
気軽に利用できることが、かえって素早い返信を強要する形になってしまうことがあるのです。あくまで簡易的なコミュニケーションを取るためのツールと割り切って利用することが大切です。
ビジネスチャットの導入でメリットを体感しよう！
スピーディーなコミュニケーションや情報共有を実現するビジネスチャットの活用は、コミュニケーションをより円滑なものにします。
メールの代わりになるだけではなく、ビジネスチャットの機能をうまく使いこなせば、あらゆる業務をスムーズに進めることにも繋がります。
個人用ツールとは違いセキュリティもしっかりしていることから、安心してビジネスシーンで利用することができます。これを機会に、ぜひ従業員のリモートワークや社内コミュニケーション促進のために、ビジネスチャットを活用してみてはいかがでしょうか？
