タスク管理とは?タスク管理を行う3つのメリットと注意点

リモートワークが一般的になり、自分で自身の仕事をコントールして成果を出すためにタスク管理の重要性が叫ばれるようになってきました。チームでタスク管理をすることにより、違う場所にいるプロジェクトメンバーと最新の情報を共有し、ミスを防ぐこともできます。 しかし、タスク管理に苦手意識を感じている人が多いのも実情ではないでしょうか。これまで何度やってもうまくいかなかったタスク管理、一度見直してみませんか? チャットツール上でも簡単なタスク管理は可能ですが、タスク管理に特化したツールと比べると小回りの効かない部分も多くあります。この記事では、タスク管理を失敗しないための心構えやコツ、便利なツールをご紹介します。

タスク管理とは?

タスク管理とは、一定の期間内に成すべき仕事、課題、職務である「タスク」を進捗を把握し、不備があれば軌道修正するという形で管理することです。似たような言葉に、「ToDo管理」というものがあり、ほとんど同じ意味で使われることもあります。 期日設定のあるものがタスク管理、ないものがToDo管理です。厳密には、「ToDo管理」は実施しなければいけない作業のことを指す、という違いがあると言われています。 タスク管理とは、個人単位やチーム単位で行うもので、やるべきことを適切な順番で対処できるように、そして忘れないようにする目的があります。

タスク管理の流れと失敗しないための注意点

タスク管理はただタスクを書き出すだけで終わりではありません。タスク管理の大まかな流れを4段階に分け、各々の注意点を確認していきます。

ステップ1:タスクの設定

業務全体を、漏れや重複の無いように、ひとつひとつの小さなタスクへと細分化します。そして、リストアップします。 ここでの注意点は、タスクの内容とゴール(どこまでやったらそのタスクが完了したとみなすのか)を具体的に設定することです。チームの場合は、担当者を決めておきましょう。また、守らなければならない締切がある場合は予め明記しておきましょう。

ステップ2:優先順位を決め、並べ替える

リストアップした個々のタスクを、優先順位の高いものから順に並べ替えます。緊急度が高いタスクなのかあるいは重要度が高いタスクなのかなどで、タスクの優先順位を決めることがおすすめです。業務に取り掛かる前に優先順位を決めておくことで、タスクが完了する度に「次にどのタスクに手を付けるべきか」を悩む必要がなくなります。 ここでの注意点は、後から追加されたタスクにも優先度をつけるようにしましょう。新しいタスクと古いタスクが混在していても、どのタスクから手をつければいいのかを簡単に把握できるからです。

ステップ3:期限を決める

タスクごとに、完遂に必要な時間を見積もります。実現可能な範囲で設定しましょう。

ステップ4:進捗確認

実際にタスクをこなしていきます。予期せぬトラブルなどにより、タスクが必ずしも計画通りに進まないこともあるでしょう。 ここでの注意点は、タスク管理を行うときは、進捗管理(カレンダーやガントチャートを使ってタスクの進捗度合いを管理する手法)や工数管理(作業を終わらせるのにどれ程の時間と人員が必要なのかを把握するための方法)あわせて実施しましょう。

タスク管理を行う3つのメリット

個人やチームのタスク管理をすることで、社員にとっても企業にとっても仕事の効率化に効果的などさまざまな効果が期待できます。ここでは、タスク管理を行う3つのメリットをご紹介します。

1. 頭の中が整理される

タスク管理をすることで、自分が抱えているタスクの量やその期限を明確に把握することができます。効率的に仕事ができるようになると、結果的に無駄な残業時間をカットする効果が生まれます。逆に、タスク管理ができていないと、常に自分の頭の中でタスクを漠然と抱えることになり、把握漏れが生じたり、期限を忘れてしまったりする危険性があります。 業務量やスケジュールの見込みを立てることで時間配分が容易になり、漫然と仕事をこなすことが減ると、社員のストレス軽減にもなります。

2. チームワークが良くなる

これは組織的なタスク管理に限りますが、1つのプロジェクトを複数人で担当する場合、業務の分担と個々人の連携が必要不可欠です。 タスク管理をすることで、各々の担当と進捗状況が可視化されるため、チーム全体の状況が把握しやすくなり、予期せぬ問題が生じた場合の迅速な対応も可能になります。進捗の遅れに気付いたメンバーがヘルプに回るなどして、チーム全体でジョブの完遂を目指しやすくなり、結果的にメンバー全員のモチベーションアップにつながります。

3. 作業の質が上がる

タスク管理によって業務フローを可視化することで、生産性向上に繋がります。記憶に依存しないスケジュール管理により、社員はやるべき作業に集中しやすくなり、タスクに合理的に向き合うことで作業効率が上がります。結果的に仕事の質の向上や作業時間の短縮、成果物の品質向上など、多くの波及効果を生むでしょう。

タスク管理に便利な3つのツール 

タスク管理の主な方法は3つあります。企業やチームによってどの方法が向いているかは異なりますが、利便性や効率性という意味ではタスク管理ツールが最も優秀です。ここでは、タスク管理をする際に役立つ3つのツールをご紹介します。

紙とペンを使う(アナログ管理)

これは日常的によく使われる方法で、改めてツールとして認識することでもないかもしれませんが、基本的で最も取り入れやすい、ノートや付箋、ホワイトボードなどを使ってタスク管理する方法です。パソコン関係に苦手意識がある方も含め、誰もが取り入れられます。ツールの導入や教育などをせずに簡単に管理できます。 ホワイトボードを「未着手」「着手」「完了」などに区切り、タスクを書いた付箋を作業の進捗に応じて貼りかえることで、そのタスクが現在どのような状況なのか、ひと目で分かるようになります。 アナログな方法ではありますが、そこがかえって面白く感じられるポイントでもあります。

パソコン・スマホを使う

表計算ソフトによるタスク管理 Excelなどの表計算ソフトによるタスク管理も有効です。それぞれのセルにタスクを入力し、タスクごとに作成した日付や現在の状態、担当者などの項目を入れていくことで、一覧性の高いタスク管理表が作成できます。インターネット上に無料のテンプレートも豊富にあります。 タスク管理ツールで管理 タスク管理ツールは、タスクを効率的に管理するためのシステムです。やるべきタスクのToDoリストを作成でき、スマートフォンやパソコンからアクセスできるため、いつでもどこでも簡単に扱える点が魅力です。個人ならTrello(トレロ)jooto(ジョートー)Google ToDoリストといった無料のタスク管理アプリを利用する手もあります。

タスク管理ツールの基本的機能とは?

近年は事業効率化を図り、アクセスのしやすさやリアルタイム情報の得やすさからツールを用いてタスク管理する企業が増えてきました。様々なタスク管理ツールの基本的機能をご紹介します。 ・タスクを可視化して一覧でき、優先順位が明確になる ・開始と終了を設定して視覚的にスケジューリングでき、全体のバランスを見ながら進められる ・ガントチャートで同時進行の複数タスクの進捗も一目瞭然 ・ファイルの共有やコメントの付与、チャット機能でチームでの情報共有もスムーズ ・タスクの進捗状況のタイミングによってアラームを設定出来る通知機能でタスクの抜け漏れを防げる

法人で使用するのにおすすめタスク管理ツール3選

法人で利用するのにおすすめなタスク管理ツールを3サービスご紹介します!

Asana

Asanaは、Facebookの共同創業者が「世界中のあらゆる組織の生産性を5%高める」という目標を掲げて開発をしたタスク管理ツールで、Webやアプリケーションなど様々なデバイスで提供されていることからいつでもどこからでもアクセスが可能です。 Asanaはチームで行うプロジェクトの管理に最適化されたツールで、コラボレーションを行うのに必要な機能が数多く実装されています。 Asanaのサービスサイトを見る

Trello

ホワイトボードにリストを貼り付けるように、リスト内のカードにタスクを登録していく「Trello」をご紹介。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単、タスク管理が捗りそうです! 個人利用でも十分楽しめますが、チームでのタスクや情報の共有にもおすすめなアプリです。 Trelloのサービスサイトを見る

Tocaro

Tocaroは、各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。 Tocaroのサービスサイトを見る

タスク管理ツールを導入して、業務効率化を目指しましょう

タスク管理とは、仕事を細分化し進捗を管理することです。タスク管理を行うことで、タスク間の優先順位が明確になり、進捗も可視化されるため、仕事の効率アップが図れます。 タスク管理のためのツールは、無料で手軽に利用できるものも多数存在するため、自身や組織のメンバーが扱いやすいものを検討し、取り入れるようにしましょう。 タスク管理を一元化することも可能なビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか?詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

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