社内コミュニケーションの目的と活性化させる5つの方法

政府主導で行われた働き方改革やコロナの感染拡大などを背景に近年働き方は劇的に多様化してきています。従来のオフィスに集まって仕事をすることもだんだんと少なくなってきて、リモートワーク勤務を取り入れている企業が急増しています。

それまでは同じ空間に集まっていたため、自然とコミュニケーションを取る機会がありましたが、リモートワーク推奨などでそれぞれが自身が働きやすい場所で働くケースも増えてきており、上司や部下、社員同士のコミュニケーションが減少してしまっています。

そのため、会社としては意識的に社内コミュニケーションを活性化する仕組みを導入する必要性が増してきています。企業が円滑なビジネスを進めていくには、良好な社内コミュニケーションは欠かせません。

今回は、社内コミュニケーションの目的と社内コミュニケーションを活性化させる5つの方法をご紹介していきます。

社内コミュニケーションの目的とは?

社内コミュニケーションが不足している組織では、「社員のモチベーション低下」や「不正行為やコンプライアンス違反行為の発生」「顧客クレームの発生」といったような問題が起こります。

これらを未然に防ぐためにも社内コミュニケーションを活発に行える仕組みを作ることが今求められています。

社内コミュニケーションが活発になることで、社員の生産性向上や満足度の向上も期待できるようになりますし、体外的な評価も上げることが出来ます。

社内コミュニケーション活性化により向上する3つのこと

社内コミュニケーションが活性化すると多くのメリットがありますが、ここでは主に3つのメリットをご紹介します。

1. 業務効率アップによる生産性の向上

メリット1つ目は、社員一人ひとりの生産性がアップすることです。コミュニケーションの円滑化によって、部署やプロジェクトの業務分担、情報共有や進捗の報告がスムーズになります。コミュニケーションがオープンな状態になっていると、例えば、困っている社員がいても誰かがすぐに手を差し伸べたり、分からない事をすぐに確認質問ができます。その結果、業務効率化による生産性の向上に繋がります。

2. 情報共有量の増加による顧客満足度の向上

社内コミュニケーションの活発化は、顧客満足度にも関係します。様々な業界のクライアントと取引をしている企業にとっては、社内にある知見や情報量が極めて重要となります。このような知見や情報を社内でどれくらい共有できているかで、クライアントへの提案内容も変わってきます。そこで、社内コミュニケーションが活発な企業であれば、部署の垣根を越えた情報の共有で、幅広い提案が可能になります。その結果、顧客満足度向上となります。

3. 発言のしやすさによる社員満足度の向上

社内コミュニケーションが活性化すると、若手社員などが感じやすい「発言のしにくさ」も改善出来ることがあります。同期の社員同士だけでなく、上司と部下、さらには経営陣と現場など、あらゆる場面での意見交換が気軽に可能となります。

社員が発言しやすくなる環境下では、ポジティブな意見だけでなく「もっとこうして欲しい」といった意見も吸い上げることができるのです。お互いに意見交換を盛んに行い、風通しが良い企業になることで、社員の満足度向上につながります。

社内コミュニケーションを活性化させる5つの方法

以前であれば、同じ空間で仕事をすることが当たり前だったため、出社タイミングが同じで駅からの数分間あるきながら話をしたり、ランチにいったり、退勤時間が同じであればそのまま食事に行ったりとコミュニケーションを取る機会はたくさんありました。

しかし、働き方が多様化した現在では、そのコミュニケーション機会を会社として意識的に作り出す必要があります。では、どのような方法で社内コミュニケーションを活性化させればいいのでしょうか?

1. 定期1on1ミーティングの開催

最近、上司と部下や同僚同士が1対1で行うミーティング「1on1ミーティング」を定期的に開催することを必須にしている企業が出てきています。原則として「上司と部下」という組み合わせで行うもので、目標管理や業務進捗管理、プロジェクトの確認を行う場となります。

ミーティングの形式が1対1のため、大人数の会議などでは言いづらい相談や悩みなどを伝えることが出来るというメリットがあり、上司であれば部下の状況を細かく把握することができ、リスクの事前把握がすることができます。ただし、単なる業務報告に終始しないよう、上司にはコーチングやフィードバックに関するスキルが必要です。

2. フリーアドレスの導入

以前からフリーアドレスを導入する企業はありましたが、コロナを機にオフィスを縮小させ、残ったオフィスを「フリーアドレス」にする企業が増えてきています。また、よりコミュニケーションを取りやすいようにカフェテリアエリアを拡張する企業もあります。

2020年の頃な感染拡大を機に、テレワークが浸透し、多くの人がテレワークに慣れてきていますが、業務内容によっては出社をする必要があることも分かってきています。

そんな出社した社員が、普段はなかなかコミュニケーションを取りづらい他部署のメンバーとのコミュニケーションを取れるように導入されているのがフリーアドレスです。

3. 社内報の制作・配布

社内報は、普段なかなか知ることが難しい経営陣の今考えていることや同僚の意外な一面が垣間見れる社員インタビュー、座談会などを通じて会社の文化・考えを知る・伝えることができる媒体です。

社内報に特別なルールはないので、古くは冊子や新聞のような状態で社員に配布されるという形式をとっていましたが、近年ではイントラネットや社内SNSで公開されたり、メルマガのような形式をとったりすることもあります。

自社の魅力的なコンテンツを、いろんな角度から発信することで、社員のエンゲージメントは徐々に上がっていき会話や交流が生まれるはずです。社内報によりこのような情報を知ることで、コミュニケーションが円滑化、組織に対する所属意識の向上といった効果が期待できます。中には社員の家族にも社内報を共有し、家族にも会社のことを理解し安心してもらうという取り組みを行う会社も増えてきています。

4. 社内SNS

FacebookやTwitterなどで、社員だけで運用されるメディアが「社内SNS」と呼ばれています。ほとんどWeb上で運用され、社員だけがアクセス権限を持っています。

運用ルールは企業によってさまざまですが、主に仕事関係の情報や出来事をアップすることが多いようです。ただし、社内サークル活動や社内イベントの内容など、業務外のこともOKとするケースが増えているようです。

社内報が発行部署(総務部などの管理部門)からの一方通行の情報であるのに対し、社内SNSは誰でも情報発信可能であるという違いがあります。社内SNSの方が自由度が高いため、活発に利用されるケースが多いようです。

5. グループウェアの導入

企業内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を目指すためのツールが「グループウェア」です。企業では、複数人のメンバーで業務やプロジェクトを遂行するケースが多くあります。複数人が携わる業務ではメンバー間の意思疎通や進捗状況の把握が不可欠ですが、リモートワークが増えたこともあり円滑なコミュニケーションが難しくなりつつあります。代表的なものとして、Googleが運営する「Googleワークプレイス」やサイボウズの「サイボウズOffice」があります。他にも目的別にさまざまな機能を持ったグループウエアがリリースされています。

主な機能としては、ToDo管理やスケジュール共有の他、ファイル共有、稟議システム、掲示板、チャットなどがあります。

リモートワークなどで離れた場所にいるメンバーとリアルタイムに情報共有し、スムーズな業務を遂行することが可能であり、社内コミュニケーションを促進する手段として幅広い企業で利用されています。

テレワーク中こそ社内イベントを実施しましょう

コロナ渦の影響で「テレワーク」が定着しつつありますが、社員同士が対面で合わず、コミュニケーションの希薄化が深刻な問題となっている企業も増えています。そこで、社内イベントを開催し、エンゲージメント向上やコミュニケーションの活性化を図ることはとても大切です。

特に「社内の年齢層にバラつきがある」「チームや部署が多岐にわたる」企業では、多様な価値観が交差しており、社員同士がうまくコミュニケーションを取れない場合もあります。テレワーク下だと、休憩中のちょっとした会話が難しくなり、会話量が減ってしまうため、さらに関係性が深まりにくくなります。

社員同士が繋がりを感じ、お互いをより理解し仕事がしやすくなることで、会社への定着率が高まり、ツールを活用した情報共有も活発になります。テレワーク環境下であったとしても、オンラインであっても、社内交流の機会が生まれ、他の社員との繋がりを意識でき、会社への帰属意識が高まります。

社内コミュニケーションの良し悪しが企業の業績に影響するかも!?

ここまで書いてきたように、これまで社内コミュニケーションというのは同一空間で仕事を行うのが当たり前であった以前であれば、自然と発生し、行われてきていました。

しかし、働き方の多様化やコロナによりテレワークなどによりコミュニケーションが取りづらくなってきている現在では、組織として意識的に社内コミュニケーションを取る仕組みを取り入れていかなければ、前述のような社員のモチベーションの低下や不正行為の発生、顧客企業からのクレームなど多数の問題を発生させるリスクがあります。

今回は、一例として1on1ミーティングの開催やフリーアドレスの導入などをご紹介しましたが、それぞれの企業で活性化につながるコミュニケーションの形は異なります。是非様々な社内コミュニケーションプランを模索し、自社にとって最適な社内コミュニケーション方法をご検討ください。

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