ビジネスチャット基本機能と特徴的な機能をお持つおすすめサービス7選

昨今、新型コロナウイルス感染拡大の防止のためテレワークや在宅勤務が推奨され、急速に普及しています。さらに今後の、本格的な少子化時代を迎えるにあたっての多様な働き方やテレワークの普及などにも注目が集まり、働き方改革が着々と進められています。

仕事をするうえで、「報・連・相」は欠かせません。在宅勤務が増えると、社内で必要な情報をスピーディーに共有することは意外と難しくなります。そのような働き方の多様化の背景から、社内コミュニケーションの活性化・変革に伴い、急速にビジネスチャットツールの導入が進んでいます。

ビジネスチャットを導入したくても、どのようなサービスがあり選び方の基準をどうしたらいいか迷って決められない方は必見です。

今回は、ビジネスチャットのサービスについて徹底解説します。

ビジネスチャットはLINEと違うの?

ビジネスチャットとは、ビジネスで必要なコミュニケーションがリアルタイムで行えるチャットツールです。やり取りの範囲は、「社内のみ」か「社内+社外でも利用」を選ぶことが出来ます。

個人向けチャットのLINE、Facebook、InstagramのDMなどを使ったこともある方も多いのではないでしょうか。連絡をしたり画像や動画を共有するなど、相手とコミュニケーションが取れるという点はほぼビジネスチャットも同じです。違いは、組織単位で利用者を管理できることやビジネス利用で求められるセキュリティ機能の強化、ファイル共有の仕組みなどを備えている点です。

個人向けチャットとの違いは「セキュリティの安全性」

インターネット上で情報を取り扱う上でセキュリティは、ビジネスチャットを選ぶ上で肝心なポイントです。メールには、誤送信による情報漏洩のリスクがあり、サイバー攻撃の対象にもなりやすいです。

ビジネスチャットは、基本的なセキュリティ機能が装備されています。機密情報が含むやりとりをする可能性もあるため、メッセージやファイルを送る際に暗号化されるか、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減します。

機密情報が含むやりとりをする可能性もあるため、メッセージやファイルを送る際に暗号化されるか、不正アクセスや情報漏洩対策が万全なツールなのか、取り扱う情報の機密性のよってどのくらいのセキュリティが必要なのかを確認して選びましょう。

ビジネスチャットの基本的な5つの機能

多くのビジネスチャットツールで使える基本的な5つの機能をご紹介します。

1. 登録した相手との1対1のテキストチャット

個人向けチャットのイメージです。メールと違って、宛名や件名、署名を入力する必要がなく、リアルタイムでスピーディーなコミュニケーションを取ることが可能。「社内のみ」か「社外とのやり取りにも利用」するのかでサービス会社も違ってきます。「社内のみ」の場合は、社内のコミュニケーションに特化した「社内SNS」系のサービスがお勧めです。

2. 登録した複数人との1対1のテキストチャット

個人向けチャットのグループトークのイメージです。部署や同じ業務担当などでグルーピングしてやり取りが可能。ZOOMなどのオンライン会議と違い、自分がリアルタイムに参加出来なくても、テキストでのやり取りが残るので後追いに便利です。複数人の情報共有に不安がある方は、サービス会社によっては「既読」機能があるところもあります。

3. チャットで交わされた内容のタグ付け/検索音声通話/ビデオ通話

コロナ禍で増えたリモートワークや遠隔会議の際に重宝する機能です。画面で資料を共有しながら話を進められるため、より円滑なコミュニケーションが実現します。

4. ファイルの保存、共有

メールで過去に送受信された画像や動画、ファイルを探すのに苦労したことありますよね。多くのビジネスチャットツールでは、画像や動画、ファイルが一覧で見やすく表示されるようになっています。過去のトーク履歴を遡らずに、一覧でファイルが表示されて共有出来るので便利です。画像等の保存期間は、各プランにより異なることが多いです。

5. PC、スマホ、タブレットでの利用

多くのビジネスチャットのサービス会社では、PCだけではなくスマートフォンやタブレットでの利用が可能です。会社支給のデバイスにインストールすれば、外出先や自宅でもチャットの内容を確認することが出来ます。

この基本的機能に加えて、各社の特色を生かした+αのサービスがあります。

基本的な機能を搭載したおすすめなビジネスチャットツール2選

上記でご説明した基本的な機能を搭載したおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。

1. メッセージプラットフォームの先駆者「Slack」

Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、日本はもちろん、世界的にも広く認知されているビジネスチャットであり、世界150ヵ国以上で利用されているだけでなく、有料プランの利用企業数も16万9,000社以上と、多くの国と企業で利用されています。すべての会話やツールを 1 か所にまとめる「チャンネル」が特徴で、在宅勤務でもチームの一体感を失わず、生産的に仕事を進めることができます。チャンネル内で作業をするとチーム全員が進捗状況や目的を共有できます。

人気のポイントは、多くの外部アプリケーションとAPI連携できるところです。例えば、問い合わせメールをSlackに表示させる、Salesforceと連携して顧客のアカウント情報を別部門の社員が閲覧できるなど、外部サービスと連携ができるだけでなく、部門を超えた情報共有がスムーズにできるため、様々なツールを使うことが多いエンジニア業界で支持されています。

Slackサービスサイト :  https://slack.com/intl/ja-jp/

2. 国内NO,1の導入数を誇る国産ビジネスチャットツール「Chatwork」

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、導入社数30万社を超える実績豊富な国産No. 1チャットツールです。直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できる機能が人気で、対応漏れを防ぐことができます。

社外の組織ともやりとりできるため、取引先との連絡や委託先にアウトソーシングする際のタスク管理など、社外とのやりとりが多い企業にお勧めです。既読機能がないので、返信のプレッシャーがかからないところが人気のポイントです。

タスク管理も可能で「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。

BacklogやTwitter、Gmail、Googleカレンダーなどと連携できるのも魅力のひとつでしょう。

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

特徴的な機能を搭載したビジネスチャットツール

上記で紹介したビジネスチャットに標準的に搭載されている機能以外の特徴的な機能を搭載したビジネスチャットツールをご紹介します。

カレンダー、スケジュール管理機能

カレンダー機能が搭載されているため、自分自身のスケジュールを確認できることはもちろんのこと、メンバーのスケジュール確認や、会議のスケジューリングを行うことが簡単にできます。

自社業務に合わせたシステムやアプリを簡単に作成できる「kintone」

サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、プログラミングの知識がなくても、業務に必要なアプリを簡単に作成できるビジネスチャットツールです。社内のコミュニケーションに加え、顧客や取引先を交えた社外関係者との情報共有用アプリも作れます。さらに、トップページにチャットアプリのスレッドや売上速報など、よく使うほかのアプリへの導線をまとめられます。データ、プロセス(業務フロー・進捗)そしてチームのコミュニケーションを一体で管理でき、顧客・案件管理や日報など直接部門、間接部門双方の業務効率化を実現しました。

「会計freee」と「kintone」双方を導入し、「freee for kintone」を設定することでシステム間のデータ連携をシームレスに行うこともでき、バックオフィス業務の自動効率化と各部門間のコミュニケーションコストの削減も可能です。シンプルな画面デザインで、誰でもかんたんに使えるため、導入後すぐに使えます。

kintoneサービスサイト : https://kintone.cybozu.co.jp/

タスク管理機能

タスク管理機能では、個人でタスク管理を行えるのみならず、タスクの共有も行うことができます。そのため、チーム全体でプロジェクトの進捗を管理することもでき、うっかりタスクをやり忘れてしまうという対応漏れを防ぐことも可能です。

ガントチャートでプロジェクトの進捗を可視化「backlog」

株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」は、ソフトウェア開発・広告代理店・新聞社など多くの業種で使われているプロジェクト管理ツールです。有料契約数は10,000社を超え国産ツールの中で高い知名度を誇るツールと言えます。

プロジェクトの課題ごとに担当者・期限を設定できるタスク機能を搭載して、課題内容・担当者・期限を明確にすることで作業が進めやすくなるとともに、スケジュールに沿った課題の完了をサポートします。タスクは親課題と子課題に分けて作業を細分化できるほか、担当者設定のお知らせと作業内容の更新はシステム内、およびメールにて通知されるため、作業状況や割り当てをメンバー全員がリアルタイムに把握できます。

backlogサービスサイト:https://backlog.com/ja/

メッセージの既読、未読確認

個人向けSNSの『LINE』のようにビジネスチャットの既読・未読を確認することができる機能が最近は人気のようです。スムーズなワークフローを実現したい時など、早急な連絡確認や返信が必要なシーンはさまざまです。スピーディーさを求める職種では、メッセージを読んだのかどうかを確認できると非常に便利です。

グループの誰が既読したのか一覧で確認可能なLINEのビジネス版「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたビジネスチャットツールです。ビジネス版のLINEなので、普段使っているLINEのようにトークや通話ができ、スタンプも使えます。馴染みのあるUIで誰でも使えるため、導入ハードルは低いでしょう。LINEよりもより高度な機能となっていて、グループの誰が既読していて、だれが既読していないのかを一覧で確認することができます。同じ使い勝手のため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から 誰でもすぐに使えます。PCやタブレットのほか、スマートフォンだけでもほとんどの機能が使えるため、オフィスワークだけでなく、拠点や店舗など、現場での活用が進んでいます。

一般消費者向けのサービスとは異なり、安全を最優先とした運用体制を整備しているので、セキュリティは万全です。

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

アンケート機能

アンケート機能が搭載されているビジネスチャットツールで、部署1人ひとりの声を聞くこともでき、今後どのような施策を展開していくのかに役立てることができます。

簡単にアンケートを作成しリマインドまで出来る「WowTalk」

ワウテック株式会社が提供する「WowTalk」は、マニュアルいらずで簡単に使うことが出来る国産ビジネスチャットです。働く環境を選ばず、いつ・どこにいてもスマートフォンやPCから、メッセージやスタンプ、画像ファイル、ドキュメントファイルなどのやりとりが可能です。簡単にアンケートを作成でき、回答結果や未回答者の一覧を容易に確認できます。もちろん未回答者へのリマインドの送信も簡単です。
今まで行われてきた、紙やExcelで行うアンケートに比べ、「WowTalk」を使ったアンケートであれば実施する側も、回答する側も負担が軽くなります

また、電話サポートや導入支援を無料で実施していて、サポート体制が充実しています。

WowTalkサービスサイト : https://www.wowtalk.jp/

外部機能連携機能

外部システムとの連携も可能なサービス会社もあります。SFAやCRMなどと連携した場合には、チャット内でやりとりされたデータをそのままシステムの顧客情報に落とし込み、営業活動に有効活用することもできる点が人気のようです。

チャットや会議、ファイルの共有などが可能「Microsoft Teams」

Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Office365の有料プランに含まれているビジネスチャットサービスです。1対1のチャット、グループチャット、音声通話、ビデオ会議など、ベストな方法でコミュニケーションをもっと効果的に、チーム内の意思疎通が図れます。Word、Excel、PowerPointなどOffice365のアプリ、サービスに直接アクセス可能で、共同での編集も簡単です。

Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行える点が特長で、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。

Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

ユーザー管理機能

管理者アカウントがユーザーの追加・削除や利用状況などの管理を行うことも可能です。役職によって権限を細かに設定できるものも少なくありません。一般的なチャットツールよりも、セキュリティ面を考慮した使い方ができるでしょう。

ユーザー管理機能で運用管理業を削減する「ChatLuck」

株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、セキュリティに特化したビジネスチャットシステムです。最大の特長は、政令市・金融・大手製造・鉄道なども導入した安心の高セキュリティです。管理者目線で作られた管理機能で運用管理の負担を軽減できるのが魅力です。例えばユーザーやテーマ別に作られる「ルーム」の利用状況を把握し、管理者から個別・一斉にメッセージを通知できます。グループウェア「desknet’s NEO」と連携でき、「desknet’s NEO」のユーザー・組織情報と自動同期やスケジュール連携も可能なため、運用の手間とコストが大幅に削減できます。直感的に使えるチャットやビデオ通話、ファイル共有機能があり、社内外すべてのユーザーを自社管理できます。ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使えます。

ChatLuckサービスサイト : https://www.chatluck.com/

AI分析機能

AI分析機能が搭載されている最新のビジネスチャットツールでは、ユーザーの発言内容やログイン状況などを抽出し、モチベーションの高低チェックや個性分析などに活用することができます。

AI機能搭載のチャットボットで業務効率アップ「InCircle」

AI CROSS株式会社が提供する「InCircle」は、政府も利用する高度なセキュリティ技術が強みの国産ビジネスチャットツールです。労働生産性を高めるチャットボットは、人の代わりにコミュニケーションを自動で行ってくれるプログラムで、AI機能搭載により高度な業務対応も可能です。

チャットボットの活用により文書管理やスケジュールの予約、名刺検索、アンケート機能、緊急メール対応などの多様な機能で仕事の効率が上がることでしょう。 これまで時間がかかっていた仕事の負担やコストを大幅に軽減することが期待できます。他社にはない独自の機能が多く、チャットボットで対応を自動化する機能が特に人気です。

InCircleサービスサイト : https://www.incircle.jp/

ビジネスチャットツールを活用して業務効率化を目指しましょう

ビジネスシーンで、もっと効率化したいなと思うことはよくあると思います。今回ご紹介したビジネスチャットのサービスの中で上手に活用できると、時間も費用もコスト削減ができ、ビジネスの効率化推進に繋がります。

ツールは導入しておしまいではなく、利用されて業務が効率的になることが重要です。これから自社でビジネスチャット導入を検討されている方は、まずは自社が実現したい働き方に沿って選定ポイントを掘り下げて、どのようなビジネスチャットが業務効率化に繋がるか話し合いましょう。

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