業務効率化を実現するおすすめITツール11選

少子高齢化が進む中、日本における労働人口が減少し、人手不足が深刻になっています。しかし、1人が負担する業務の量は増加傾向にあり、企業成長のためには、業務効率化を早期に検討することが重要課題となっています。

業務効率化とは、業務に関係する無駄なものを洗い出し、可能な限りスリムな経営体質を実現し、生産性向上やコスト削減に繋げる施策のことです。主に繰り返して行われる定型作業や、長時間かかってしまう作業が対象となり、それらが効率化されることによって、業務量が減り、従業員のライフワークバランスを実現することに繋がるのです。

この記事では、業務効率化を成功させるためのポイントや業務効率化におすすめなITツールについてなどをご紹介します。

業務効率化を成功させる4つのポイント

業務効率化をスムーズに進めるには、複数のアイデアの中から自社に合った方法を採用することが成功の秘訣です。ここでは、業務効率化を図るためのおすすめの4つの方法をご紹介します。

1. 業務の優先順位を決定する

自分が抱えている業務に優先順位を付け、先にどれに手をつけるべき内容かを整理することが、業務効率化の代表的な方法の1つです。優先順位を付ける際は、「業務の重要性・かかる時間・納期」などを基準にしましょう。例えば、時間がかかる業務や納期が近い業務は、優先的に早めに着手していきます。いずれかの業務にバランスが偏らないように、スケジュールを組みながら計画的に進めることが重要なのです。

また、優先順位が低い業務は、そもそも自社にとって必要なのかを部署内で検討しましょう。排除しても大きな影響がない場合は、思い切ってなくす決断をすることもポイントです。

2. 業務の担当者を代えてみる

業務の担当者を変えることで、効率性が向上するケースが多々あります。これは、社員ごとに特性や所有しているスキルは異なり、業務への向き不向きがあるためです。各部署の部長や課長などの管理職から話を聞き、まずは現状を把握し、担当者の変更が必要かどうかを判断しましょう。この作業で一番重要なのは、業務の担当者を変更する際に「自分の能力が低かったからだ」などと、本人が悲観的にならないようなフォローが必要なことです。日頃からコミュニケーションをしっかり取って関係を築き、適切なフォローをとれれば、業務変更後の社員のモチベーション向上と業務効率化が期待出来るでしょう。

3. 属人化しやすい業務をマニュアル化する

担当者に依存しやすい業務をマニュアル化し、誰でも引き継げるように共有することが大事なポイントです。知識やノウハウを共有できる体制を整えることで、担当者不在時や引き継ぎ後でも、質を落とさず誰でも業務を遂行できるようになります。

マニュアルを作成する際は、分かりやすい言葉を用いて、誰が見ても認識にズレが生じない内容にするように心がけましょう。マニュアルの作成には手間がかかりますが、一度作成すれば長期間にわたって活用できるため、なるべく早期からじっくりと時間をかけて取り組むといいでしょう。

4. ITツールを導入して業務を自動化する

ITツールの導入による業務の自動化が、一般的になってきました。特に最近は、テレワークなどの働き方の多様化により、業務を自動化する企業が増加しています。例えば、勤怠管理を自動化にすると、人事担当者が集計する手間や従業員が手作業で出退勤時間を入力する手間がなくなります。業務の自動化は、少子高齢化による労働力不足を解消する手段としても、とっても効果的なのです。ツールの導入にコストはかかりますが、長期的に見ると費用対効果は大きいのです。

無料で利用可能なおすすめ業務効率化ツール11選

業務効率化を実践しようとしても、何から手を付けていいのかわからず、具体的な方法もわからない方も多いかと思います。そういった中で選ばれているのが、業務効率化ツールです。現在多くの企業や個人の間で業務効率化を図るために多種多様なツールが活用されています。

今回は業務効率化におすすめなITツールを11サービスご紹介していきます。

1. 無料で使えるタスク管理ツール「Asana」

Asana(アサナ)は最も代表的な無料で使えるタスク管理ツールの一つで、進捗状況の共有や期限の設定など、主要なタスク管理機能をひと通りそろえたツールです。業務効率化には欠かせないタスク管理が誰でも使えるようにシンプルに設計されていて、タスクを他の人と共有することができます。目に見えなかった仕事量を見える化して、不必要な業務を削減しましょう。

Asanaのサービスサイトはこちら

2. タスクを視覚的に管理できるカンバン方式で使いやすい「Trello」

Trelloは、Atlassian社が提供しているクラウド型進捗管理ツールです。カンバン方式に特化したツールで、メンバー共通の画面に「未着手」「作業中」「完了」などを記載したカードを作成することで管理者、作業者共に進捗状況を一目見ただけで把握できるようになります。『Trello』では「Power-Up」と呼ばれる無料のアドオンが多数提供されており、「Google Drive」や「Slack」といった外部サービスとの連携で、ファイルの取り込みやチャットツールから来た依頼文面をそのまま『Trello』にタスク登録するといったことも可能です。

Trelloのサービスサイトはこちら

3. 必要な情報をすぐに探せるファイル管理ツール「Dropbox」

Dropbox(ドロップボックス)は、無料で使えるクラウドストレージサービスです。PC、スマートフォン、タブレットいずれの端末からもアクセス可能で、出張先などの外出先で急に必要になったデータもDropboxのアプリから取り出せます。プロジェクト管理やタスク管理、時間のトラッキング、ノート作成などの作業をチームで効率よく実施。Dropbox だけですべての作業が完結します。チームでデータを共有して編集作業を行うことができ、チーム全員が同じ場所に居なくてもDropboxなら時間や場所関係なく仕事に取り組むことが可能です。

Dropboxのサービスサイトはこちら

4. 決まりきった手順で誰かがやらなければならない作業を自動化「CELF」

CELF(セルフ)は簡単にアプリがつくれるクラウドサービスで、100個以上のエクセルテンプレートの無償提供を行っています。さまざまな企業で使えるように、人事・労務、調達・購買、経理・財務、法務・総務、情報システム、経営管理など、6つの業務別に100個以上のテンプレートが用意されています。会社ごとに必要な項目を追加、削除すれば、すぐにエクセル業務で利用できるようになっています。

CELFのサービスサイトはこちら

5. 異なる形式のデータをスムーズに連携し統合する「Waha! Transformer」

Waha! Transformer(ワハ・トランスフォーマー)は、基幹系システムからクラウドデータベース、Web APIやExcelファイルまで、さまざまな環境のデータ抽出・変換・加工・連携をSQLやプログラミングの知識なしでシームレスにつなぐエンタープライズETL:データ連携ツールです。転記や集計、加工などの手作業で行われる定型業務を自動化し、効率化とミスを削減できます。エクセルのインターフェースを変更せずに自動化がおこなえます。ワンクリックでレポートの作成ができるので、意思決定のスピードを高めることができます。また、担当者の属人化やブラックボックス化の解消もできます。

Waha! Transformerのサービスサイトはこちら

6. 企業や日常で使用するクラウドサービス「Google Workspace

Google Workspace(グーグルワークスペース)は、ビジネス業務に必要なあらゆる機能を実装したクラウドツールです。カレンダー機能で業務スケジュールを管理でき、仕事に必要な資料やファイルはドライブ機能でまとめて保管・共有が可能です。スプレッドシートやドキュメントは、複数人でリアルタイム編集ができるほか、変更内容は自動で保存され効率的な作業を実現します。メールやテレビ会話機能も備えているので、ビジネスでの連絡や会議もツール1つでこなすことができます。

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7. 仕事のプロセスを可視化し生産性を大幅に向上する「Tocaro

Tocaro(トカロ)は、ビジネスでの利用を想定して設計されたビジネスチャットツールです。チャット機能に加え、ビデオ会議、タスク管理、ファイル共有と組織でプロジェクトを進めていく上で必要な機能が充実しています。

チャットしながら共有ファイルを表示させることも可能であるため、画面を切り替えることなく全ての情報を1つの画面で確認することができます。複数のグループに参加している場合や、プロジェクトで大量のファイルを共有している場合など、情報の管理をシンプルかつスムーズに行えます。

Tocaroのサービスサイトはこちら

8. 複数人で映像と音声をやり取りできるWeb会議システム「Zoom」

zoom(ズーム)は、最大1,000名のミーティングが行える大規模なコミュニケーションツールで、パソコン、スマートフォン、タブレットなど様々なデバイスに対応する、Web会議ツールです。個別に発行されるセキュリティと豊富な外部連携によるスケジュールの調整機能が搭載されていて、音声がクリアな上、あまり通話が切れる事がないのも魅力的です。これまでオフラインで実施していたミーティングやセミナーをオンラインでも問題なく実施できるような機能が実装されており、多くの企業が導入しています。コロナ渦で在宅勤務が一般化し、ミーティングなどで一番多く利用されているツールです。

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9. NTTデータが研究開発をしている業務効率支援を目的としたソフトウェア型ロボット「WinActor」

WinActor(ウィンアクター)の特徴は、誰でも使用可能な簡単操作と充実したサポート体制で、NTTグループによって開発された純国産RPAツールです。大手企業をはじめ、サービス・ソフトウェア通信・金融などの業界で多く導入されています。パソコンへ1台インストールすればすぐ使用でき、直感的で分かりやすいため。プログラミングスキルがなくても簡単に操作できます。WinActor研修やセミナー、統制・運用ルール構築ガイドなども提供されています。

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10.多くのアプリに対応して使いやすい「UiPath」

UiPath(ユーアイパス)は、アメリカの大手リサーチ会社Forrester Research社により開発されたRPAツールです。ユーザーが業務自動化に取り組むサイクルを計画、開発、管理、実行、協働、測定と、各ステージに細かく分類し、それら全ての段階をサポートできる仕組みになっています。わかりやすく、簡単に使える開発ツールで、ドラッグ&ドロップで動作を指定していき、コンピューター上で行われる業務プロセスを自動化するロボットを開発していきます。各段階ごとに作業内容や状況を1つのRPAで管理でき、複数の従業員と情報共有が可能です。ブラウザーでの操作以外にも、WindowsアプリやMicrosoft Officeの操作なども安定して自動で稼働させことも可能です。

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11. プログラミングを学習できるWebサイト「Progate」

Progate(プロゲート)は、ユーザー数200万人を超える人気の無料のプログラミング学習サイトです。プログラミング学習する人はみな使うと言われるほど普及しています。わかりやすさには定評があり、2,3分で読めるスライドで知識をインプットした後、実際に手を動かしてアウトプットをします。

エラーを日本語で表示してくれるため、なぜ間違えたのか、どのように間違えたのかをすぐに知ることができます。また、模範解答のコードと自分の書いたものを比較できるので、きれいなコードを書く練習にも適しています。

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最適なITツールを選んで業務効率化を目指しましょう

上記でご説明したように、業務効率化のためのツールにも様々な種類や方法があります。業務効率化は業種、業態、また何を効率化したいかによって、アプローチの仕方が変わってきます。

まずは、効率化したい業務にターゲットを絞って、どんな方法で解決したいのかよく車内で話し合って決めましょう。そして、できるだけコストを掛けずに始められるツールを活用することをおすすめします。

無料プランがあるツールを試してみるのもおすすめです。業務効率化で経営のスリム化を図りましょう。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。