業務効率化と生産性向上ができる5つの取り組みとは?

長引くコロナ禍により、消費構造に変化が生まれ、経済的に大きなダメージを受ける企業が続出しています。かねてより、社会全体で課題となっていた「ワークライフバランス」も、在宅勤務・テレワークの定着によりさらに新たな広がりをみせてきています¥。

働き方改革が叫ばれる現代において、限られた人手を活用しどのように収益を上げていくのか。ムダな時間を排除して社員のプライベートをいかに確保していくのか。今までよりも更に、「業務効率化」と「生産性向上」への取り組みは年々重要視されてきています。

この記事では、業務効率化と生産性向上の違いや生産性向上のための取り組み、業務効率化におすすめのビジネスチャット3選を徹底解説します。

業務効率化と生産性向上の違いとは?

業務効率化と生産性向上は、同様の意味に捉えられることが多いですが厳密には異なります。

業務効率化

業務効率化とは、現在行っている業務や仕事を効率的に実行することです。部署内に存在している様々なタスクに要する時間を削減し、少ない工数・時間で成果を最大化していく取り組みのことを意味しています。

例えば「手作業で在庫管理をし、在庫チェックに3時間かけていたものを、在庫管理ツールを使うことで30分で済むようになった」という事例や、「商談は必ず対面にしていて、平均1時間の移動時間があったが、オンライン商談ツールを使うことで移動時間が0になって時間の削減になった」など。これは、業務効率化にあたります。ツールによって業務を単純化させることや、ムダな業務を自動化したり削ったりすることが業務効率化につながっていきます。

生産性向上

生産性向上とは、設備投資をしたり業務課題を解決したりすることにより、成果が増加することです。どれだけの資源(ヒト・モノ・カネ)を投入した結果、どれだけの成果が得られたかという生産性を向上させる取り組みのことです。生産性向上というと、主に「労働生産性」、つまりヒトの生産性を思い浮かべる方が多いでしょう。しかしながら、生産性は広い意味でいうと「資本生産性(設備などのモノやカネの生産性)」や「全要素生産性」などもあります。

また、生産性向上は成果を軸に測られる施策であり、多くの場合は業務効率化よりも大きな視点で論じられます。

上記でご説明したように、
業務効率化」とはタスク時間の削減により少ない工数で成果を最大化していく取り組み
「生産性向上」とは、あらゆる生産性を高めるための取り組みを指します。

よって、生産性向上という目的を達成する手段の一つが業務効率化ということです。

企業利益を追い求める過程で、
より大きな視点から企業価値を高めていくための取り組みが「生産性向上」
ミクロな視点から労働生産性を向上させていく取り組みを「業務効率化」を考えましょう。

業務効率化・生産性向上の3つのメリットとは?

生産性向上という目的を達成する手段の一つの業務効率化を行うことは、どのようなメリットがあるのでしょうか。主な3つをご紹介します。

1)コスト削減で利益増大になる

職場内の生産性が向上すれば、コスト削減に繋がります。コスト削減=生産性向上です。従業員の残業が減り、残業代などの人件費や光熱費を抑制することができます。特に人件費は企業の変動費の中でも大部分を占めるため、ここを削減できると経営に与えるメリットは大きいのです。業務効率化で不要な業務や時間を軽減することで、人件費などさまざまなコストを減らすことができます。ただ、コストにのみフォーカスするのではなく、利益を増大させる方向で考えるほうがいいでしょう。人件費のコストカットをやり過ぎてしまうと、社員のモチベーション低下に繋がります。

2)働き方改革になる

業務効率が悪いと、どうしても個人の業務時間・残業時間が増えてしまい、場合によっては法定の労働時間を超えてしまう可能性もあります。業務効率化を進めることによって、各タスクの時間を縮小し、生産性向上により利益を確保していくことで、従業員へ十分な報酬を支払いつつ、健全な労働環境を作り、ワークライフバランスを軸にした働き方改革に繋げることが可能です。また、良好な職場環境であることを対外的にアピールすることができれば、優秀な人材を確保できる可能性もあるのです。

3)競争力の強化につながる

グローバル化が進む現代において、日本国内企業だけではなく、海外企業と比較した競争力の強化が必要不可欠となってきています。同業他社に差をつけるために、生産性向上は大事です。他社よりも企業規模が小さくても、充分な生産性が常に確保できていれば生き残ることが出来ます。
また、日本国民1人当たりの労働生産性は、OECD加盟37か国中26位です。とても低いので、国際社会でも闘うことができる「国際競争力」が期待されています。AIなどで人が行う業務が減っていく中、業務効率化・生産性向上を怠り、生産性が下がっている企業は国際社会において淘汰され、生産性の高い企業のみが生き残っていくと言われています。

業務効率化・生産性向上のための5つの取り組み

業務効率化・生産性向上が期待できる5つの取り組みを解説していきます。

1. 現状分析と課題の洗い出し

まず、業務の洗い出しをすることが大事です。時間や手間が取られている業務がないか、フローやプロセス全体を確認します。あらゆる業務を可視化したうえで、現在の自社の生産性はどのようなものであり、どのような課題が挙げられるのか、どこにボトルネックがあるのかを整理しましょう。

一人の業務は最適化されていたとしても、全体で見たときに同じ業務を別の担当者が行っていることもあります。不要な業務を行うことは、従業員のモチベーションの低下にも繋がります。業務フローを俯瞰してから課題を発見し、業務フローの改善や業務自体の廃止を検討しましょう。

改善の場合は、手順を平準化して誰でも同じ質の成果が出せるようにします。業務フローの改善や業務自体の廃止により生まれた時間を、成果を上げる行動に充てることによって、生産性が向上します。なるべく多くの現場従業員の意見を聞いて分析してみましょう。

2. ムダな業務の洗い出し《業務効率化》

現状と課題を整理したら、「業務効率化」もしっかりと考えましょう。毎日取り組んでいる業務の中のは、長年続いているムダな業務、非効率な業務が必ずあるはずです。

まとめられる複数の業務はないか、少数の従業員への負担が過多になっているケースはないか、担当者によって成果にムラが生じている業務はないかなどがポイントです。

3. アウトソーシングの導入

請求書の処理などの事務作業やコールセンター業務などを、社外の専門企業に委託するのも生産性向上に繋がる可能性があります。委託をすることでコストがかかってしまうと思われがちですが、業務の引継ぎの手間が省けより生産性の高い仕事を社員がすることになり、総合的には生産性を上げることができます。

社内の人でないとできない仕事なのか、委託でもできる仕事なのか、ということを考えましょう。無駄な事務作業から解放されると、社員のモチベーション向上にも繋がります。

4. 情報共有の仕組みを洗い出し

情報共有が上手くなされておらず、生産性を妨害しているケースは多くあります。「営業先でリアルタイムに情報が得られず、動けない」「部署内の誰が何をしているのか把握できず、業務が的確に采配できない」など。情報共有の仕組みづくりには、多くの企業で主流となりつつあるビジネスチャットツールがおすすめです。

会話をするように、リアルタイムで的確な情報共有を行なうビジネスアプリケーションが多々リリースされていますので、それらの導入して上手く情報共有をしましょう。

5. 人材配置の洗い出し

社員の強みと弱みを正確に把握し、強みを最大限に生かせる部署に配置をしたり、弱みを克服するために適切な部署で経験を積んでもらったりすることで、社員の能力を最大限に伸ばし、生産性の向上に繋げましょう。

この配置を誤ると、自分の能力を発揮できずに過剰なストレスがかかり、休職や退職につながるリスクもあります。無理を強いるのではなく、1人が短時間で多くの業務をこなせるようになるにはどのような配置やスキルアップが必要であるかを考えてみましょう。

業務効率化・生産性向上につながるおすすめのツール3選

業務効率化・生産性向上のメリットやその方法などをご説明してきましたが、これらを効率的に進めるにあたってツールの利用は必要不可欠になってきます。そこで、おすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。

1. ルーチン作業を自動化する無料で使えるタスク管理ツール「Asana」

Asana(アサナ)は、チームのプロジェクトとタスクを管理する豊富な機能をもつプロジェクト管理ツールです。最も代表的な無料で使えるタスク管理ツールの一つで、進捗状況の共有や期限の設定など、主要なタスク管理機能をひと通りそろえたツールです。業務効率化には欠かせないタスク管理が誰でも使えるようにシンプルに設計されていて、タスクを他の人と共有することができます。現時点で約200ツールと連携できるので、Asanaを導入すれば連携を通じて、スムーズな業務推進が期待できます。

反復作業は、ツールに任せてルーチン作業を自動化することで業務効率化に繋げます。目に見えなかった仕事量を見える化して、不必要な業務を削減しましょう。

Asanaのサービスサイトはこちら

2、タスクを視覚的に管理できるカンバン方式で使いやすい「Trello」

Trelloは、Atlassian社が提供しているクラウド型進捗管理ツールです。カンバン方式に特化したツールで、メンバー共通の画面に「未着手」「作業中」「完了」などを記載したカードを作成することで管理者、作業者共に進捗状況を一目見ただけで把握できるようになります。Trello の標準装備の自動化機能である Butler によって、チーム全体で自動化を活用して、プロジェクト ボード上で多くの面倒なタスク (およびクリック) を減らすことができます。

「Power-Up」と呼ばれる無料のアドオンが多数提供されており、「Google Drive」や「Slack」といった外部サービスとの連携で、ファイルの取り込みやチャットツールから来た依頼文面をそのまま『Trello』にタスク登録するといったことも可能です。

Trelloのサービスサイトはこちら

3、仕事のプロセスを可視化し生産性を大幅に向上する「Tocaro

Tocaro(トカロ)は、ビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として開発された、仕事のプロセスを可視化し、生産性を大幅に向上できるビジネスチャットツールです。リアルタイムチャットやプロジェクト管理機能を使って、社内のコミュニケーションを活性化します。仕事に必要なあらゆる情報を簡単かつ安全に共有するための様々な機能があり、『グループチャット』『ファイル共有』『タスク管理機能』『ビデオ通話』『通話』『Box連携』『柔軟なセキュリティ機能』など組織でプロジェクトを進めていく上で必要な機能が充実しています。

チャットしながら共有ファイルを表示させることも可能であるため、画面を切り替えることなく全ての情報を1つの画面で確認することができます。複数のグループに参加している場合や、プロジェクトで大量のファイルを共有している場合など、情報の管理をシンプルかつスムーズに行えます。

Tocaroのサービスサイトはこちら

ツールを導入して業務効率化・生産性向上を目指しましょう

業務効率化・生産性向上の違いと実際に業務効率化と生産性向上を実現するための取り組み、おすすめのツールをご紹介しましたがいかがでしたか?

業務効率化や生産性向上は、社員のモチベーションアップや競争力強化のため、企業にとって欠かせない取り組みの1つとなっています。新しい働き方の導入や業務効率化など、労働者の満足度を上げるものばかりなので、社内一丸となって生産性向上に取り組んでみましょう。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
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