多くの企業でビジネスチャットがコミュニケーションツールとして急速に普及していますが、「ビジネスチャット 苦手」と感じている方も少なくありません。特に、長年メールでのやり取りに慣れている方や、チャット独自のテンポに戸惑う方は多いでしょう。
また、近年ではプライベートでのコミュニケーション手段としてLINEなどのチャットアプリが日常的に使われるようになり、チャット形式でのやり取りが一般化しています。仕事以外でのコミュニケーションにおいても、チャットが当たり前になったことで、メール文化からの移行が進んでいます。それでも、ビジネスの場では形式やマナーに戸惑いを感じることがあるかもしれません。
現代のビジネス環境では、ビジネスチャットの使用は欠かせませんが、使いこなすにはいくつかのコツがあります。この記事では、ビジネスチャットが苦手な方に向けて、その苦手意識を克服し、もっと効率的に利用できるようになるためのポイントやおすすめツールをご紹介します。
なぜビジネスチャットが苦手と感じるのか？
ビジネスチャットが苦手と感じる理由はさまざまですが、主に以下の3つがよく挙げられます。これらの理由を理解することで、苦手意識を克服する手がかりになります。分かりやすいように詳しく説明していきます。
1. メール文化からの移行が難しい
問題点：多くの方は長年、ビジネスコミュニケーションにおいてメールを使ってきました。メールは、落ち着いて考える時間があるため、返信に時間をかけられるのが特徴です。一方、ビジネスチャットはリアルタイムでのやり取りが求められ、即座の返信を期待されることが多いため、この切り替えに苦手意識を感じる方が少なくありません。
具体的な解決策
- 慣れるまで無理をしない：最初からすべてをリアルタイムで対応しようとせず、自分のペースで返信することから始めましょう。
- ステータスを活用する：チャットツールには「不在」「取り込み中」といったステータスが設定できる機能があります。これを使うことで、すぐに返信できない状況を相手に知らせ、プレッシャーを軽減できます。
2. 敬語やマナーが難しい
問題点：「ビジネスチャット 敬語の使い方がわからない」と感じる人が多い理由の一つは、チャットのやり取りがメールに比べてカジュアルに行われることが多いからです。しかし、ビジネスの場では適切なマナーが重要です。チャットでのカジュアルさとビジネスマナーとのバランスを取るのは、特に初心者にとって難しい部分です。
具体的な解決策
- シンプルで失礼にならない表現を心がける：敬語やマナーに過剰に悩むよりも、まずは「よろしくお願いします」「お世話になっております」といった基本のビジネスフレーズを覚えておきましょう。長すぎず、簡潔に丁寧な言葉を使うことがポイントです。
- スタンプや絵文字の使用：日本のビジネスシーンでも、状況に応じて軽いスタンプや絵文字が使われることがあります。文面が堅苦しくなりすぎないよう、適度にリラックスした表現を取り入れてみましょう。
3. 操作に戸惑う
問題点：ビジネスチャットツールはメールとは違い、さまざまな機能が搭載されています。例えば、メッセージのスレッド化、ファイル共有、検索機能、リアクションなど、最初は何がどのボタンなのか混乱しがちです。特に初心者は、どの機能をどのように使うべきか戸惑うことが多いです。
具体的な解決策
- 基本機能に集中する：まずは、メッセージの送受信やファイルの添付など、最低限必要な機能だけに集中して使いこなしましょう。その他の機能は、後から少しずつ覚えていけば問題ありません。
- ショートカットやガイドを活用：多くのビジネスチャットツールには、簡単な操作方法を説明したヘルプやガイドが用意されています。また、ショートカットキーを覚えることで、作業がスムーズになります。
これらの理由を理解し、少しずつ慣れていけば、ビジネスチャットはあなたにとって非常に便利なツールになるはずです。最初は戸惑うかもしれませんが、無理せず、自分のペースで学んでいくことが大切です。
ビジネスチャットの基本テクニックを押さえる
ビジネスチャットを効率的に使うためには、基本機能をしっかりと理解しておくことが重要です。これにより、使いこなす際のハードルが下がり、スムーズなコミュニケーションが可能になります。以下の基本テクニックを押さえて、ビジネスチャットをもっと快適に使いこなしていきましょう。
1. メッセージの送受信
ビジネスチャットの最も基本的な機能はメッセージの送受信です。簡潔で的確なメッセージを送ることが、効果的なコミュニケーションの第一歩です。
ポイント
- 短くわかりやすいメッセージを心がける：ビジネスチャットは、リアルタイム性が求められるため、メールのように長文にせず、短く要点をまとめることが重要です。
- スタンプやリアクション機能を活用する：多くのチャットツールには、スタンプや「いいね」などのリアクション機能があります。これらを使うことで、相手に素早く反応し、コミュニケーションをスムーズに進めることができます。特に、「了解」「ありがとう」のような簡単な返信には、リアクション機能が便利です。
2. ファイルの共有
ビジネスチャットのもう一つの強力な機能は、ファイルの迅速な共有です。メールとは異なり、チャットではファイルを即座にやり取りできるため、業務効率が向上します。
ポイント
- 直感的に使えるファイル添付機能：ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを送信できるため、メールでの「添付ファイル忘れ」などのミスを防げます。これにより、必要な書類や資料を迅速に共有でき、プロジェクト進行がスムーズになります。
- ファイルの履歴を簡単に確認できる：チャット内で送受信されたファイルは、検索機能を使ってすぐに探し出すことができます。これにより、過去のファイルを探す手間が省け、業務が効率化されます。
3. 通知設定の調整
通知は便利ですが、過剰に受け取るとストレスになることもあります。重要なメッセージを見逃さず、不要な通知を減らすために、自分に合った通知設定を行いましょう。
ポイント
- 必要な通知だけに絞る：ビジネスチャットの多くは、メッセージごとに通知を設定できます。自分が関係しているトピックや重要なやり取りだけに通知を設定することで、過剰な情報量に圧倒されることを避けられます。
- 時間帯によって通知を制限する：一部のチャットツールでは、仕事時間外や集中したい時間帯に通知を制限する機能があります。これを利用することで、集中力を高めつつ、プライベートな時間を確保することができます。
これらの基本テクニックを身につけることで、ビジネスチャットの使用に対する苦手意識を軽減し、よりスムーズに日常業務を進められるようになります。まずは、シンプルな使い方から始め、徐々に機能を活用していくことが、チャットを効果的に使いこなすための鍵です。
社内コミュニケーションを円滑にするコツ
ビジネスチャットが苦手な方の多くは、会話のテンポや言葉の選び方に戸惑いを感じることが多いです。これらの課題を解消するためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。ここでは、チャットでのやり取りをスムーズに進めるためのコツを詳しく解説します。
1. テンポを意識する
ビジネスチャットの大きな特徴は、リアルタイムでのやり取りができる点です。しかし、常にすぐに返信する必要はありません。ビジネスチャットを効果的に使うには、適度なテンポを保つことが大切です。
チャットはリアルタイムでメッセージをやり取りできるため、相手がすぐに返信を期待しているように感じることがあります。しかし、ビジネスチャットはあくまでも仕事の一環なので、無理に即座に返信する必要はありません。特に、重要な内容や確認が必要な場合は、落ち着いて返信することが大切です。
ポイント
即返信のプレッシャーを軽減：相手のメッセージが来たからといってすぐに返す必要はありません。適度なタイミングを見計らい、無理のないペースで返信しましょう。
ステータス機能を活用：多くのビジネスチャットツールには「取り込み中」「不在」といったステータス表示があり、自分の状況を相手に伝えることができます。これを使うことで、相手が返信を急がないよう配慮できます。
2. 適切なリアクションを取る
ビジネスチャットでは、言葉だけでは伝わりにくいニュアンスを補足するために、スタンプや絵文字、リアクション機能を効果的に使うことができます。これにより、コミュニケーションがより円滑になります。
スタンプや絵文字を使うことで、テキストだけでは伝わりづらい感情やニュアンスを相手に伝えることができます。ビジネスシーンでも、シンプルなスタンプやリアクションは誤解を防ぎ、相手に安心感を与えるツールとして有効です。
ポイント
スタンプやリアクションを上手に活用：チャットツールに備わっているリアクション機能を使って、メッセージに対する「了解」や「ありがとう」を表現できます。例えば、「👍」や「😊」のような絵文字を使うことで、簡単に感謝や了承の意を示せます。
簡単な一言でリアクション：文章が短いほど、相手にとってもわかりやすいです。「了解です」「ありがとうございます」といった短い返信で十分コミュニケーションが成立する場合も多いです。
3. 相手を気遣うメッセージを心がける
ビジネスチャットはメールに比べて短文でやり取りされることが多いため、誤解が生じやすい点もあります。そのため、相手の意図を汲み取り、適切な言葉選びを心がけることが重要です。
チャットでは、文章が短い分、相手の感情や意図が伝わりづらくなることがあります。そこで、できるだけ相手の気持ちや状況を考慮したメッセージを送るように心がけましょう。例えば、急ぎの要件であっても、丁寧な言い回しやクッション言葉を使うことで、相手に対する配慮が伝わり、誤解を防ぐことができます。
ポイント
丁寧な言葉を使う：短文でも、ビジネスマナーに沿った言葉選びを心がけましょう。「お手数ですが」「ご確認お願いします」といった一言を添えるだけで、相手に対する配慮が感じられます。
相手の立場を考える：返信を急かす内容や強い表現は避け、相手がリラックスして対応できるように柔らかいトーンでメッセージを送ることが大切です。
これらのコツを実践することで、ビジネスチャットでのコミュニケーションがよりスムーズになり、誤解やストレスが少なくなります。最初は慣れないかもしれませんが、少しずつ意識して使い続けることで、自然と快適なやり取りができるようになるでしょう。
苦手な人でも使いやすいおすすめのビジネスチャットツール5選
ビジネスチャットツールは数多く存在しますが、あなたにとって使いやすいツールを選ぶことが大切です。ここでは、ビジネスチャットが苦手と感じている方におすすめのツールを5つご紹介します。
1. Tocaro
シンプルなUIと直感的な操作：初めての方でも迷わず使えるシンプルなデザインで、操作が直感的に行えます。
ファイル共有機能：ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを共有でき、資料のやり取りがスムーズです。
プロジェクト管理機能：タスクの進捗状況を一目で確認でき、チーム全体の業務管理が効率化されます。
高いセキュリティ：国内データセンターを利用しており、セキュリティ面でも安心して利用できます。
Tocaro公式サイト：https://tocaro.im/
2. Slack
スレッド機能：話題ごとに会話を整理でき、情報の見落としを防ぎます。
豊富な連携アプリ：外部サービスとの連携が充実しており、業務効率をさらに向上させます。
高度な検索機能：過去のメッセージやファイルを迅速に検索でき、必要な情報にすぐアクセス可能です。
カスタマイズ性：通知設定やテーマの変更など、自分好みにカスタマイズできます。
サービスサイト：Slack公式サイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
3. Microsoft Teams
Office 365との連携：Word、Excel、PowerPointなどのドキュメントをチーム内で共同編集できます。
ビデオ会議機能：高品質なオンライン会議が可能で、リモートワークにも最適です。
チャネル機能：プロジェクトやチームごとにチャネルを作成し、情報を整理できます。
セキュリティとコンプライアンス：企業向けの高度なセキュリティ機能が備わっています。
サービスサイト：Microsoft Teams公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
4. LINE WORKS
慣れ親しんだUI：普段使いのLINEと同じ操作感で、導入時の抵抗感が少ないです。
スタンプや既読機能：コミュニケーションを円滑にする機能が豊富です。
ビジネス向け機能：組織管理やセキュリティ機能が強化されており、業務利用に適しています。
カレンダー・アドレス帳：スケジュール管理や連絡先の共有が可能で、チームの連携が向上します。
サービスサイト：LINE WORKS公式サイト：https://line.worksmobile.com/jp/
5. Chatwork
日本語でのサポートが充実：国内企業での利用に適しており、サポートも安心です。
タスク管理機能：チャット内でタスクの割り振りや進捗確認ができます。
シンプルで直感的なUI：初心者にも優しい設計で、すぐに使い始められます。
マルチデバイス対応：PC、スマートフォン、タブレットで利用可能で、場所を選ばずコミュニケーションが取れます。
サービスサイト：Chatwork公式サイト：https://www.chatwork.com/ja/
これらのツールは、それぞれ特徴があり、初心者でも使いやすい設計となっています。自分に合ったツールを選ぶことで、ビジネスチャットへの苦手意識を克服し、コミュニケーションの効率化が期待できます。
ビジネスチャットは誰でも使いこなせるツール
ビジネスチャットが苦手だと感じる方でも、基本的な操作や機能を理解し、少しずつ慣れていくことで、スムーズに使いこなせるようになります。最初は戸惑いを感じるかもしれませんが、適切なコツを学びながら使い続けることで、確実にビジネスチャットが日常業務の強力なサポートツールとなります。
一度慣れると、リアルタイムでの情報共有やファイルのやり取りが迅速に行えるようになり、メールよりも効率的なコミュニケーションが可能になります。さらに、チャットのテンポや適切なリアクションを意識することで、円滑なコミュニケーションが実現でき、チームの連携が向上します。
ツールの活用方法は一度にすべてを覚える必要はなく、少しずつ自分に合った使い方を見つけることが大切です。今回紹介したヒントやおすすめツールを参考に、日々の業務でビジネスチャットを楽しく活用し、効率的な業務進行に役立ててください。
